WaWaOfficeのスケジュール機能でテレワーク支援

新型コロナウイルス感染症の対応でテレワーク推進が行われ、在宅勤務が増えていますが、皆様の会社ではいかがでしょうか。

在宅勤務ではいくつか気にすべきポイントがありますが、大きなポイントの一つはコミュニケーションでしょう。
当記事では、テレワークのコミュニケーションに視点を置き、グループウェアのスケジュール機能で解決する方法を記載します。

記事：濱田

テレワークによるコミュニケーション問題

テレワークでは、勤務場所はそれぞれ異なります。
場合によっては、メンバー全員が別の環境で働いているということもあります。
その結果、メンバー間で何をしているかわからない、という問題が発生します。

下記の3つのパターンに分け、問題点とWaWaOffice（グループウェア）を使った解決案を記載しました。

• スケジュール調整が難しい
• どこにいるのか、忙しいのかわからない
• 何の作業をしているかわからない

問題1：スケジュール調整が難しい

問題点

会社と家、家と家のように離れて業務を行っていると、コミュニケーションが不足していきます。
その状況の中ですと、1対1の打ち合わせだけでなく、ふと数人で打ち合わせたいという状況が発生します。

現在、無償・有償のWeb会議ツールが多く出回っていますので、テレワークしていても複数人の打ち合わせは可能です。しかし複数参加のミーティングは、それぞれのスケジュール調整が手間になります。

同じフロアであれば、直接声かけして確認すればすみますが、お互いが離れている場合、その調整には時間がかかります。
電話やメール、チャットや回覧板などで、それぞれのスケジュールを確認し、ミーティング日時を調整していくという作業ですが、参加人数が多ければかなり手間で、問題となる部分です。

解決策

WaWaOfficeには、仮予約機能があります。
仮予約機能は、出席者に「参加」「不参加」を聞くスケジュール機能です。

この機能を使えば、仮で登録されたスケジュールは、相手側に通知されるとともに「仮」としてスケジュールに表示され、「参加」「不参加」の回答ができます。
いちいち参加者に聞き取らなくてもよく、スムーズな調整作業が可能になります。

問題2：どこにいるのか、忙しいのかわからない

問題点

同じフロアであれば見渡せば、その人の状況はわかります。
在席中なのか、会議に出ているのか、立ち話ししているのか、外出しているのか。本人が不在でも、周りの人が行き先を知っていることも多くあります。
また、なんとなく今、忙しそうかそうでないかもわかります。

テレワークで主体となる連絡手段は、主に携帯電話やメールです。
携帯電話での連絡は、相手が忙しい時間やお客様先などで電話に出づらい場面はできれば避けたいと思うはずです。また、頻繁に電話するのもちょっと……とためらうこともあるかもしれません。

つまりテレワークでは、相手の状況が見えづらいがために、コミュニケーションが減ってしまい、そしてまた相手の状況が見えづらくなるという悪いスパイラルに陥ることがあります。そしての結果、報連相が滞ってしまうということも起こり得る問題です。

解決策

この解決策は、通常のスケジュールの使い方で対応できます。
ここで重要なのは、役職・立場関係なく入れておくということです。面倒くさいという方もいますが、自分のスケジュールを入れておくことで、車の方向指示器のように、相手に知らせることができます。

また、集中して作業時間を取りたい場合、下記図のように「連絡して欲しくない時間」をスケジュールに入れるなどルール化しておくことで、軽微な連絡を防ぎ、生産性をあげることができます。

問題3：何の作業をしているかわからない

問題点

上司から見れば、今、部下が何の作業をしているか、という管理がしづらい状況も発生します。
とはいっても、今何をやっているかを都度電話やメールで聞くのも、お互いの生産性を下げる要因になります。

また、上司・部下だけでなく、チームで作業を行う場合も、チームメンバーどうしの進捗把握も同様です。
朝礼、終礼や定例ミーティングというもので、報告することとは思いますが、聞かなくてもわかる工夫があればよりスムーズな進捗管理ができます。

解決策

スケジュールには、来客や会議、訪問といったものだけでなく、主な作業スケジュールを予定として入れておくことをオススメします。

日時が決まっていない作業であれば、いつからいつまで、というイベントで登録しておく。提出や報告日時が決まっている作業は、それを行うスケジュールとして入れておく。このことで自分の作業管理ができるだけでなく、作業を依頼した人が仕上がりの日程を確認でき、優先順位の変更を依頼することもできます。

さいごに

以上、簡単にWaWaOfficeのスケジュール機能を使うことで、テレワークで不足しがちなコミュニケーションをカバーする方法を記載しました。

テレワークやコミュニケーションといったものは、各社まちまちの悩みがあると思います。
上記例に当てはまらなくても、困っていることがありましたら、フリーダイヤルかお問い合わせフォームよりお聞かせください。
また、WaWaOfficeシリーズの「詳細資料」や「無料お試し」は下記より受け付けていますので、遠慮なくお申し込みください。