社員が今どこで何をしてるのか分からない。 いないと思っていたら代休をとっていた……こんなことでは急な用事があっても対応できませんし、チームの輪も乱れる一方です。
スケジュール管理をする人が「聞いてないんだけど」じゃ管理の意味がないのです。
ここでは、社員のスケジュール管理がアナログであるといかに効率が悪いのか、効率を良くするためにはどうすれば良いのか? 紹介していきます。

まだ社内に設置している行き先掲示板を利用している?

従業員が2〜3人で、デスクワーク中心の仕事ならまだしも、社員を数十名抱えているのに、いまだにスケジュールの管理は「行き先掲示板」を利用しているという企業が多く存在しています。
もちろん、それで上司が把握しているのならば問題はないのですが、社員がどこにいるのか分かっていないのであれば、対応が必要です。

・重要な書類のありかを知っているAさんが、掲示板ではもう戻って来る時間なのに、まだ戻ってこない。
しかも電話をしても繋がらない……。

・本店ならまだしも、支店のスケジュール管理ができておらず、いちいち電話やメールで確認せねばならない……。

こんなことでは、いつまでたっても仕事が終わりません。
従来よりも効率的に社員のスケジュール管理ができないのでしょうか? 下で詳しく紹介します。

社員のスケジュール管理で有効なグループウェア

最近、スケジュール管理ができるフリーソフトが存在します。
完全無料で確かに扱いやすいものではありますが、デメリットもたくさんあります。
たとえば、企業というのは守秘義務が多く、セキュリティーには重きを置かないといけません。
やはりフリーソフトではそこまでは補えないのです。

そこでオススメしたいのが、グループウェアです。グループウェアは、仕事の効率アップを目指したアプリ(ソフト)で、スケジュール管理はもちろん、個人のスキルアップ、ルールの共有などに役立つものです。

グループウェアなら「WaWaOffice」

グループウェアの中でも、特にスケジュール管理などの機能が豊富に搭載されているのが「WaWaOffice」です。
このアプリは、24時間365日有人監視を行っており、セキュリティーはバッチリ。
誰でも使いやすい簡単操作で、初めてグループウェアを導入する企業から人気となっています。
特に社員のスケジュール管理で便利な機能が「行き先案内板」です。
行き先一覧では、社員の在籍状況が一目でわかるように設定(伝言も作成可能)されていますし、外出先でスケジュールが変更になっても、モバイル(スマホ、タブレットなど)に対応しているので、社員へ簡単に共有することが可能となっています。
また、自身のスケジュール管理もグループウェア内で作成することができます。
他の機能と連携しているので、仕事の動きもスムーズになります。

デメリットも解消する「WaWaOffice」

グループウェアのデメリットといえば、料金の面があるでしょう。
コストをかけたくないからという理由で、フリーソフトを利用しているという企業もあるくらいです。
その点「WaWaOffice」は、機能的でありながら利用料金が安く、数名から千人規模の企業まで対応できるグループウェアと利便性抜群です。
下記に料金表を掲載しておりますので参考にしてください。

10名まで……650円/月
20名まで……600円/月
30名まで……550円/月
50名まで……500円/月
100名まで……450円/月
101名以上……特別料金

サーバー維持管理費用……2,500円/月(利用人数に関係なく一律となる)

まとめ

確実な社員のスケジュール管理をしたいのならば、グループウェアを利用しましょう。
コスト面で導入を断念している企業にオススメなのが、利用料金が安い「WaWaOffice」です。
「WaWaOffice」は、リーズナブルでありながら機能的なグループウェアです。
まずは14日間のお試し期間で、その機能を実感してみてください!
>グループウェアWaWaOffice|簡単操作のグループウェア

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