働き方改革

働き方改革という言葉を聞く機会が増えてきています。
ニュースでもよく聞くだけに、だいたいは知っているという方がほとんどでしょう。
ただ、詳しくとなると実はよく知らない。
そういった方も多いのではないでしょうか?

働き方改革とは

日本政府が掲げる「一億総活躍社会」。
そのキーワードとなるのが、「働き方改革」です。
「休日出勤」「長時間労働」は、日本における社会問題です。
それを是正するため、
・残業時間は、月に45時間、年間360時間まで
・テレワークを推奨
などの働き方改革が推進されているのです。

働き方改革と業務効率の関係

働き方改革をすることで、企業や個人の生産性が落ちてしまえば元も子もありません。
生産性を保ったままで、もしくは生産性を高めることで、働き方改革を実現する必要があるのです。
そのために必要なのが、業務効率の改善です。
労働時間を減らしたり、自由な働き方をしたりという変化がある中で、高い生産性を実現できるよう業務効率を改善しましょう。

業務効率を高める具体的な方法

業務効率を改善するには、どのようなことをすればよいのでしょうか?
具体的な方法をいくつかご紹介します。

コミュニケーションツールの活用

チャットツールやスケジュール管理ツールを効果的に活用することで、業務効率を高めることができます。
・直接会って話す
・電話をする
こういった当たり前の習慣が業務効率を落とすもとになっていることがあります。
面と向かっての会話や電話というのは、する側にとっては効率の良いコミュニケーション手段です。
しかし、される側にとっては、必ずしもそうであるとは限りません。
今行っている作業の手を止めて、突然の話に耳を貸さなければならないからです。
コミュニケーションツールを活用することで、お互いに都合のいい時間に連絡を取り合うことができます。
そうすることで、全体的な業務効率の改善につながるのです。

テレワークの導入

毎日、決まった時間に会社に出勤する。 今までは当然であったこの行動も、会社や部署によっては不要となることがあります。
テレワークを導入することによる最もわかりやすい効果は、通勤時間の削減です。
通勤時間は、往復で30分から、人によっては2時間以上かかっている場合もあります。
この時間を業務にあてたり、ゆったりとリラックスをする時間にあてたりすることで、業務効率の改善が期待できます。

資料や情報のクラウド化・クラウド管理

資料や情報を紙やオフラインのデータで管理している場合、クラウド管理ができないか検討してみましょう。
セキュリティリスクについて考慮する必要はありますが、その他の面ではメリットのほうが大きいと感じられることがほとんどでしょう。
個人がオフライン環境下で行っている作業も、クラウド化をすることで複数のメンバーで行うことができるようになります。
クラウド管理されている資料は、検索も簡単にできます。
必要とするメンバーがいつでもアクセスすることができるため、業務効率の向上につながります。

ITツールの活用

SFA・ワークフローシステム・グループウェアなど、業務効率の向上につながるITツールを活用しましょう。
ツールごとに特徴があるので、解決したい悩み別に、どのツールを導入するのかを決めましょう。

おわりに

業務効率を高め、仕事の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を無くしましょう。
そうすることで、無理なく働き方改革を実現しましょう。
働き方改革は、政府主導の対策であるだけに、企業として取り組まなければいけない課題です。
ただ、それと同時に、企業にとっても個人にとってもメリットのある改革でもあるのです。
ぜひ、この機会に仕事の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を無くし、効率の良い業務を行いましょう。

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