勤怠管理をタイムカードや出勤簿で行っている会社様、実はまだまだ多いでそうです。
導入費用がもったいない、何となく面倒、そんな理由で導入を躊躇されているのでしたら、実にもったいない話です。
勤怠管理を電子化するとメリットしかありません。
これまで費やしていた時間とコストが、綺麗に解消します。

他の会社は勤怠管理をどうしてる?

企業向けIT製品の総合サイト「キーマンズネット」がIT担当者300人に行ったアンケート『勤怠管理システムの導入』(2015年2月)によると、
1,001名以上の大企業では勤怠管理システムを導入している会社は既に83.0%。

しかし、100名以下の中小企業では24.1%と大きく差があります。
10名以下の小規模事業者の場合はタイムカードもないという会社さんも多いですし、
なんらかの記録を付けている場合でも、
中小企業の多くが、タイムカードや出勤簿を利用されていることが伺えます。

しかし、タイムカードには回収や入力の手間があり、打刻の際も入力の際も、ミスが起きやすいという問題があります。
総務と管理者の手間が非常に大きいのが難点です。

タイムカードをお使いの会社様には、今すぐ勤怠管理の電子化をおすすめします。
大企業でなくても、必ず実感できるメリットがあります。

勤怠管理電子化のメリット1:給与計算に関わる人件費の削減

"会社の規模が小さいからと導入をためらわれる会社様も多いですが、勤怠管理を電子化すると大幅なコストダウンが見込めます。

100名規模の会社で、タイムカードから給与計算システムへの入力を手作業でうと、作業に20時間はかかるでしょう。
確認と修正を行い、勤務日数を計算し、残業時間を集計するのにさらに10時間かかったら、時給2,000円の担当者の場合の人件費は6万円です。

給与計算は毎月のことですから、
100名規模の会社がタイムカードから給与計算をするためのコストは1年間で72万円。

勤怠管理システムを導入すると、まずこの72万円が限りなくゼロに近づきます。
空いた時間に他の業務が進められるので、削減コストはそれ以上。
簡単に言うと、100名規模の会社なら導入費に72万円かけても元が取れるということです。

コスト面でのメリットは簡単に出すことができますから、ぜひ計算してみて下さい。
手作業でタイムカードから給与システムに入力していくと起こりやすいミスもなくすことができます。

勤怠管理電子化のメリット2:管理者の手間や訴訟リスクを減らせる

タイムカードで勤怠管理すると、直行直帰、出張、急な早退の都度、打刻漏れが生じます。
まとめて報告されても数週間前のスタッフの行動など忘れてしまいますから、
従来でしたら打刻漏れや修正は逐一上司に報告させ手書きで記入、承認するという作業をしていたはずです。

電子化すれば、このような手間はなくなります。
常に正しい始業時間、就業時間報告が記録されていきますから、集計を待たずに今月の残業代がどれくらいに膨らんでいるのかがリアルタイムで把握できます。

また、オーバーワークの従業員がいないかもわかるのでスタッフの健康を守ることにもつながります。
規定の残業時間を越えると知らせてくれるアラート機能付きのシステムなら、労働時間をセーブさせることもできるでしょう。
違法な長時間労働をさせようという悪意がなくても、業界的に仕方がない、繁忙期だから仕方ない…という風に見過ごしてしまう時期が出ることもあるでしょう。

しかし長時間労働を放置するということは、高い訴訟リスクを負っているということなのです。

まとめ

「勤怠管理を電子化すると、手作業での入力にかかっていた時間とコストを大幅に削減できます。
管理職の方の手間、従業員による労務訴訟のリスクも下げることが可能です。
勤怠管理システム単体のサービスもあれば、グループウェアとセットになった勤怠管理システムもあるので、用途に応じてお選び下さい。
グループウェアの場合は、スケジュール管理や日報、申請書機能など業務全般に関わるシステムが詰まっていますので、勤怠管理以外の業務効率化も一気に図ることができます。

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