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業務のマニュアル化が進まない、チーム内の情報共有が不十分、新人教育時に適切なフローが用意できない……。
そういった悩みは、業務内容や必要なスキル・システムがブラックボックス化していることが原因かもしれません。
それを解決するためには「仕事の見える化」が重要です。
仕事を見える化することによって得られるメリットや、SFAを使った仕事の見える化について紹介します。

見える化が進まないのはなぜ

そもそも、「仕事を見える化する」というのはどういうことでしょうか?
詳しく言い換えれば、属人的なスキルや経験などに頼っていた仕事を、誰でも一定レベルでできるように共有し、マニュアル化することだと言えるでしょう。
そう考えると、見える化に必要なのは、詳細な業務内容やそれを効率よく進めるためのスキルなどをいかに共有し、理解を深めるかということになります。
しかし、その情報共有が進まないことが、見える化が進まない大きな理由となっているのです。
例えば営業成績が優れている人のスキルを共有しようとしても、その人が持っている顧客データ、営業テクニックなどを何らかの情報にまとめる必要がでてきます。
それをまとめる手間だけでなく、すぐにそれを誰もが参照できるシステムも必要です。
そうした情報収集と管理、共有が実現しにくいために、仕事の見える化は進みにくいのです。

営業プロセスの見える化

中でも、営業職は属人的なスキルやコネクションに左右される側面も大きいため、特に見える化が重要になります。
営業プロセスを見える化するには、どういった情報を共有していけばよいのでしょうか。
顧客データや、獲得できた数字などはもちろん重要な情報ですが、それだけではプロセスが見える化しているとは言えません。
もっと細かく切り分けた情報を可視化することが大切です。
そのためには、「いつ」「どこで」「誰が」「何をし」「どんな結果だったか」ということが、情報として蓄積されていくことが重要になります。
こうした細かい可視化を行うことによって、営業経験の浅い新人であっても、どのような手順でフローを進めていけば良いかを理解しやすくなります。
また、こうした情報が蓄積されることで、どんなフローを踏んだ時に営業が結果につながるのか、あるいはつながらないのか、といった分析も行うことができるでしょう。

見える化するメリットとは

ここで改めて、仕事や業務内容を見える化することのメリットをまとめてみましょう。
①属人的なスキル、経験に基づいた業務を一般化できる
②情報の共有により連携が改善され、ミスやトラブルを予防できる
③仕事のフローが整理され、全体像が把握しやすくなる
1つ目は、教育やマニュアル化の面で非常に効果的です。
業務内容やその手順、それに必要なスキルが可視化されることで、経験の浅い人材であってもそれに沿って業務を行えば一定のレベルで仕事を進めることができるでしょう。
2つ目は、チーム内や部署間などでの効率化、相互理解の面でのメリットです。
それぞれがどんな仕事をしているかを他の人間が理解していれば、ミスの予防が可能ですし、連携もとりやすくなります。
3つ目は、優先順位などの面でのメリットです。
業務内容が可視化され整理されれば、自分の仕事に優先順位をつけて効率的に進めることができるでしょう。
また、仕事の全体像がクリアになれば、自分の仕事がチームや会社全体でどういう役割を担っているかもわかり、スケジュールや目標を具体的に立てやすくなります。

SFAを使った仕事の見える化とは?

仕事の見える化を目指す際、ハードルとなるのが前述した「情報収集と管理、共有が実現しにくい」という問題です。
この問題を解決する方法として、SFAの導入が考えられます。

SFAは顧客管理や営業日報といった、営業に欠かせないデータを収集、管理、分析するシステムです。
顧客情報の管理、共有、各営業担当者のスケジュール管理といった情報を集約できますし、過去の商談の履歴や実績といったデータをいつでも引き出して分析・活用することができます。
SFAを導入することによって、「情報収集と管理、共有が実現しにくい」という問題はクリアされ、仕事の見える化を進めることができるでしょう。
とは言え、ただSFAを導入すれば解決するわけではありません。
営業担当者が使いやすいSFAシステムであるか、収集した情報をどのように管理し、どういう目的で分析・活用していくのかなどを十分に検討した上でSFAを導入することが大切です。

おわりに

仕事の見える化のメリットや、SFAが仕事の見える化にどのように役立つかについて紹介しました。
業務内容の一般化や、チーム内の連携強化、全体像の把握など、仕事の見える化によって得られるメリットはたくさんあります。
SFAを上手に導入し、情報の収集・管理・活用を進め、ぜひ仕事の見える化を実現してみてください。

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