「課題を見つけるためにも業務の可視化が重要である」と言われても、具体的なことがわからないと理解しづらい部分があるでしょう。
やはり、業務を可視化することで、自社の問題点が見つかりやすいですし、何か思いがけないトラブルが起きた際にも対処がしやすくなるものです。
ここでは、業務の可視化についての重要性を解説します。

何をどう可視化するべきか? 3つの課題

ルール作り

まず初めに業務を可視化する上で大切なのはルール作りです。
業務の流れについてマニュアルを作成し共有するのです。
みんなが自分なりのやり方で仕事をしていると成果にバラつきがでますし、仕事量も人によって変わってしまいます。
ルールを標準化することで均等に仕事を割り振り、より良い業務内容にステップアップすることができるのです。
このようにルールを可視化することで、それぞれの仕事内容も変わってくるでしょう。

仕事内容

そして2つ目。
そうして作成したマニュアルに沿って、実際にどのように業務をしているのか、マネージャーや上司が把握できる体制を作らなくていけません。
いくらルールを作っても実行しなければ意味がありませんし、作成するだけ時間の無駄です。

それぞれの業務を可視化することで、どんな仕事をしているのか一目でわかりますし(評価もやりやすくなる)、それぞれの進捗状況などもすぐにわかります。
そこでアドバイスもしやすくなります。

振り返り

最後に3つ目。
ルールを作り、業務内容を確認したら次にやるのが振り返りです。
Aという案件にどれほど時間をかけて、どれほどの効果が得られたのか検証するのです。
そうした検証材料は後の業務に役立ちます。
振り返りというのは、未来のためにも必要なものなのです。

以上3点。これらの業務は、エクセルやメールなどで対応することができますが、それらを使ったとしてもかなりの時間とられてしまいます。
業務の可視化をして仕事を円滑に進めたいのに、これでは本末転倒ですよね。
一体どうすれば良いのでしょうか? 次で紹介しましょう。

業務の可視化をサポートしてくれるグループウェア

上述した3点の課題をクリアーしてくれるのが、グループウェアです。
グループウェアの特徴は情報共有にあります。
エクセルやメール、さらには紙などで行っていたことをすべてサーバー上に統一するのです。

具体例を挙げると、メールの管理、資料関係、顧客データの共有、電子上の会議などがグループウェアでできるのです。
いままで1つの案件を1人で対応していたものが、グループウェアを利用することで業務内容が可視化され、複数の人間に共有されます。
そうすることで、様々な意見をもらって業務に役立てることもできるので、有益な判断をすることができるでしょう。
もちろん、ルール作りや振り返りに関してもグループウェアを使えばまかなえます。

グループウェアなら「WaWaOffice」

改善のため業務の可視化を目指すなら「WaWaOffice」がオススメ。
こちらはグループウェアのアプリケーションで、スケジュール、掲示板、回覧板、メール、電子会議室、行き先案内板など、業務の可視化に最適な機能が盛りだくさんなのです。
モバイル機能があるので、スマホやタブレットからも入力が可能。
出先や出張先でも簡単に利用することができます。

やはり、グループウェアを導入しなければ不便なことはたくさんあります。
是非、一度検討してみてください。14日間の無料お試し期間もありますよ!

WaWaOfficeならグループウェア導入が初めての方にもシンプル・簡単にご利用いただけます。
>グループウェアWaWaOffice|簡単操作のグループウェア

まとめ

営業をするうえで、業務の可視化をすることがどれほど大事なことなのか理解していただけたでしょう。業務改善のために可視化を目指すのであればグループウェアを利用してみてください。

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