従来のタイムカードや出勤簿には、様々な問題点があります。
直行直帰、打刻忘れがあるたびに上司は承認印を押して手書きで記入しなければなりませんし、集計作業も煩雑でその他の業務を圧迫してしまいます。
そもそも、不正打刻しようと思えばいくらでもできてしまうので、それほど信憑性がないというデメリットもあります。
しかしタイムカードの問題は、解決できます!

タイムカードの問題点は、たくさんある

出勤簿を使う会社はかなり少なくなっていると思いますが、中小企業ではタイムカードで勤怠管理している会社がまだまだ多いそうです。
しかし、これがなかなかの面倒さ。
タイムカードの問題を挙げてみましょう。

・場所に縛られるので直行直帰、出張、急な早退のたびに打刻漏れが出る
・打刻漏れや修正があるたびに管理者の手間がかかる
・一台のタイムレコーダーで複数人に対応できないので出社時間が被ると長蛇の列ができてしまう
・支店など複数拠点のタイムカードは回収しなければならない
・集計作業に時間がかかる
・多様な就業形態に対応できない
・簡単に不正打刻ができてしまう
・集計するまで勤務時間が把握できない


いかがでしょう?こんなお悩みを抱えていないでしょうか。

管理者、総務の手間。とにかく時間とコストが無駄!

企業向けIT製品の総合サイト「キーマンズネット」が、IT担当者300人に行ったアンケート『勤怠管理システムの導入』(2015年2月)によると、「勤怠管理で苦労している点」は以下の通り。

1位 未入力への対応(38.0%)
2位 収集・集計作業が煩雑(26.0%)
3位 在宅勤務など勤務体系の多様化に対応できていない(24.0%)
4位 リアルタイムで把握できない
5位 アクセス集中時の高負荷


管理者と総務がタイムカードでの勤怠管理に手間をとられ、時間とコストが無駄になっていることがわかります。
日本でタイムレコーダーが普及したのは1930年代と言われています。
勤務簿からタイムカードになったことで働く人は「手書きから機械打刻になった」という意味で少しだけ楽になりましたが、管理者と総務の手間はまったく解消されませんでした。
そんな時代が何十年も続いていたのですが、今は解決ツールがあります。

グループウェアの勤怠管理システムで、問題はほぼ解決

タイムカードを使っている会社様は、まずは勤怠管理システムの電子化を行いましょう!
入力業務はほぼゼロになり、勤務時間、残業時間の集計も自動で行うことができます。

勤怠管理システムには様々なものがありますが、おすすめなのはグループウェアとセットになったもの。
社員が毎日使うものですから打刻漏れが起こりにくくなります。
ログインと同時に始業の打刻を行うタイプもあるので、会社のPCの起動項目にブラウザを加えておけば作業は簡単です。
PCにもスマホにも対応しているので、直行直帰の際も打刻可能。
管理者はリアルタイムで勤務時間を把握できるので、月末に集計されるのを待たずに、今月の残業時間がどれくらいかがすぐにわかります。

裁量労働制の場合、勤怠管理自体が不要なのか?

「我が社は自由出社の裁量労働制なのでタイムカードはない。勤怠管理は個人の判断に任せている」という会社もあるでしょう。
残念ながら、どんな労働形態でも勤怠管理をしないのは間違っています。

確かに裁量労働制の場合は会社が始業時間や就業時間を決めることはできませんが、
日本の裁量労働制は「労働のみ評価して対価を支払う制度」というよりは、「みなし労働制」に近いもの。
実際の労働時間とは関係なく、あらかじめ定めた時間を働いたとみなす制度のため、裁量労働制でも残業代は発生します。
深夜勤務や休日勤務があった場合も手当を出さなければなりません。

また、健康・福祉を確保するために事業主は労働時間を把握する義務があります。
労働基準法には「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」というものがあります。
それによると、トータルの労働時間だけではなく始業時間や就業時間まで、事業主は把握していなければなりません。
ですから、勤怠時間の記録は必須なのです。

まとめ

従来のタイムカードは管理者にも総務にも、膨大な手間を発生させています。
打刻ミス、入力ミスなどヒューマンエラーが発生するポイントも多くあります。
グループウェアの勤怠管理システムを使えば、導入しやすい金額で業務が効率化できます!

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