SFAの機能やメリット

Sales Force Automation。
SFAとは、この頭文字をとったものです。
プロジェクトや商談・営業プロセスなどの進捗状況を見える化し、管理・改善するためのツールです。
企業や現場によって異なる課題を分析し、改善するために非常に効果的に活用することができるのが、このSFAです。
その機能やメリット、CRMとはどのように違うのか。
そちらを、本記事ではご紹介します。

改めて、SFA(営業管理システム)とは

上でも少しご説明しましたが、改めてSFA(営業管理システム)とは、どのようなシステムなのかを見ていきましょう。
SFAは、顧客情報の管理、営業活動の記録・進捗管理などの、営業活動に関わる業務の支援を行うためのシステムです。
SFA導入前には、なかなか具体化することができず、明確な改善をすることができなかった。
そんな課題に関しても、SFA導入後は記録されている内容をもとにした明確な改善をすることが可能になります。
他の営業担当者と比較して成果が上がっていない営業担当者がいる場合、
その原因は
・訪問数にあるのか
・提案数にあるのか
・初回提案から次回提案に至るまでの数にあるのか
・初回提案から次回提案に至るまでの日数にあるのか
そういった内容を実際のデータをもとに簡単に分析することができるのです。
他にもすべての営業担当者のデータもSFAで管理することができています。
そのため、数字の上がっている営業担当者は、さきほどあげたような指標でどのような水準にいるのかを明確に知ることができます。
改善項目を明確にし、具体的な改善を行うことができるSFAシステムを活用し、より一層の成果を出せるようにしていきましょう。

SFAシステムを導入することによるメリット

このように営業の成果改善に効果的なSFAシステムですが、他にはどのようなメリットがあるのでしょうか? 早速見ていきましょう。

メリット1 チーム内での情報共有

SFAに過去の資料をアーカイブしていれば、過去の資料を必要なメンバーが自由に使用することができます。
過去に類似のケースで受注した案件があれば、その際の資料は提案中の案件でも有効に活用することができるかもしれません。
また、現在の商談状況・案件ステータスも微細な報・連・相をするまでもなく共有しておくことができます。
情報共有をするための時間効率をよくしたうえで、正確な情報をスピーディーに共有できることは、SFAシステム導入の大きなメリットです。

メリット2 営業マネジメントの効率化

正確な情報をスピーディーに共有できていることは、営業担当者同士だけのメリットではありません。
このメリットは、とりわけ営業マネージャーにとって有用なものです。
SFAシステム導入前は、自ら細かく情報を取りに行かなければならなかった。
そういう営業マネージャーは少なくありません。
そういった場合でも、SFAを導入し入力を徹底させることで、以前よりも正確に効率よく情報を得ることができるようになります。
各営業担当者の営業プロセスが明確になっているので、改善案を考えるための時間もロスを減らすことができます。
改善・把握の時間効率をよくすることができれば、多忙な営業マネージャーも他のことに時間を割くことができるようになるのです。

メリット3 顧客管理がよりスムーズに

・休眠顧客の掘り起こし
・過去の失注案件への再提案
・前任者からの案件引き継ぎ
これらをスムーズに行う上でも、SFAシステムを活用することは効果的です。

休眠顧客の掘り起こし

取引が一時的に停止している休眠顧客の掘り起こしに、SFAシステムは効果的です。
なぜなら、その顧客との過去の取引履歴を詳細に知ることができるからです。
過去の取引履歴をもとに、提案をすることで契約が復活し改めて長期契約となることもありえます。

過去の失注案件への再提案

契約目前までいったけれど、失注してしまった案件。
以前契約していたけれど、契約が終了してしまった案件。
など、過去の失注案件の中には、時期を変えてアプローチすることで契約に至ることのあるものがあります。
これらの案件の失注理由、次回アプローチすべき日程などの管理をしっかりと行いましょう。
そのために、SFAシステムは非常に有用です。

前任者からの案件引き継ぎ

受注時からの案件対応の流れすべてをSFAシステム上で確認することができます。
そのため、担当者による引継ぎ漏れも起こりにくくなります。
これまでの商談履歴や顧客ニーズなどの情報も知ることができるため、商談の機会損失も防ぐことができるでしょう。

メリット4 営業プロセスがより明確に

すべての営業担当者の営業プロセスが明確になることで、自社の弱点や成果を出しやすいフローを洗い出すことができます。
どのようなアクションをとっているときに受注に至りやすく、またどのような時にその逆の結果が出るのか。
それがわかっていれば、改善は容易でしょう。
最終訪問で上司が同行している場合の成約率が明らかに高い場合、最終訪問での同行回数を増やすべきです。
逆に、営業担当者の裁量に自由に任せることで成約率が高くなるのであれば、そうしたほうが良いでしょう。
初回アプローチは電話が良いのか、インバウンドが良いのかなど、様々な面での分析をすることができるのです。
営業プロセスがより明確になることにより、成果改善はより具体的・効果的にすることが可能になるのです。

SFAの導入に失敗してしまった事例

SFA導入に失敗しないためには

SFAの導入に失敗してしまった企業もあります。
失敗例についても知っておくことで、自社で導入する際にその失敗を回避することができるようになります。
失敗例を見ていきましょう。

目的が不明確なまま導入してしまう

SFAは営業を科学するシステムです。
たとえば、「売り上げを最大化するために」など、目的が曖昧なまま導入してしまうと、はっきりとした改善ができません。
そうなれば、せっかく導入したSFAシステムも改善成果を出すことができません。
導入を検討する際には、導入により何を成し遂げたいのか具体的で定量的な目標を明確に準備しましょう。
そのうえで、全社員に導入目的をしっかりと周知するようにしましょう。
その目的が達成されることにより、各社員にどのようなメリットがあるのかも説明できるとより良いでしょう。

使い勝手が悪い

SFAを導入することは、営業マンにとっての負担になる場合があります。
というのも、営業マンの仕事は数字をつくることです。
そのため、直接数字につながらない行動というのは、どうしてもおっくうに感じてしまう営業マンも少なくありません。
操作がよくわからなくて、考えたり確認したりする時間が増えてしまう。
以前と比べて、しなければならないことが増えた。
このように感じさせてしまうと、なかなか入力してくれなくなったり、入力してくれてもそれがストレスになり営業に割く工数が減少してしまったりということにもつながるのです。
SFAを導入することのメリットをどれだけしっかりと説明され、理解したつもりでいても、いざ使い勝手が悪いと、どうしてもネガティブな気持ちが浮かんでしまうという人もいます。
全員が前向きな気持ちで使っていくことができるように、使い勝手の良いSFAシステムを選ぶようにしましょう。
また、導入する機能は、目的に沿った必要なものに絞るようにしましょう。
不要な機能があると、迷いにつながり、使い勝手が悪いと感じられてしまうことがあるからです。

蓄積したデータを分析・活用することができる人材がいない

SFAは、導入後もPDCAを回して、分析・改善を行い続けていく必要があります。
そのため、適切な人材が分析・活用を行っていかなければ導入してもそれだけで成果が上がるわけではないのです。
SFAシステムに入力されたデータを分析し、仮説を立ててから検証を行う。
それを継続的にし続けることのできる人材が、SFAシステム導入後の成功には不可欠です。
営業部門全体の成果を底上げするために、データを分析・活用する人材の教育にも力を注ぐようにしましょう。

SFAシステムの機能

SFAシステムの与えてくれるメリットについて知ったところで、次はその機能についても知っていきましょう。
導入するSFAシステムによって機能は違いますので、代表的な機能についてご紹介します。

機能1 顧客データベースの構築

顧客に関する様々な情報を一元管理するデータベースの構築をすることができます。

会社名・担当者名・ホームページアドレス・メールアドレス・電話番号・担当者の異動情報など、管理することのできる情報は多岐に渡ります。

機能2 営業プロセス管理・行動管理

顧客データベースと連携して、提案から受注に至るまでの商談プロセスをすべて管理することができます。
ここで管理する営業プロセスには、提案時に使用した資料や顧客とのやり取りのメールなども含まれます。
単に、営業報告や営業日報のみを管理するのではなく、総合的な営業情報を管理することができます。
・どの商材を何件提案しているのか
・商材別の受注率はどうか
そういった内容に関しても、行動管理の機能を通して知ることができます。
新規プロダクト開発をする上でも、これらの情報は役立てることができます。

機能3 予実管理

予実管理の機能では、売り上げ予測と実績を可視化することができます。
実績と予算を比較して達成率・達成状況を知ることができます。
予実管理の機能から、中長期の計画を立てることができるため、戦略立案に効果的な機能だと言えます。

機能4 レポート管理

その日の営業活動が終われば、日報の提出を行う必要があります。
週ごとにおくる週報の制度を導入している会社も少なくないでしょう。
日報・週報の制度は、営業活動を行っていくうえで重要なものです。
SFAシステムでは、これらの行動もサポートすることができます。
日報・週報のフォーマットをあらかじめ作成し、登録しておきましょう。
どこからでも、従来よりも短時間で日報・週報の提出を完了することができます。
また、営業マネージャーのタイムラインに、各自の日数提出を通知することもできます。
スピーディーに営業担当者ごとの成果・行動を知ることができるため、次のアクションも取りやすくなるでしょう。

SFAとCRMの違い

SFAと比較されることの多いシステムに、CRMがあります。
この2つの具体的な違いとはどういった部分なのでしょうか?
まずは、それぞれの得意分野について知っていきましょう。

SFAの得意分野

・日報の作成、管理
・レポート機能による売り上げの可視化
・顧客、行動管理
・見積書や請求書の作成機能
・タスクを全体で管理することのできるTodo機能

CRMの得意分野

・イベントやセミナーの管理機能
・満足度調査のためのアンケートフォーム
・メール配信機能
・CTI機能を用いた顧客対応
・顧客データ管理
このように、SFAとCRM それぞれの得意分野を見てみると、
・CRMは、顧客管理に特化したツール
・SFAは、より営業活動に特化したツール
であるという側面が見えてきます。
そのため、顧客情報を管理することが目的である場合は、CRMを導入。
顧客情報を管理し、それをもとに営業活動の改善や成果・売り上げの向上をしたいと考えている場合は、SFAの導入。
というように、それぞれの導入背景を分けて考えると良いでしょう。
実際に、
・SFAは、売り上げを最大化するためのツール
・CRMは、顧客満足度を向上させるためのツール
であると言われることも多いのです。
ただ、近年は、互いのことを研究し、機能の追加や向上をしていることも多いです。
そのため、CRMとSFAの違いは、過去ほど明確なものではなくなってきています。
SFA、CRMという分類で分けて考えるだけでなく、サービス1つ1つを分けて考えた方が良いと言えるでしょう。

SFAを導入する際に気を付けるべきポイント

SFA導入ポイント

このように様々なメリットのあるSFAシステムですが、導入にあたって気を付けておくべきポイントもあります。
どのようなポイントに注意して導入すれば良いのか。
見ていきましょう。

SFAシステムを導入するだけでは効果はない

SFAは、あくまで1つのシステムです。
システムである以上、大切なのはシステムそのものではなく、どのように活用するのかということのプランニングです。
SFAの機能について十分に知り、活用することでこそ、導入成果を出すことが可能になるのです。

営業プロセス、マネジメントの改善

営業プロセスの改善。
これは、ほとんどの企業において効果的な手法です。
営業組織レベルで見ても、営業担当者単体で見ても、完璧に機能しているということはなかなかありません。
営業活動は人間がしている以上、改善できることは多くあるということが実際のところです。
ですが、このことを考えるときに見逃されてしまうことの多い問題があります。
それは、営業担当者単体の抱える課題だけでなく、営業マネージャーの持つ課題もあるということです。
営業マネージャーの改善を行うことで、営業組織全体の成果改善ができたというケースは多くあります。
SFAを導入し、営業担当者の営業プロセス改善を行う際には同時に営業マネージャーのマネジメント改善も行いましょう。

KPIをより明確かつ詳細に達成指標として設定すること

・アポイントを何件とるのか。
・商材ごとの商談を各何件するのか
・二次訪問は何件行くのか。
トッププレイヤーであれば、自身の成果を最大化するためにアクションを小分けにしてそれぞれに目標を設定していることは珍しくありません。
ですが、それ以外のプレイヤーはトッププレイヤーがしているほどに明確かつ詳細に目標を追いかけてはいないのです。
もちろん、それぞれ一生懸命仕事をしているわけですから、目標達成をしようとしていないわけではありません。
では、これはどういうことなのでしょうか?
たとえば、ある営業担当者が月に600万の目標数値を持っていたとします。
この営業担当者は、今ある400万の数字とのギャップとして200万を作らなければいけません。
今現在自分が提案中の案件は、50万円の案件が5件。
このうち、4件を決めることができれば目標を達成することができる。
この営業担当者はこのように考えるかもしれません。
別のトッププレイヤーの場合は、どのように考えるのでしょうか?
全く同じ状況であった場合、あるトッププレイヤーはこう考えました。
月内に200万をつくるためにあと13営業日が残っている。
自分の今まで提案した成約率の平均は、50%。
平均売上額は、20万円のオプションとのセット売りが多いため70万円。
提案中の5件 × 50% × 70万円 = 175万円
成約率が普段よりも高ければ、もしくは別の商材もセットで売ることができれば目標は達成できます。
しかし、通常で考えるとそんなことはあり得ないでしょう。
自社商材の平均的な契約までの日数は1ヵ月。
今から、完全新規案件にチャレンジしても目標には届きません。
どうにかして数字を作るために情報収集・試行錯誤した結果、以下のことが分かりました。
過去の失注案件への再提案であれば、平均成約率70%、平均売上40万円、平均成約日数7営業日。
これをもとに、過去の失注案件への商談をあと6営業日以内に3件いれることができれば、目標達成ができることがわかりました。
念のため、実際には6営業日以内に5件の商談を入れておきます。
このとき、全く同じ状況であったにも関わらず、2人のプレイヤーのとった行動は大きく違います。
実際に目標を達成する可能性が高いのは、トッププレイヤーであることは、ほとんどの方が想像できるのではないでしょうか?
このときのトップレイヤーの考え方、具体的で詳細な数値達成のためのアクション。
これを全営業担当者ができるようになれば、営業成績が向上する可能性は高くなります。
こういったより細かく具体的な目標設定ができているかどうかで、SFA導入による成果の改善は大きく左右されると言えるでしょう。

PDCAサイクルを回し続ける

SFA導入後、PDCAサイクルは回し続けなければいけません。
SFA導入後、劇的に成果改善がみられるケースもあるでしょう。
なかなか成果改善がうまくいかないケースもあるでしょう。
どちらのケースであっても、成果改善を続けるには引き続きPDCAサイクルを回し続ける必要があるのです。
営業成果の改善のためには、数字をもとにまずは仮説を立てる必要があります。
ここで注意が必要なのは、仮説はあくまで仮説でしかないということです。
実際に改善アクションを行い、その仮説の検証を行わなければいけません。
仮説の検証を行い、それが誤っていれば新たに仮説を立ててから検証を行う必要があるでしょう。
逆に、仮説が正しかった場合、その改善を引き続き行い改善による成果の最大化を目指す必要あるでしょう。
それがなされれば、別の仮説で同様に成果の最大化を目指していきます。
SFAの本質の一つに、「営業を科学する」ことがあります。
営業マネージャーや営業担当者の中には、勘や経験則を頼りに行動・改善を行ってきたという方もいるでしょう。
それも一つの営業手法であり、だから合っている・間違っているというわけではないのです。
しかし、その手法だと属人的になりやすい傾向があるというのは確かなことでしょう。
組織全体で成果を共有しより大きくなっていくには、属人的な手法よりも科学的な手法の方が適しています。
属人的な手法と科学的な手法。
それぞれにある強みをうまく活用し、PDCAサイクルを回し続けることで、より改善・成果の向上をしていくことができるでしょう。

WaWaFrontierの製品紹介

営業プロセスの可視化とコミュニケーション機能で個人任せの営業から組織営業が可能に!
「低価格、簡単操作、拡張性の高いSFA」
これが、WaWaFrontierのコンセプトです。
多くの営業現場で、営業成果は個人個人のもの。
組織的な改善をすることがなかなかできない。
といった声が聞こえます。
営業担当者一人一人の力に依存した属人的な営業スタイルでは、このような問題の解決がどうしても難しかったのです。
こういった問題の解決に効果的なSFAシステム WaWaFrontierについてご説明します。
今までの営業活動でこのような問題に心当たりはありませんか?
・営業が個人プレーになっていて、全社・チームでの商談管理ができていない。
・過去の日報を参照するのに時間がかかって、分析するための情報が整備されていない。
・予算や訪問件数、面談時間などの目標に対して、数値進捗状況をリアルタイムに把握しづらい。
・活動履歴を管理できていないので、担当引継ぎがスムーズにできない。
・顧客に対する現在の商談情報(誰がどんな商談をしているか?)などを把握できない。
・日報に対して助言したことや指示したことの記録がなく事後管理することができない。

こういった問題を解決することができるのが、SFAシステム WaWaFrontierです。

WaWaFrontierの特徴

WaWaFrontierは、クラウド型のSFAシステムです。
そのため、自社にサーバーを設置する必要はありません。
運用管理の必要も当然ありません。
インターネットにつながりさえすれば、すぐに使うことができます。
現在多くの企業で注目されているサービスが、SFAです。
導入されている企業も多いですが、逆に今一歩導入に踏み切れていないという企業も少なくありません。
導入前の不安を少しでも無くすことができるように、日報機能に機能を制限したWaWaFrontier Liteや、WaWaFrontierのデモ版をご用意しています。
弊社サイトからご相談いただければ、詳細な説明やご相談への返答もさせていただいています。
皆様のさまざまな課題に柔軟に対応していくことのできる拡張性の高いサービス。
それが、WaWaFrontierです。

WaWaFrontierの持っている機能

SFAシステム WaWaFrontierには様々な機能があります。
WaWaFrontierの機能は以下のようなものです。
顧客管理・案件管理・日報管理・問い合わせ管理・スケジュール管理・コメント共有・SFAお知らせ・スマホ対応・日報集計・行動分析・顧客面談履歴・担当者別商談管理・受注予定表・受注確度別受注予定・案件進捗管理表

機能から見る特徴

WaWaFrontierがどのような機能を持っているのかがわかったところで、機能面からどのような特徴があるのかを見ていきましょう。
・WaWaFrontierの持つ「顧客管理」「案件管理」「日報管理」の3つの機能は紐づいていて、一元で情報共有をすることができます。
・マスタ項目の追加は管理者が行うことが可能になります。
・カスタマイズなしに自由に各マスタの項目追加をすることができるのです。
・オリジナルの顧客カルテを自由自在に作成することができます。
・日報を、スケジュールを立ち上げる感覚で登録することができます。
・サジェスト機能がついているため、登録されている顧客を簡単に検索することができます。
・案件は顧客に紐づいているため、顧客検索から簡単に見つけることができます。
・簡易日報登録機能搭載。
 日報を書きたい顧客を複数選択→日報予定を入力→日報予定登録が完了。
 標準機能として、複数予定を同時に登録できる仕様を実装しています。
・SFAお知らせ機能搭載。
 あらかじめフィルタリングで設定しておいた条件に合致するデータが入力されると、トップ画面に「お知らせメッセージ」が表示されます。
・問合せ管理機能について
 問合せ管理機能から入力した内容を顧客マスタから参照することができるのです。
 未完了、対応完了など進捗状況を確認することもできます。
・コメント機能について
 コメント機能があることにより、上司・先輩・同僚・前任者・営業支援部門など、様々な部門・人から指示やアドバイス・情報提供・ノウハウ提供をしてもらうことができます。
・簡単なコミュニケーション機能
 日報を閲覧しながら、簡単に足跡を残したりコメント入力をしたりすることができます。
・モバイルからの利用
 モバイルからアクセスしたときには、モバイル画面で表示されます。
 テキストベースで表示されるため、3G回線でもスムーズにアクセスすることが可能です。
 PCブラウザ画面に切り替えることも可能です。
 ※フルブラウザでの動作保証はしていません。
・タブレットからの利用
 iPadからアクセスしたときには、フルブラウザ画面での表示になります。
 PCと同様の画面で利用することができます。
・案件進捗管理表
 この機能は、そのまま会議に使用することも可能です。
 部署別・担当者別の案件が、今どのプロセス(進捗)まで進んでいるのか。
 それを一覧で確認することができます。
 案件が放置されていないか、対応が遅れていないか。
そういったことが、一目でわかります。
そのため、案件のチャンスロスを削減することができるのです。
案件の進捗(プロセス)項目やプロセスの完了予定日などは、お客様で自由に設定することができます。

WaWaFrontier 無料体験の流れ

SFAシステム WaWaFrontierについて気になった方は、簡単に無料体験をすることができます。
無料体験段階から、無料で手厚いサポートがついています。 お気軽にご利用ください。

無料体験の4つの流れ

1.「無料体験申込フォーム送信」

2.「お申込完了メールを受信」

3.「メール内専用URLにアクセス」※デモサイト提供

4.「試用開始」

※試用にあたっては、本番環境で検証することも可能です。
 気になられた方は、営業担当までお気軽にお問い合わせください。

充実のサポート窓口

無料体験中もこれらの窓口を無料で使うことができます。
本番同様のサポート環境で、導入するかどうかを決めることができます。

サポート窓口の種類

・フリーダイヤル
・メール
・チャット
・サポートサイト

その他のサポート体制やサービス

WaWaFrontierのサポートはそれだけではありません。
その他のサポートについても、見てみましょう。
・組織、役職、利用者情報取込代行サポート
・リモートでの操作サポート対応あり
・導入時、管理者説明無償(リモート説明)※現地説明は有償対応
・フォーム作成代行サービス ※別途お見積り(打ち合わせの上で決定)

おわりに

SFA(営業支援システム)とは何なのか?
どのような機能があるのか?
導入によって得られるメリットには具体的にどのようなものがあるのか?
これらについて見ていきました。
現在、多くの企業が導入を検討しているSFA(営業支援システム)。
やはり、導入することによるメリットは大きいです。
ただ、文中でもご紹介した通り、どんな企業でも導入しただけで必ず成功するという魔法のようなものではありません。
自社で導入する前に、しっかりと戦略を練り、導入後も日々運用しながら改善をしていきましょう。
そうすることで、導入したSFAはより一層の効果を出し続けることができるのです。
SFAを導入するのであれば、SFAシステム WaWaFrontierがおすすめです。
WaWaFrontierには様々な機能があります。
まずは、無料体験を申し込み、どんな機能があるのかを確認するようにしましょう。
不明点に関しては、担当者にどんどん確認しましょう。
自社で抱えている課題を解決するにはどういった機能が役に立つのか。
SFAをどのように活用することで、効果的に課題改善をすることができるのか。
そういったことを、親身になって答えてくれます。
SFAにご興味のある方は、ぜひ一度WaWaFrontierをご利用ください。

>SFAシステムWaWaFrontier|導入が簡単でお手軽なSFA


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