グループウェアを導入することは、企業にとって大きなメリットをもたらします。
しかし、できることとできないことがあるのは事実。
無知のままグループウェアを使って「期待通りにならなかった……」と後悔する前に、課題解決できるものと不可能なものを知っておきましょう。

グループウェアで解決できる課題

不良だらけの野球部がある高校に熱血教師が転任してきた。
熱血教師は、その熱い想いで不良たちを更生させる。
バラバラだったメンバーが1つになり……野球に打ち込む環境ができて……練習も本格化していく。
やがてこのチームは甲子園出場まで成し遂げた。

どこかの少年漫画やドラマで聞いたことのあるような話ですが、グループウェアはまさに、この熱血教師にあたります。

グループウェアとは、組織の内部でのスケジュールやタスクの共有を管理するアプリケーションのこと。

グループウェアを導入すると、社内の人間がどんな動きをしているのか明確化されます。
さらに、コミュニケーションも円滑になるため、業務の効率化が加速していきます。
サーバー上でやりとりをするため、リアルタイムの意思決定も可能に! 社内のモチベーションアップも期待できます。

グループウェアは、熱血教師的な役割で、会社の仕事の質を上げてくれるのです。
そしていつか、甲子園という『目標達成』に導いてくれるのです。
業務内容が不透明で、メンバーがバラバラになって仕事をしているという会社は導入を検討してみてはいかがでしょうか?

グループウェアで解決できない課題とは?

グループウェアを導入する目的の一つに『業務の効率化』があります。
グループウェアを会社内に取り入れたおかげで、連絡がスムーズになり、それぞれの仕事が見やすくなったというケースがほとんどです。
グループウェアをしっかり使いこなせば、会社の課題を解決をすることができるでしょう。
しかし、これらはすべて利用している会社の目線です。
いくら仕事がスムーズになったって、顧客が満足しなければ意味がありません。
業務が改善して、仕事がやりやすくなったとしても、プレーヤーであるメンバーが『いつ・どこで・だれに』アポイントをとって訪問営業をしたのか、また『顧客Aはいつ商品を購入したのか? いつアフターフォローをするべきなのか』といったような重要な報告や連絡を怠ると、結局顧客が迷惑を被ることになります。
グループウェアは業務が改善するアプリケーションであると同時に、うまく利用しないと課題は解決されないのです。
グループウェアは、変化のきっかけを与えてはくれますが、使いこなす人たちの動きが重要になります。
グループウェアを導入したら、社員同士で意思疎通をしっかり行い、業務改善をしていきましょう。

グループウェアの利用を浸透させる

会社で導入を考えているなら、利用を促したいメンバー全員に、納得してもらうように努力することが必要です。
もし、グループウェアを使わない人がいると、その人のためだけに旧来のシステムを運営しなければならないので、その分コストがかかってしまいます。
課題解決をしたいと本気で考えているのならば、なぜグループウェアが必要で、どんなメリットがあり、利用しないとどんなデメリットがあるのか説明して、メンバーに導入を認めてもらう必要があります。
まずは会議などでしっかりと説明する時間を設けましょう。

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まとめ

・グループウェアで解決できる課題は、業務の効率化、メンバーのモチベーションアップ、仕事の明確化
・グループウェアは、うまく利用しないとコストだけがかかってしまい、顧客満足に結びつかない
・それらがクリアされれば、グループウェアは導入すべき!

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