グループウェア運用で浸透させるためには

グループウェア導入においては、浸透させるためのルールや、運用において注意しておいた方がよいポイントがあります。
こちらの記事では、そういった内容をご紹介します。

グループウェア運用のポイント

グループウェアの運用においては、以下のようなポイントに注意しましょう。
ポイントを押さえることができていれば、導入したグループウェアをより効率的に活用することができるのです。
グループウェア導入前には、以下のようなポイントを意識しておきましょう。

グループウェア運用のポイント1　グループウェアの重要性を全員が理解できるようにしておく

グループウェアの導入が会社にとって重要なことであるということを、事前にしっかりと共有するようにしましょう。
グループウェアの導入は、社員によっては面倒な業務であるかもしれないです。
重要性がわかっていなければ、面倒な業務をすすんでやろうとする社員はいないでしょう。
導入によって、会社が貴重な経営資源を得ることができるということを、従業員にきちんと伝達しましょう。
個人個人のtodoの把握管理・情報の共有などのツールであるのはもちろんなのですが、それによって管理されたデータは、今後のリソース配分などに役立てることができます。
従業員の工数をきちんと把握し、適正に分配することで、会社全体の業務をより円滑にすることが、可能になるのです。
会社全体の業務の円滑化・効率化が進めば、従業員へと時間・給与・福利厚生などの面でも還元されやすくなります。
そういったことをきちんと共有出来ているかどうかで、グループウェア運用に全員が前向きに取り組めるかどうかが変わってくるでしょう。

グループウェア運用のポイント2　現場にとっての利点をメインにして説明をする。

人間は基本的に自分を中心とした範囲の出来事を中心に世界を理解しようとします。
そのため、経営目線や管理目線からのメリットばかりを説かれても、あまりピンとこないことがあります。
それよりも、グループウェアをどのように運用すれば、自分の業務にどのようなメリットがあるのかを説明するほうがすんなりと運用に取り組んでくれるようになるでしょう。
会社としての導入メリットを話すだけでなく、あくまで話の主体は現場にとってのメリットを話すようにしましょう。

グループウェア運用のポイント3　現場の声を大事にする

グループウェアを運用していく中で、現場からの声も多くあがってきます。
こうすれば使いやすい。
もっとこうしてほしい。
運用はこのようにするべきだ。
的外れな意見や、自己中心的な意見に耳を傾ける必要はありませんが、現場から上がってくる意見には実際に取り入れる価値の高い意見が含まれています。
そういった声を発信しやすい環境を用意し、実際に上がってきた声を積極的に取り入れる姿勢を見せましょう。
正しい声を取り入れる場合には、
・誰から上がってきた意見なのかを明示し、表彰する
・その意見のどういった部分が良かったのかを、示す。
など、従業員からの具体的な声がより上がりやすくなる方法をとるように工夫してみると良いでしょう。

グループウェア運用のポイント4　使いやすいUI

実際に毎日、グループウェアを運用する側の立場に立つと操作しやすいレイアウトであるかどうか。
直感的なレイアウトかどうか。
そういったことは、非常に重要になってきます。
どうせ毎日操作するのであれば、ストレスなく直感的に操作できる方が良いでしょう。
導入に際しては、実際に無料体験版などで操作のしやすさを確認し、使いやすいレイアウトに調整するようにしましょう。
使いやすいと感じるレイアウト・UIであれば、毎日きちんと運用してもらえる可能性が高くなります。
ここでも、やはり実際に使う側の立場にたつということが重要であると言えます。
グループウェアの導入は、会社にとってのメリットであると同時に従業員にとってもメリットです。
しかし、導入の仕方によってはそのことがうまく伝わらないケースがあります。
そのことがきちんと伝わるようにしておくことで、うまくいきやすくなります。
入力する側にとって入力しやすいUI・デザインであることは、重視しましょう。

グループウェア運用のポイント5　機能は段階的に増やすようにする

導入時から機能が多すぎても、ほとんどの場合使いきることができません。
また、一部の方が十分に使うことができていたとしても、その他の多くの方がうまく使うことができていなければ運用はうまくいきません。
全員がきちんと運用できる機能でまずは導入しておきましょう。
その後、運用状況を見ながら、機能を追加していくようにすれば、グループウェアの運用はうまくいきやすくなるでしょう。

グループウェア運用のポイント6　運用ルールの策定

グループウェアの運用ルールはきちんと決めておきましょう。
運用ルールがあることで、そのルールに沿った運用を全員ができるようになります。

グループウェア導入においては、運用ルールの策定がカギ

グループウェアの導入においては、運用ルールを策定することが非常に重要です。
実際、導入時に、運用ルールを用意している企業はグループウェア導入企業全体の70%以上に上ります。
運用ルールを定めていなければ、グループウェアを導入した後どのような問題が想定されるでしょうか？
まず、想定される問題は、個人個人が自分たちのルールでグループウェアを使用してしまうことです。
個人個人が独自のルールで運用してしまった場合、情報の共有や意見交換がうまくいきません。
せっかく導入したにも関わらず、役立てることができないのでは導入した意味がないでしょう。

グループウェア運用ルールの策定方法

グループウェア運用において、運用ルールの策定は非常に重要です。
では、どのようにして策定をすれば良いのでしょうか？
運用ルール策定時のポイントを下記でご紹介します。

グループウェア運用における責任者の決定

グループウェア運用の責任者を決定しておくことで、上手くいかなかった場合誰の責任になり、上手くいった場合誰の成果になるのかを明確にしておきましょう。
責任の所在が明確になっていることで、その責任者が責任をもって運用管理を行ってくれるようになります。
また、改善案や疑問点など様々な情報が、責任者のもとに集約されるようになります。
集約された情報をもとに、Q&A集の作成・共有や改善内容の共有がスムーズに行われるようになります。
重複した報告や質問が減ることで、運用がうまくいくようになるまでの時間も劇的に改善されるでしょう。

グループウェア上に各種申請窓口を設定する

各種申請がグループウェアで管理されていることで、申請の際にグループウェアにアクセスする習慣ができます。
こういった申請は日々発生するものなので、グループウェア上にあることで、活用する文化が自然に馴染みやすくなるのです。

役職ごとに機能制限を設ける

情報漏洩を防止するために、機能制限は重要です。
役職やユーザーごとにアクセスできる範囲に制限を付けておきましょう。
ファイルの共有機能に制限を設けておくことも重要です。
情報漏洩に対しての備えがきちんとされていることで、安心して使用することができます。

メールとの使い分けを明確にしておく

グループウェアを使い慣れていない社員にとっては、今まで使用していたメールとどのように使い分けをすればよいのかが分からないというケースが見られます。
事前に、
こういった場合はメール。
こういった場合はグループウェア。
と、明確に使い分けを示しておくようにしましょう。

おわりに

以上、グループウェアの運用ポイントや浸透させるためのルールをお伝えしました。
導入の際には、ぜひご参考になさってくださいませ。

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