営業マンに日報を義務づけている会社は多いです。
しかし、その日報はどのように活用されているのでしょうか。
上司が部下のサボリをチェックして、フムフムとうなづくだけなら今すぐやめましょう!
売り上げに貢献しない業務なら、日報を付けるためだけに帰社して残業するのは非常につらいもの。
時間の無駄です。営業日報は、活用してこそ意味があります。

営業日報の意味とは?

営業日報の最大の意味は、仕事の可視化です。
マネージャーにとっては以下のような目的があり重要なものです。

・仕事の進捗の把握
・顧客の意見の吸い上げ
・問題点の洗い出し、指導
・自身で仕事を振り返ることによる部下の成長
・部下の仕事の評価材料


ただ営業先と訪問時間をホワイトボードに書くだけでは、「今回の訪問の理由と目的」「事前にどのような準備をしたのか」「顧客の要望」「成約した理由、成約しなかった理由」「次回の目標、課題」といったことは何も見えてきません。
営業マン自身も、記録をつけないと振り返りがおろそかになり、次回の営業先を決めるときに「イイ感じの担当者だったから顔だけ出してみようか」「とにかくどこかにアポを入れなきゃ目を付けられる…」なんて理由で行動しかねません。

日報を書くのに一日60分費やしたとして、一ヶ月20日の計算なら一年間で14,400分です。
8時間労働で計算すると30日。
つまり、一年間で丸々一ヶ月以上を、日報を書くために費やしていることになります。
そう考えると、ただ書かせて終わりの日報がいかに無駄か、業務を圧迫しているかということがおわかりでしょう。
日報は必ず活用しなければならないし、生産性のある活動の一つという位置づけでないなら即刻やめる方がマシでしょう。

特に重要なのは「成約にいたらなかった理由」を得ること

営業先で断られた話は、できれば営業マンはしたくないものです。
しかし、「なぜダメだったのか」は、分析すると「次どうしたら良いのか」というヒントそのものであったりします。

・時期が悪い…タイミングを聞き出し、顧客が必要とする時に再度営業をかける
・予算がない…早めの営業を行い、予算に組んでもらえるよう工夫する
・値段が高い…それより安い商品やサービスを提案し直す
・必要としていない…その他のお困りごとがないかを聞き出す


「担当者とソリが合わない」という場合だってあるでしょう。
そうとはっきりわかるなら、それも日報にどんどん書いてもらいましょう。
もし担当営業マンが変わるだけで成約に至るならラッキーです。

断られた理由を蓄積していくと、自社製品やサービスの根本的な問題点も見えてきます。
大抵、断る時には相手も理由をくどくどと述べたりはしません。
あっさりと言葉少なに断るものです。
そんな中で、「もっと商品の内容がこうだったらいいのに」と言ってくれる顧客は宝です。
「赤が売れると思ったが実は黒だった」「対象年齢20歳を想定していたが、実は中高年にウケていた」というようにニーズを読み間違えていた
ことがわかれば、他部署にまたがる業務全体に大きな転換をもたらします。
その情報は、ごり押しで契約を1件取ることよりも重要な成果かもしれないのです。

部下にもメリットがあることを理解してもらう

しかし、営業日報を書く側がこれらをきちんと理解していなければ、やる気が出ないのは当然です。
もしかしたら、部下の営業マンは営業日報を「部下の仕事の監視」と捉えているかもしれません。
そうなると、「結局断られたけれど頑張った」のような活用不能なレポートが上がってくる恐れがあります。
実際、「営業日報」でGoogle検索すると「上司の評価がアップする日報の書き方〜指導してくれる上司に感謝のひとことを添えましょう〜」なんてコンテンツが上位表示されていたりして、その見当違いな努力に涙が出そうになります。

「営業日報から上がってくる情報は会社にとって宝であり、部下自身にもとってメリットのあること。マイナス情報にこそヒントがある」という認識を持ってもらうよう指導しましょう。
そうすれば、自己評価を上げられそうな上辺だけの報告ではなく、ダメだった点をしっかり書いてくれるようになるでしょう。

グループウェアで共有化

営業日報のメリットを最大化するには、グループウェアの利用が欠かせません。
日報のやりとりが、部下から上司へと一方通行のままだと、上司から部下へのフィードバックしか得られません。
せっかく有益が詰まった日報なのですから、グループ全体で共有すべきです。

グループウェアの営業日報機能を使うと、帰社途中の電車の中、休憩先の喫茶店、帰宅してからなど、いつでも好きなタイミングで日報を書くことができます。
WaWaOfficeの日報機能は自由にカスタマイズできるフォーマットになっていて、定番項目は選択制にするなど、手作業も限界まで減らすことに特化しています。
入力業務が大幅に短縮されますから、余暇を家族と楽しんだり勉強に充てたりできるようになります。

まとめ

営業日報には様々なメリットがあり、営業部には必須です。
しかし有効活用するためには、記入者自身に営業日報の意義と活用方法を理解してもらわなければなりません。

適切に指導し、グループウェアで共有化することで、チームはよりオープンになり、業務の無駄がなくなります。
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