小規模組織がグループウェアを選ぶなら

グループウェアの導入を考えているけれど、まだ社員数が少ないし何を選べば良いのかわからない場合、
まずは安く…とコスト重視で無料のグループウェアを選びがちです。
しかし導入費用だけでグループウェアを選ぶと、うまく使いこなせない、機能が足りないといった問題が後で起こる可能性が高いです。
小規模組織がグループウェアを導入する際のポイントをまとめました。

小規模の組織でもグループウェアは非常に有効！

企業向けIT製品の総合サイト「キーマンズネット」が、IT担当者300人に行ったアンケート『グループウェアの導入状況』（2014年）でグループウェアの普及率を見てみましょう。

・大企業（1001名以上）…グループウェアの普及率84.9%
・中小企業（100名以下）…グループウェアの普及率47.6%

中小企業でも約半数が導入済みで、広く普及していることがわかります。
小規模事業者（製造業の場合従業員20人以下、商業・サービス業の場合従業員5人以下）の企業でもグループウェアを導入する企業が非常に増えています。
もっとも日本の企業の99.7%を占める中小企業のうち、86.5%は小規模事業者（中小企業庁）ですから、新規にグループウェアを導入する企業に小規模事業者が多いというのは当然かもしれませんね。

「うちは社員10人の会社だから、お互いの顔が見える。グループウェアは不要では？」と迷っていらっしゃる会社も多いことでしょう。

しかし、小規模事業者だからこそグループウェアを使いこなして欲しいのです。

10人の会社ですとマンパワーが重要ですから、限られた人数で最大のパフォーマンスを発揮することが競争力に直結します。
一人ひとりの裁量権は必然的に大きくなりますが、逆に言うと一人のミスが全体に与えるダメージが大きいということでもあります。
情報共有できていれば、そういったリスクを下げることができます。

打ち合わせに出ている社長が掲示板に、
「今日の商談は大成功。みんな頼りにしています。次のボーナスをお楽しみに！」なんて書き込めば、
社内の士気もあがり、小規模組織ならではの連帯感をより強めることもできますね！

小規模組織がグループウェアを選ぶ時のポイント

・低コストで導入できること

自社サーバーで運用するオンプレミス型ではなく、サービスだけのクラウド型を選択しましょう。
オンプレミス型はユーザーが増えるごとにディスカウントされる制度が多いですが、当分少人数のままであればあまりメリットを享受できません。
クラウド型はアカウントごとの月額課金制が一般的なので低コストです。

・最小契約人数の制限がないこと

契約アカウント数の下限を設けているグループウェアもあります。
小規模事業者で人の出入りがあることを考えると、従業員数がアカウントの最小契約数より少なくなり割高になる場合があります。

・解決すべき問題を明確にし、機能は絞る

ただ何となく導入したのでは、結局使われなくなってしまい失敗に終わってしまいます。
まず業務を見直して問題点を洗い出し、優先順位を付け、そのために機能選定を行いましょう。
ただし、企業たるもの拡大目標は常に置いておられるでしょうから、拡張性が低いものはおすすめしません。

入後フォローよりも導入前フォローを重視

初めてグループウェアを選ぶときのポイントは、「本当に自社の業務にこのグループウェアが合うのかどうか」という点に尽きます。
しかし、これが自社ではなかなかわからない、導入してみて初めて使い勝手がわかってきたという例が非常に多いのです。
導入後フォローはもちろんのこと、導入前フォローに力を入れているサービスを選ぶと失敗が少ないでしょう。

機能的には、10人の組織が100人になっても変わらず使い続けられるものがいいですね。
カスタマイズ性についても、導入前フォローをしっかり使って機能選定してください。

まとめ

小規模事業者こそ、グループウェアで競争力アップを！ グループウェアの選定ポイントは、低コスト、人数の下限なし、必要機能を明確にすること。
また、導入段階のフォローをしっかり行う会社なら失敗リスクが低くなります。

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