多くの仕事がそうですが、複数顧客の複数のプロジェクトを同時進行させるのは、非常に難しいものです。
頭の整理が追いつかない、失念していて納期が危ういことがある、メールや資料の振り返りに時間をとられ仕事に手をつけるまでに30分もかかってしまう…。
そんな時は進行管理ツールを見直しましょう。

パニック寸前、一番大切なことは何か?

複数のプロジェクトを同時進行させなければならないマネージャーの状況は、大災害時の病院に似ています。
お医者さんはあなた一人なのに、沢山の患者さんが押し寄せ、廊下にも待合室にも怪我人が倒れ込んでいるような悲惨な状況を想像して下さい。
まだまだ患者が運ばれてくる中、最も先にしなければならないことは何でしょう。

答えは、トリアージといって患者さんに優先順位を付けることです。
平常の病院では、診察順序は受付順です。
しかしこういった状況では、患者さんが着いた順番に手当をしていると助かる命も助かりません。

トリアージの目的は限られた時間や資源でできるだけ多くの患者を救うことなので、重症度順に並べて命の危険がある患者を最優先させるという単純な話ではありません。
助かる見込みの少ない重症患者にかかり切りになると、さらに犠牲が増えてしまう。
そんな場合は、助かる見込みのある患者を優先するというシビアな選択をしなければならないのです。
非常に重圧の大きい仕事ですね。

医療におけるトリアージは、犠牲が出る可能性を前提とした極限状態の話ですが、
プロジェクトの進行管理も似たようなものではないでしょうか。
複数のタスクを抱える人が陥りがちなのが、
「とりあえず目の前にある仕事」に片っ端から手をつけてしまう
こと。

マネージャーで言うと、ちょっと心配な部下の進捗ばかり気にして、実は中堅社員が抱えている大きな問題まで目が届かない、期日しか見ておらず経過も優先度も無視しているといった状況ですね。
管理する側に求められるのは、煩雑な全体のタスクを俯瞰し、プロジェクトの進行を滞りなく進めることです。
無作為に手をつけていては、物事の優先順位が変わった時に対応できません。

プロジェクトの進行管理ツールを使って問題を見つける

複数顧客の複数のプロジェクトを同時進行させるのはベテランの腕の見せ所。
しかし、経験や記憶力、器用さだけでそれらを管理するのは、常に綱渡りをしているようなものです。

そもそもプロジェクトメンバーに共通の目的意識が浸透していないまま進行してしまったり、遅延などの顕在化している問題、メンバーの能力不足などの潜在的な問題を見落としてしまいます。

プロジェクト管理には、常に把握と修正が必要です。

わかりやすい例ですと、タスクに遅延がある場合は、期限を延ばす、スタッフを増員する、タスクの内容自体を見直すといったことです。
ベテランの経験と勘だけで管理していたら、万一あなたが今日の帰り道に脳卒中で倒れでもしたら、いったい誰が仕事を引き継げるでしょう。

プロジェクト管理の進行ツールを使うと、複数のプロジェクト全体を俯瞰することができます。
グループ内だけでなく、部門をまたいでの共有が可能になるため、組織全体での連携をより強めることができるでしょう。

まとめ

プロジェクト管理するためにマネージャーに必要なことは、全体を見渡し物事に優先順位を付けること。
次に、問題を把握し適宜修正を加えていくこと。
経験と勘だけでは、プロジェクト数が増加した時に対応できませんし、エラーが起こるリスクがなくなりません。

グループウェアのプロジェクト管理機能を使って、情報共有を徹底しましょう。
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