SFA説明書

SFAの導入検討を始めてはみたものの、そもそもSFAって何? SFAって、どういうもので、どういう機能があるんだろう? SFAを導入するとどんな効果が期待できるんだろう?
本記事では、そんなビジネスパーソンの疑問にお答えいたします。

SFAとは・ SFAの主な機能

SFAとは、Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)の略語です。
営業支援システムと呼ばれることが多く、営業をされている方でしたら、一度や二度は耳にされたこともあるのではないでしょうか。 直訳すると「営業力の自動化」となるように、営業活動を支援して効率化するためのシステムがSFAです。

SFAには、営業活動を支援するための機能として主に以下に示す5つの機能を備えています。
・顧客管理機能
・案件管理機能
・行動(営業日報)管理機能
・見込案件管理機能
・営業活動分析(レポーティング)機能

SFAでは、これらの機能を上手に活用していくことで、一連の営業プロセス全体をシームレスにつないで可視化できます。
では、そんなSFAを入れることで、いったいどんな効果が期待できるでしょうか?

SFAはどのような効果があるのか

SFAでは、顧客情報や案件情報、担当者といった情報はすべてデータで紐づきます。

そのため、組織として効率的に営業活動が行えるようになるということが大きな効果です。
また、過去の成功パターンや失敗パターンが可視化されることにもつながります。

では、つぎに各機能別に期待できる効果についてお伝えします。

SFAの機能と効果1:顧客管理

顧客管理機能で管理される顧客は、実際に取引のある顧客だけではありません。
これから商談をもちかけよう、営業をしていこう、そういった先も顧客として管理していきます。
顧客情報の蓄積・分析により売上や商談の成功率の向上につなげます。

SFAの機能と効果2:案件管理

案件の基本情報を可視化することで、その案件に対する情報を等しく共有できるようになります。
担当者が不在もしくは変更になった場合でも、他の誰かが代わって対応する、スムーズな引継ぎを行うといったことが可能です。

上司から部下への指示も、進捗状況の確認から入ることなく案件内容について具体的に話し始められるため、コミュニケーションの質が向上します。
営業会議なども同様で、事前に状況の共有が出来ているので確認から入ることなく時短できます。

SFAの機能と効果3:行動管理

各営業パーソンによる日々の営業活動を記録することで、案件の進捗状況やプロセスが可視化、共有ができるようになります。
各営業パーソンの置かれている状況が把握できるので、必要に応じて上司から指示を出せます。
また、情報をチーム全員で共有できるので、事前にミスを防ぐ、業務の改善を行うといったことが可能です。 成果の出ている営業パーソンの行動パターンを参考にすることで、組織全体の営業パフォーマンスが向上します。

SFAで機能と効果4:見込案件管理

案件の進捗をリアルタイムに把握することが可能です。
案件化した経緯(問合せ経緯)ごとに受注率を知りたい、商談後動きが止まっている案件はないかなどといったこともすぐにわかります。 営業活動において、目標達成までの戦略を立てるための非常に役立つ機能です。

SFAの機能と効果5:営業活動分析

さまざまな切り口で営業活動の分析を行うことが可能です。
条件を設定するだけで、データを自動的に集計してグラフや表にしてくれます。
機能を活用することで営業資料や提出レポートの作成が簡単になります。

SFAの説明

どのような時にSFAが活躍するのか

SFAは人材を成長させるうえでも活躍してくれます。
営業はその職務柄、やはり属人性が強い傾向があります。
その属人性を埋めるものがSFAです。
自分には自分のやり方がある。
それに拘る傾向はどんな方にも少なからずあるでしょう。
自分がそのやり方で結果を出してきたとしたらその気持ちはなおさら強いかもしれません。
ただ、自分が圧倒的なトッププレイヤーでやり方を一切変える必要はない。
自分のやり方が絶対的に正しいやり方だ。
そう言い切れる方はそうはいないのではないでしょうか?
やはり、営業として結果を出すやり方は一つではありませんが、同時にこのやり方の方が今のやり方よりも効果が出せる。
今のやり方にこのやり方のこの部分を取り入れることでより結果が出せる。
といったことはやはりあるのではないでしょうか?
そういった、営業マンがより成長するための活用をすることができるのがSFAなのです。
他にも様々な活用方法がありますが、 どのような時に活躍するのかと聞かれると、最もSFAが活躍するのは営業担当者を成長させる時だと言えるでしょう。

SFA導入のメリット

SFA導入に際してのメリットはやはりとても多くあるのです。
たとえば、下記のような項目はSFA導入のメリットだと言えるでしょう。

顧客情報の蓄積と活用

営業という観点から見た時、顧客には様々な情報があります。
会社の名前から、担当者の名前・役職、会社が今何を求めていてそのためにはどのような施策が必要か、過去どのような提案を受けてどのようなものを取り入れて、その結果はどうだったのか。
など、顧客情報は多岐に渡ります。
その顧客情報が多く蓄積できていればいるほど、活用の種類は豊富になります。
顧客情報を蓄積して、様々な活用をできるということがメリットです。

営業担当者がより効率的に動くことができるようになる

従来であれば、顧客情報を確認するためだけや、日報を出すためだけに営業先から会社に戻らなければならなかったという会社もあります。
SFAを導入することにより、社外でもこういった活動を簡単にできるようになります。
タイムロスを少なくすることによって、より多くの訪問ができることや資料をつくることができるようになったりします。
実営業にかけることのできる時間が増えることは、営業面での非常に大きなメリットだと言えます。

SFA導入のデメリット

導入するにしてもメリットだけではありません。
少なからずデメリットも存在するため、知っておきましょう。

コスト

SFAの導入は多くの場合、無料ではできません。
導入に関しては、一定費用が発生します。
今までかかってきていなかった費用が発生するというのはそれだけでデメリットだと言えるでしょう。
費用が発生するからには、その分の効果が期待されます。
導入するからには、そのコストを上回る成果が出せるようしっかりと運用しましょう。

SFAとCRMとの違い

SFAとCRMは似て非なるものです。 その違いが分からないという方はまだまだいらっしゃいます。
ここでは、両者の違いについてご説明いたします。

SFA

SFAは営業活動を効率化・自動化するためのツールです。
そのため、その目的は営業担当者の行動を管理し、より成果が出せる効率的なアクションを導き出すことにあります。

CRM

CRMは顧客関係を管理するためのシステムです。
CRMの目的は、顧客情報を管理し、管理した顧客情報をもとに顧客へのアプローチを取ることにあります。
このようにSFAとCRMはそれぞれ目的をもって使用されます。
そのため、自社に必要なのはどちらの機能なのかについて知った上で導入を行う必要があるでしょう。

SFAとCRM 誕生の背景

SFAとCRMはそれぞれの目的・用途が異なります。
つまりは、それぞれに別の設計思想をもって生み出されたものだということです。
ここでは、それぞれの誕生の背景についてご説明いたします。

SFA 誕生の背景

SFAは1993年にアメリカで誕生しました。
その誕生の背景には属人的であった営業スキルを平均化するために、営業のマニュアル化が必要であったという時代背景があります。
人員の入れ替わりや顧客担当の変更などにも営業のレベルを下げず質の高い対応をし続けるために、生まれました。
この導入により、これまで属人的でブラックボックス的であった営業領域に光が差し、目に見えるものとなったのです。
また、今日では、こういった営業のマニュアル化というところから発展し、営業の活動をさらに効率的にして、よりよい成果を誰もが出せるようにするという活用のされ方をしています。

CRM誕生の背景

CRMはSFAよりも遅く、1990年代に産声をあげました。
CRMの始まりはコンピュータに保管した取引明細だと言われています。
CRMは顧客中心のビジネスを加速するために生まれました。
CRM誕生以前ももちろん顧客を中心としたビジネスは存在しましたが、現在のように顧客それぞれの趣味嗜好に合わせたアプローチは弱かったと言えます。
1990年代以前は、マス型の手法が好まれより多くの顧客に自社サービスの価値を届けることが多かったのですが、1990年代以降はマーケティングの方向性が大きく変わりました。
これまでの新規顧客の獲得にフォーカスする時代から既存顧客をより多く保持し既存顧客により多くの自社サービスを使ってもらう時代へとシフトしたのです。
そのシフトの象徴ともいえるのがCRMだと言えるでしょう。

CRMではカバーすることのできないSFAの得意領域

SFAとCRMにはそれぞれ得意な領域があります。
そのため、どちらを大事にするかによってSFAを選ぶのかCRMを選ぶのかは変わってきます。
どちらが優れているとか劣っているではなくそれぞれに専門領域があるのです。
SFAが得意とするCRMではカバーすることのできない領域にはどのようなものがあるのでしょうか?
たとえば、日報管理はSFAならではの機能と言えます。
CRMはあくまで「顧客管理」にフォーカスしたシステムであるため、顧客の管理にフォーカスした機能を得意分野としています。
そのため、営業管理である日報管理の機能は有していないのです。
また、見積書の作成や紐づけ機能の有無に関してもSFAとCRMの違いだと言えるでしょう。
その他、営業担当者の売上を一目で確認できるようにしてくれる機能などSFAならでの機能は豊富にあります。

SFAの導入における注意点

さらに、 導入する際には、社内の環境整備・意識づけが非常に重要です。
SFAは決して導入したからと言って誰もが簡単に使いこなすことができ、誰もが即座に便利だと感じられるツールではありません。
恩恵を十分に受け、成果を出すためにはSFAを使う習慣を全員につけてもらう必要があるのです。
SFAに情報入力をしていない社員を別の社員が注意する。
自分自身が入力していない状況をまずいと皆が感じる。
そんな状況をつくることができれば、導入の初期段階は成功したと言えるでしょう。
また、導入初期に関しては、一部機能のみの使用でも構いません。
あまりに大きく舵をきってしまうと、ついてこられないスタッフが出てくることがあります。
一気に様々な機能を導入することなく、一部機能のみを全員で共有し、全員が慣れたころに他の機能も使ってもらうようにしてもSFAに慣れやすいでしょう。
それ以外に、少人数のチームをつくり、そのチームでのみまずはSFAを使ってみるというやり方も有効です。
一つのチームで導入が成功したとなれば、他のチームでも導入することのハードルは低くなります。
効果が出ればより色々なチームに広げやすいですし、失敗したとしても事前に失敗点を踏まえたうえで全体に広げることができるためどちらにしてもメリットがあるのです。
導入の際には、以上のように様々なことに注意したうえで、色々試してみるようにすると良いでしょう。

おわりに

本記事では、「SFAとは何か」「SFAの導入により期待できる効果」についてお伝えいたしました。

SFAとは、営業支援システムともいい、営業活動を支援して効率化するためのシステムのことです。 顧客情報・案件情報が一元管理され、営業活動の目標や進捗を可視化・共有することが可能です。 導入による効果には以下のことが期待できます。

・各データがシームレスに連携されることによる効率的な営業管理
・営業活動の成功パターン・失敗パターンの把握による組織全体の営業パフォーマンスの向上
・顧客情報の蓄積・分析による売上の向上、商談の成功率の向上
・案件に対する最新情報の共有で、対応漏れや二重営業がなくなる
・営業活動の目標や進捗状況の可視化による営業活動強化
・営業活動に関する情報の共有による営業の属人化が解消
・各営業パーソンが個人で行っていた営業活動がチームとしての組織的な活動になる
・レポーティング機能を活用することで営業資料や提出レポートの作成が簡単になる

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