グループウェア浸透のカギは・・・、利用者目線。



WaWaOffice

日本政府主導の『働き方改革』を受け、場所や時間にとらわれない「クラウドサービス」の導入を検討している企業が増えています。

情報システム部門には「早急に、誰でもいつでもどこでも仕事ができるような環境を整備せよ」といった会社からのミッションが課せられるケースが増えてきているのではないでしょうか。

情報システム部門の悩みは、どうすれば社内に浸透するか、です。

せっかくの高機能のツールを導入しても使われない。そのような例はいくつも見聞きします。

弊社の提供するWaWaOfficeのようなグループウェアも、働き方改革には無くてはならないツールです。
今回は、その「グループウェア」をどのように選定し、どのように浸透させていくか、のお話しをします。

グループウェア導入のポイント

1.目的を明確にしましょう。

アナログ文化の会社では、初めから範囲を広げすぎると利用者は使いこなせない場合があり、システム担当の負荷も大きくなります。

「部門内・別営業所の社員のスケジュール共有をしたい」「回覧をスムーズにまわしたい」「伝言をすぐに知らせたい」など具体的に整理していきましょう。

2.使いやすさ重視のサービス選定

目的が明確になったら、選定のポイントを決めましょう。
このポイントには目的に沿った機能ももちろんですが、忘れてはいけないのは使いやすさです。

目的が達成でき、操作性がよく社員が使いやすいサービスを選定することで、導入後の浸透も早く利用率も高いようです。

3.シンプル・カンタンなルールで運用

紙やホワイトボードという「アナログ文化」から、クラウドサービスという「デジタル文化」へ移行する場合、最初からあれもこれも、では利用者が疲れてしまいます。

普及会を開く会社もありますが、長々とした話しになるのなら、誰も聞きたくは無いでしょう。

グループウェアの全機能を使い切る、そう考えずに、まずはココだけ、というものから始めましょう。

ほとんどの会社では、一気に「アナログ」から「デジタル」に乗り換える、ということはありません。
この機能は、数週間。この機能は、数か月。

そのように、徐々に浸透していきます。

まずは、「カンタンでシンプル、だけど頻度のそこそこ高い」ものをデジタルで運用するのをお勧めします。

4.利用状況を考えフィードバック

1日で、みんながアナログからデジタルへ。それは幻想です。
利用状況を見ながら、徐々にデジタルに慣らしていきましょう。

利用者は「これは便利」と思えば、どんどん使い始めてくれます。

まずはそのためにも、上記2番にあるように「少なくとも見やすく、使いやすいもの」を選ぶのが大事です。

シンプル・カンタン操作のWaWaOffice

WaWaOfficeは直感的に使いやすいシンプルなグループウェアです。
グループウェアとして十分の機能を備えつつ、初めてグループウェアを導入するお客様からも、「説明会が必要ないほどの直感的な操作ができる」と評価をいただいています。


モバイルやタブレットでの確認も簡単に出来るようになります。


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