パソコンとグラフ

社内の効率化や情報共有を助けるSFA(営業支援システム)。
しかし、「導入しても使いこなせないのでは?」「結局社員に定着しないのでは?」といった不安を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、実際のSFA活用事例を参考に、SFAを導入し上手に使いこなすためにはどうすれば良いかを紹介します。

SFAの活用事例①

1つ目は、原材料メーカーの活用事例です。
社員の勤怠管理や給与管理は電子化ができていましたが、その一方で取り扱っている原材料の品目や得意先に関しては、電子化が遅れていました。
そうすると、取引に関する稟議書や登録申請書などが紙の資料でたまっていき、そうした資料を管理する事務作業に手間をとられてしまいます。
ひとつの稟議や申請を通すのにも手間と時間がかかり、また担当者が不在の場合はさらに後回しになってしまう……といった問題がありました。
しかしこの原材料メーカーは、SFAを活用し情報を電子化することにより、業務の効率化を目指しました。
ただ電子化するだけでなく、各申請フォームを簡単に作れること、それぞれのルート設定が簡単で分かりやすいことなどを念頭に、適したソフトウェアやサービスを探し稟議や申請を効率化したそうです。

SFAの活用事例②

2つ目は、建設会社の活用事例です。
こちらの企業では、自社運用していた社内情報共有システムをSFAサービスによるクラウドシステムに移行しました。
自社運用からクラウドへの移行は、災害時などを考え自社内にサーバーを置くことへの危機感、機器更新などのコスト削減、外出先からのアクセスの利便性、セキュリティやバックアップといった保守管理業務の負担削減などが理由でした。
どういったクラウドシステムを使うかは、シンプルで操作性に優れていることやデザインの良さなど、社員が違和感なく使用できるかという点を重視。
SFAサービスによるクラウドシステムに移行した結果、前述のコスト削減や負担削減は達成され、さらにアンケート機能やWeb社内報といった機能を使って、社内の情報共有がよりスムーズかつ効果的になりました。

SFA導入の失敗事例

実際に2つの導入事例を紹介しましたが、ただSFAを導入すれば必ず上手くいくというわけではありません。
SFAの導入における失敗と成功の違いがどこにあるかもみていきましょう。
失敗する事例に共通しがちなのが、以下の3点です。
①担当者や社員の利用率が上がらない
②目的が不明瞭で効果の実感が薄い
③分析や情報共有ができなかった

まず①は、導入したものの使い方が複雑だったり慣れるまでに逆に仕事が増えたように感じたりしてしまい、担当者や社員が使用を避けてしまうケースです。
次に②は、「何のために導入するか」がはっきりせず、その効果を確認することができないケースです。
そして③は、応用ができなかったケースです。

SFA導入の成功事例

失敗例を踏まえて、どうすればSFA導入が成功するのかを考えてみましょう。
失敗事例のところで紹介した3つの理由を逆に考えてみることがポイントです。

「担当者や社員の利用率が上がらない」という事態を防ぐには、実際に使用する営業担当者や現場社員の意見をヒアリングし、彼らが使いやすいサービスやシステムを検討することが大切です。
活用事例②で紹介した建設会社の、「シンプルで操作性に優れていることやデザインの良さなど、社員が違和感なく使用できるかという点を重視」というのが好例でしょう。
続いて、「目的が不明瞭で効果の実感が薄い」ことを防ぐには、導入前に「何に問題を感じていて、どうすれば解決されるのか」を具体的に考えることが重要です。
活用事例①の原材料メーカーであれば、「紙の資料が多いため稟議や申請にかかる手間が煩雑」という問題があり、「電子化し、稟議や申請をフォームから簡単にできるようにする」というのが解決目標でした。
こうした問題と解決の具体例を想定することが重要です。
最後の「分析や情報共有ができなかった」については、導入後に集めた情報をどうやって活用するかを考えること、情報を集めるだけで満足せずにそれを共有して今後の事業改善につなげるというところまで想定しておくことが大切と言えるでしょう。

おわりに

実際の事例から、SFAを導入し上手に使いこなすためにはどうすれば良いかを紹介しました。
営業担当者など現場の社員が違和感なく使えるか、どんな問題を解決するために導入するのか、導入後に集めた情報をどう活用していくか、などを考えていけば、SFA導入も効果的になるのではないでしょうか。
自社に合ったサービスや使い方を、ぜひじっくりと検討してみてください。

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