グループウェア導入時の気をつけるポイント

業務メンバー間のコミュニケーションを活発にし、情報共有をスムーズにするグループウェア。
期待する成果を得るためには、グループウェアを導入する際に気を付けたほうが良いポイントを理解しておくことが重要です。
そこで今回は、グループウェアの導入を検討する際に注意したいポイントについてご紹介します。

社員全員に納得してもらう

グループウェアを導入しても利用されなければ、導入した意味がありません。
そのため、社員全員が納得した上でグループウェアを導入することが大切です。
業務効率化や情報共有といった、
グループウェアの導入により得られるメリットを周知してから導入に踏み切るようにしましょう。
なおグループウェアの導入方法は、全社的な導入を図る前に、
まずは範囲を限定して試験的に運用し、利用状況を確認しながら運用範囲を広げていく導入方法が効果的です。

現場の使いやすさを優先する

複雑な操作を必要とするグループウェアの場合、
導入することで現場の負担が増大したり、情報システム部門への問い合わせが集中したりする可能性があります。
これではグループウェア本来の目的を果たしていません。
業務の現場で日々活動しているスタッフの中には、IT関連ツールに不慣れな方がいるかもしれません。
そのような方でも使いやすく、積極的に活用してもらえるグループウェアを選ぶことが重要です。
グループウェアを導入する際は、
現場の声を積極的に取り入れ、
現場の使いやすさ優先で選ぶようにしましょう。

業務に必要な機能が過不足なく搭載された製品を選ぶ

機能豊富なグループウェアもありますが、業務で使用しない機能は無駄になってしまいます。
一般的にグループウェアは多機能であるほど導入・運用コストが割高になるため、
業務に必要な機能が過不足なく搭載された製品を選ぶことをおすすめします。
なお、機能がシンプルなグループウェアは、操作に慣れやすいといったメリットがあります。
「トップ画面がすっきりしていて見やすい」「ユーザーが自分でデスクトップの表示をカスタマイズできるか」
という観点で製品を選ぶと良いでしょう。

おわりに

今回は、グループウェアの導入を検討する際に注意したいポイントについてご紹介しました。
グループウェアの導入を成功させるためには、
予算とコストの兼ね合いや現場の要望などを考慮し、誰もが使いやすく業務効率化に貢献できるグループウェアを選択することが重要です。
社員全員にメリットを納得してもらった上で、
現場の使いやすさを優先して、必要な機能が過不足なく搭載されたグループウェアを導入しましょう。

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