仕事ができる人は、スケジュール管理を活用
グループウェアで利用頻度が高い機能の一つが、スケジュール機能になります。仕事をしている人であれば日々のスケジュール管理は重要ですね。
1日の時間は限られており、限られた時間内で計画的に物事を実行していく必要があります。仕事ができる人は、スケジュール管理を上手く活用して計画的な活動を行なっています。
今回は自分のやる事を計画的に進めていくためにスケジュール管理を上手く活用するコツをご紹介します。
スケジュール管理が必要なこと
仕事をしていれば色々な予定が入ってきます。会議や打ち合わせなどのように、時間を束縛される予定はスケジュールに登録している人は多いと思います。
しかし会議資料の作成や打ち合わせ内容の整理などいわゆるTODO的な内容はスケジュールに入れていないケースも多いと思います。このような作業も時間を確保しなければなりません。
その他にも自分の成長のための思考時間も必要です。時間がある時に考えようと思っていると、いつまでたっても時間が取れないケースは皆様も経験あるのではないでしょうか？考える時間はビジネスを行う上で重要な時間です。このような時間もちゃんと確保して計画的に行動していく事が重要です。
スケジュール管理するための計画を立てる
計画的に物事を進めていくために、自分がやらなければいけない事を整理する必要があります。これも時間の確保は必要です。
自分の予定を整理していきます。出来れば1カ月単位で計画を立てましょう。1カ月先の決まった予定なんかないよと思う方もいるかもしれませんが、予定がない方が、計画は入れやすいですよね。まずは自分が理想とする計画を立てましょう。
まずは下記のような順番で整理します
- 毎日行っている作業を整理
- 決まっている予定を整理
- やらなければいけない作業を整理
- 思考時間の確保
それではそれぞれについてご説明します。
毎日行っている作業を整理
これは日々やらなければいけない事です。メールのチェックや日々の日報を書く行為などが該当します。このような作業も時間を使っています。洗い出す事で1日の作業に割り当てられる時間が整理できます。
決まっている予定を整理
会議やミーティング、営業であれば訪問の予定などです。自分だけでは時間調整が難しい決まっている事を洗い出します。営業計画などもここで立てておきます。
やらなければいけない作業を整理
ここでは、必要な作業を整理します。提出期限が決まっているような作業、または前述の決まっている予定に付随する作業なども全て洗い出し、計画を立てていきます。
思考時間の確保
自分が成長するため、業務を改善するためには考える時間は必要です。このような事は期限が決まっているわけではないので、どうしても後回しになっていきます。
しかしこのような時間も自分自身の成長のためには必要な時間です。特に立場が上の人になればここの時間は組織にとっても重要になります。
思考時間は定期的に確保する
考える事は集中が必要です。しかし人は長い時間集中はできません。思考時間時間に何時間も確保しても飽きてしまい、頭が働かないですよね。
思考時間は短くてもいいので、定期的に確保していく事をお勧めします。新しいアイデアは突然思いつく事もよくありますが、それは定期的に考える事を行なっていればこその結果だと思います。考える事を継続する事が重要になります。
また思考時間中は出来るだけ邪魔されない時間帯を選ぶようにしましょう。よく頭が働く時間は午前中などの話も聞きますが、時間帯よりは自分のライフスタイルで1番邪魔が入らない時間帯を選択するのが良いかと思います。考えている時に、電話がはいったり、部下から相談されると邪魔になっちゃいますよね。
こういった邪魔が入りにくい時間帯で調整していきましょう。
スケジュールには余裕を入れる
ここまで計画の立て方について書きましたが、これであなたの1カ月のスケジュールはいっぱいいっぱいになったでしょうか？
もし予定が全て埋まってしまった方は、仕事を分担した方が良いと思います。
日々の仕事をしていると突発的な対応や作業は必ずはいってきます。例えば上司が突然作業の依頼をしてきたり、営業であればお客様からの突然の問い合わせで対応しなければいけないなど、予定外の事はどうしてもおきてきます。
そのような時に予定があるので無理ですとは言えませんよね。このような突発的な対応のためにも計画的な予定は、余裕を入れておく必要があります。
出来れば計画の段階では50%ぐらいの余裕はあっても良いかと思います。
人はロボットではありません。計画のズレや突発的な対応のためにも余裕を持った計画にしておきましょう。
PDCAを回す
いざ計画を立ててスケジュールを入れたが、なかなか上手くスケジュール通りにはいかない人も多いと思います。3日で計画が狂ってしまった人もいると思います。
しかしここで入れた計画はあなたの理想です。予定通りいかなかった要因を考えて、改善していく事が重要になります。例えば突発的な対応が多くて予定通りできないのであれば、突発的な対応時間も計画で確保しなければなりません。突発的な対応で一日が終わってしまっているのであれば体制や効率化を考えていく必要があります。
何事も初めから、理想通りにはいかないものです。計画がずれた要因を把握して改善を繰り返していく事で成長していきます。
計画がズレた要因を把握して自分の理想の仕事の進め方を実行していきましょう。
TODO管理も簡単に出来るスケジュール管理
ここまで書いたように、スケジュールには自分の計画を入れて、確実に計画を実行していく事が重要です。そのためにもやるべき事をしっかり整理してスケジュールで管理していきましょう。
WaWaOfficeのスケジュール管理はTODO管理と連携してTODOをスケジュール上で管理が可能です。やるべき事を整理してスケジュールで管理が簡単に行えます。
