グループウェアには、業務効率化やコミュニケーションを円滑にするための基本機能に加え、ペーパーレス化を助けるファイル共有機能など様々な機能があります。ここでは、アイアットOECの「WaWaOfficeシリーズ」を元に、グループウェアで出来ることを解説します。

スケジュール管理、タスク管理、日報

最も基本的な機能は、スケジュール管理です。部下全員のスケジュールをホワイトボードで把握するのは困難を極めますね。
グループウェアなら、何日先の予定でも一発で表示されますし、予定変更があった際もリアルタイムで反映されます。

タスク管理は、業務全体の進行、担当グループごと、個人ごとに進捗を把握することができます。
「頼んでおいた件、どうなった?」と聞いても、
「すみません、○○で遅れていまして…」と曖昧な返事が返ってくることが多く、
「達成率は80%です」と答えてくれる部下は少ないはず。

進捗や遅延を可視化して正確に把握することで、業務を予定通り進行させます。

日報機能で、管理者は日報を一覧で表示したり、時系列で表示したりとソートをかけることができます。
スタッフはどこにいても提出できるので、報告のために帰社する必要がなく、余暇を家族と過ごしたり勉強や社会コミュニケーションに割くことができるようになります。

掲示板、回覧板、メール、チャット、電子会議室

グループウェアのインターフェイスは、コミュニケーションを円滑にすることに特化しています。
個人宛のメッセージ、グループ全体に向けたメッセージなど、対象を絞った発信が容易です。
回覧板機能は、既読情報が反映されるので、回覧のストップや情報共有の漏れを防ぐことができます。

チャットや電子会議室では、全員集合しての会議を減らすことができます。議事録も自動的に残りますから、書類作成の手間も減って会議後の残業がなくなります。
近年、社内でのLINE利用が増えていますが、セキュリティ面で言えばあまり感心できません。
グループウェアチャットを利用すればより安全に社外秘の情報をやりとりできます。
個人のLINEアカウントを使う必要がないので、部下にも歓迎されるでしょう。

申請業務、稟議

申請業務をグループウェアを介し、簡単にします。
従来のやり方では、書類の作成も手間ですし、差し戻しがあったり、どこかで承認が止まってしまったりし、申請許可までに非常に時間がかかりました。

また、どこで止まっているのかが見えない、最新の申請書がどれかわからないという問題がありました。
グループウェアで申請業務を行うと、書類作成から承認までがスムーズに。

意思決定が迅速になり、ビジネスチャンスを逃しません。

経費申請や交通費申請の提出も、グループウェアを介すると提出漏れがありません。社内事務も円滑になります。

ファイル共有、データベース作成

グループウェアには、ファイル共有機能があります。
PDFやExcelデータなどをブラウザ上で閲覧できるので、企画書や資料を個別に送付する必要がありません。
アドレス帳もブラウザで一元管理できます。

データベース機能では、プログラミングの知識がなくても簡単にデータベースを作成することができます。
顧客情報、売り上げ、クレーム情報、商品情報など、様々なデータベースを作成、閲覧できます。
営業スタッフは外出先から商談結果を入力すれば日報を書く手間が省けますし、内勤スタッフは商品在庫を入力すれば外回りの営業マンと連携がとれます。
すべてのデータはCSVで書き出しができるので、蓄積されたデータの加工が容易です。

まとめ

グループウェアで出来ることは、社内のコミュニケーション全般にわたります。
これまでかかっていた時間の無駄や場所の制限をなくし、いつでもどこからでも報告や共有を円滑にします。
「WaWaOfficeシリーズ」は機能連携も特徴で、複数の機能をストレスなく横断的に使用することもできます。

WaWaOfficeならグループウェア導入が初めての方にもシンプル・簡単にご利用いただけます。
>グループウェアWaWaOffice|簡単操作のグループウェア

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