グループウェアの導入前のポイント

グループウェアを試してみたけれど、いまいち活用できていない、使い勝手が悪い、利用者が少なく活発なコミュニケーションがとれているとは言い難いという声はよく聞きます。
色々なグループウェアをジプシーしているという話まで。
業務の効率化どころか、これでは現場に混乱を招きますし、コストの無駄です。
導入前のポイントを解説します。

目的を明確にする

グループウェアの普及率は大企業で84.9%、中小企業でも47.6%。
多くの会社が取り入れているのなら良いものなのだろう、とりあえず使ってみよう、そういった目標がはっきりしない状態で導入しても、おそらくうまくはいきません。
グループウェアで情報共有が始まると、逆にやることは増えるのです。
これまで個人で握っていた情報を可視化して共有するというのがグループウェアの基本機能ですから、入力の手間が増えます。
また、他のスタッフの情報までインプットしなければなりませんし、レスポンスしなければなりませんからさらに時間がとられます。
だいたいグループウェアの導入がうまくいかない理由は、この面倒臭さから「グループウェアを使っても業務が楽にならない」となってしまうためです。

グループウェアには、これを導入すると即座に業務時間が大幅短縮できるという勤怠管理や日報のような機能もありますが、コミュニケーション活性化を目的としたほとんどの機能は、時間短縮に大幅に貢献するというものではありません。

まずは会社業務を見渡してみて、どのような非効率な問題があるのかをできるだけ細かく具体的に列挙していきましょう。
例えば以下のような感じです。

・最新の顧客リストの共有をしたい
・営業成績を上げたい
・電話の伝言ミスをなくしたい
・理念をもっと社員に浸透させたい
・経費申請などの遅れをなくしたい
・他部署からの意見も聞きたい
・会議室の予約を外出先からも電話なしでしたい
・上下に関係なく意見を活発に出して欲しい

グループウェアには複数の機能がありますが、何でも多くあれば良いというものではありません。
無駄な機能がぞろぞろ並んでいると不要なのに「使わなければいけないのだろうか」といったプレッシャーがかかります。
本当に必要な機能がついていないのは、話になりません。

インターフェイスも重要

グループウェアはインターフェイスも重要です。
特に多く聞かれるのが、100%Mac環境というデザイン事務所などからの不満の声。
Macのインターフェイスは直感的に操作できるという意味で優れていて、頭でPCのファイル構造を理解していなくても、新規ファイルの作成保存が容易にできます。
iPhoneに分厚い説明書が付いていないのと同じで、こういったデザインはアップルの長年守られて来た理念でもあります。
しかしWindowsとあまりにデザインが異なるので、多くのグループウェアに見られるWindows風のデスクトップデザインでは感覚的にわからないし、美的にも許せないというのです。

実際に使ってみてやっぱりダメ…という場合が多いので、インターフェイスにこだわるなら、とことんお試しをして使い比べることです。

機能の選定は、プロのフォローを受けた方が安心

グループウェアは、会社業務の根幹となるものですから、そう何度も頻繁に変更するものではありません。
データも蓄積されませんし、現場は大混乱です。
導入前には、必要機能をじっくり吟味して、メーカーの導入フォローを受けるのがおすすめです。
将来的なコスト計算も行いましょう。
グループウェアは、アカウントごとの月額制が多いです。
社員が20名の今ならいいが、100人になったら、1000人になっても使えるのか、その場合のコストは？　ということをあらかじめ計算しておきましょう。

WaWaOfficeは、お客様ごとの完全カスタマイズが可能で、導入前に手厚いフォローを行っています。

まとめ

グループウェアは業務に合った機能選定が大事。
導入前フォローに力を入れている会社のグループウェアを選びましょう。
導入前には複数の無料使用を試して、実際に使うスタッフの声を取り入れましょう。
まずは小規模グループでの導入から段階を踏んで全社に広げるのがおすすめです。

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