グループウェアには、有料タイプと、無料のオープンソースタイプの二種類があります。
どちらも、機能的には似ていて、カスタマイズできる点も同じなので、それなら無料で良いと思われるかもしれません。
しかし、当然ですが違いがあります。
無料のグループウェアのメリット、デメリットを解説します。

オープンソースの無料グループウェアとは?

オープンソースとは、ソースが公開されているソフトウェアのこと。
商用にパッケージされた商品の多くは、冷蔵庫でも自動車でも、中身はブラックボックスです。時間をかけて開発した技術を同業他社に簡単に真似されては困りますし、ユーザーが勝手にいじって故障や事故が起こるとメーカーは責任をとれないからです。

対してオープンソースは、中身をすべて公開し、ユーザー自身が修理やグレードアップをすることを推奨しています。
複数の人が手を加えていくことによって、より優れた機能へとレベルアップでき、再配布も可能です。

オープンソースのグループウェアは、よりカスタマイズ性の高いグループウェアと言えます。

オープンソースの無料グループウェアのメリットはコスト

オープンソースのグループウェアのメリットは、カスタマイズの幅が広いことですが、

最大の魅力はコストの低さ。

基本的な利用料が無料なことに加え、何人使っても良いという点は、これから成長企業にとっては非常に魅力的でしょう。
有料タイプのグループウェアはアカウント数による課金がほとんどですから、ランニングコストは社員数に比例して増えてしまいます。
オープンソースの無料グループウェアなら、社員が100人から1,000人になっても同じ料金で使うことができます。

オープンソースの無料グループウェアのデメリット

オープンソースの無料グループウェアの弱点は、商用のグループウェアと比較して初期段階の機能は弱いこと。
また、カスタマイズできることはメリットではありますが、カスタマイズするための人間は必要になるということを忘れてはいけません。
簡単なカスタマイズなら初心者でもできますが、大規模なカスタマイズになるとシステムエンジニアでないと実行できません。

コスト的な面では、利用者の少ない中小企業にとって魅力的に思えるかもしれませんが、実は社内エンジニアを抱えている大企業の方が、オープンソースは向いているかもしれません。
ネットでカスタマイズ方法について調べることができますが、あまりマイナーなグループウェアだと、ユーザーの絶対数が少なく情報がそれほど集まらない可能性があります。

オープンソース=ノンサポートでも、すべて無料でもない

有名どころの商品化されたグループウェアは、多くの企業が使っていてサポートが手厚く安心感があるが、オープンソースは何だか不安……という方は多いかもしれません。

しかし、オープンソース=ノンサポートではありません。ライセンス料金は無料でも、保守は有料で行っているところが多いです。
サーバーなどのインフラ整備も、個別に契約して委託することができます。
利便性や安心感を得るなら、オープンソースでもすべて無料ではなく、コストがかかります。

まとめ

オープンソースの無料グループウェアは、ライセンス料金が無料であることが最大のメリット。
デメリットは、商用に比べると機能が不足していること。

「無料だから」という理由のみで導入すると、機能に不満が出てくる可能性があるので、カスタマイズを前提として導入することをおすすめします。
大規模なカスタマイズにはエンジニアは必須です。
「WaWaOfficeシリーズ」は、ライセンスは有料ですが、導入時のコンサル、サポートは手厚く、グループウェアに関する社内の手間を減らすことができます。

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