グループウェアとは、情報共有のためのソフトウェアです。
情報をより早く、正しく、共有することで組織内のコミュニケーションを円滑にし、業務を効率化することができます。
普及し始めた2000年初頭には導入しているのは大企業が主でしたが、クラウドサービスの登場によって自社にサーバーや管理者を置かずに利用できるようになったため、中小企業の間でも急速に広まっています。

グループウェアのメリットを一言でいうと

グループウェアとは、グループ活動を手助けするツールです。
これまでオフィス内でアナログで行われていたことをIT化によって共有し効率化を図ることができます。

具体的には、掲示板、伝言板、印刷した資料の配布、タイムカード、日報、会議、決済など。
これらをグループウェアで管理すると、情報をより早く正しく共有できるようになり、働くスタッフ、管理するマネージャー、双方に効率化をもたらします。

たとえば、タイムカードをグループウェアで使用すると、自宅から、出向先から、出張先から、移動中も勤怠報告ができます。
電話やメールで上司に連絡していたのでは、時間も手間もかかり、伝言漏れなどのミスも起きやすくなります。
いちいち電話を受ける上司や他のスタッフの手を止めることにもなります。

グループウェアとは、時間や場所に縛られない業務を手助けしてくれるのです。

コニュニケーションを活性化。時間も削減できる

グループウェアの基本的な機能は、メール、チャット、スケジュール管理、タスク管理など。
これまでメールを主体に行ってきた業務連絡をグループウェアに変えるだけで、コニュニケーションが活性化し、しかも時間は短縮されます。

グループウェアのインターフェイスは、できるだけ入力を簡単にするよう、選択項目で済ませられる内容にはチェックボックスが用意されているからです。
メールによる業務連絡は、「手紙形式の文章を書く」という作業を発生させていました。

しかしこれが、実は非常に手間のかかるもの。
なぜなら手紙は、用件以外のあれこれを書かないと、必要最低限のビジネスマナーを守った体裁にならないからです。
宛名や、「お疲れ様です」「よろしくお願いします」「お手数ですが」などの定型文が不要となるだけで、報告時間はぐっと削減されます。

時系列で発信者名も明確なチャットを使うと、コミュニケーションはよりスムーズに。
ファイル共有機能と合わせると、常に最新のナレッジやマニュアルを簡単に振り返ることができます。

朝礼や無駄な会議も減らすことができるのです。

社内インフラとして、すべての部署に使える

グループウェアの機能は、部署内で使えるものだけではありません。
部署をまたいだ業務、全社的な情報共有も可能です。

たとえば、経理部への交通費精算書類の提出、総務部への各種申請書類の提出など。
書類の提出方法や期限などのマニュアルと共にグループウェアで共有しておけば、社員からの質問に答える手間もはぶくことができます。

グループウェアで共有される情報は、公開範囲を細かく設定することができるので、スケジュール管理やタスク管理は部署内だけ、提出書類の期日、社内イベントの告知、経営陣の変更、年度報告など全社員に関わりのある情報は全公開といった使い方ができます。企業理念やビジョンの周知にも役立つでしょう。

必要な機能だけに絞ったカスタマイズができる

グループウェアには様々な機能があり、必要な機能に絞ってカスタマイズができることも特徴です。
とは言っても、どの機能を導入すれば良いかは業種、グループの規模など、企業ごとに異なります。
使ってみなければ要不要の判断ができないものもあるでしょう。

そこでおすすめなのが「WaWaOfficeシリーズ」です。
すべての機能を事前に無料で試せるのはもちろんですし、導入フォローはきめ細やか。
ヒアリングを元に、お客様ごとの細かな設計を担当者が行います。
これは無料のグループウェアにはないサービスです。

WaWaOfficeならグループウェア導入が初めての方にもシンプル・簡単にご利用いただけます。
>グループウェアWaWaOffice|簡単操作のグループウェア

まとめ

グループウェアとは、瞬時に正確に情報を共有することができる、グループ活動にはなくてはならないツールです。機能は実に豊富で、カスタマイズも可能です。グループウェアの具体的な機能については、別のページにもまとめました。

関連コンテンツ

■ グループウェアで選ぶなら「使いやすさ」で選ぼう
■ 社内の情報共有をするために必要なツール
■ 違いが知りたい! 社内SNSとグループウェアの特徴
■ 仕事の効率をアップさせたいなら、社員のスケジュール管理が大切!
■ 法人向けグループウェアの賢い選び方
■ 低価格のグループウェアを探している企業へオススメのアプリを紹介
■ グループウェアの資料請求について詳しく解説
■ グループウェア「WaWaOffice」の無料体験版がオススメ!
■ 安心できるグループウェアについて詳しく解説します
■ グループウェアは簡単操作・シンプルなものを選定しよう!
■ 課題を見つけるためには業務の可視化が重要
■ グループウェアを利用している企業に聞いた……導入事例が知りたい!
■ グループウェアで解決できる課題とできない課題とは?
■ 導入する前に知っておきたいグループウェアの失敗事例
■ 結果を出すためにグループウェアを有効活用する方法
■ グループウェアの導入後に行うべきこと
■ グループウェアの導入前に気を付けるべきこと
■ 小規模組織がグループウェアを選ぶときのポイント
■ 勤怠管理を電子化するとメリットだらけ!
■ コスト、手間がかかりすぎるタイムカードの問題点と解決策
■ 大人数の組織になっても破綻しないための情報共有術
■ 煩雑なプロジェクトの進行管理は一元化してミスをなくす!
■ 営業マンのタスク管理のキモは
■ グループウェアのメリットは無限大!?
■ グループウェア 無料オープンソースのメリットとデメリット
■ グループウェアが使いこなせない!導入の失敗を防ぐための注意点
■ グループウェアで出来ること、グループウェアの魅力を解説
■ 多くの企業が求めるグループウェアの標準機能とは?
■ クラウド型のグループウェアを選ぶことでどんなメリットがあるか?
■ グループウェアの最適な比較ポイントを解説!