【活用例】データベースを活用して議事録を管理



WaWaD-Be

営業会議、プロジェクト会議、お客様との打ち合わせ、チームミーティング・・・
人が集まって話し合いを行った後に内容を思い出すため、「言った・言わない」で口論にならないために多くの方は議事録を残していると思います。

あなたの会社はどのように議事録を残していますか?

紙やExcelでの議事録管理の課題

まず、紙で議事録を記録している場合一番問題になるのは議事録を溜めておくスペース。
最初の頃はファイリングして指定のロッカーの中に置いていても問題は感じませんが、回数を重ねる度に増えるファイルによりロッカーの中も手狭になっていきます。
以前の議事録内容を確認するにも、あの話は何回目の会議の時に出ていたなど明確に覚えていなければ一枚一枚確認していくという途方もない作業が発生します。

では、Excelで管理した場合はどうでしょうか?
こちらは紙と違ってスペースの消費は有りません。記録した議事録は共有サーバーの中にアップしたり、関係者にメールで送る事も出来ます。しかし、こちらも後で見返すとなるとフォルダの中に蓄積されたデータから該当のデータを探し出す作業や、メールを一件ずつ開封してファイルを開いて・・・という作業が発生します。

どうすれば手間なく議事録を残すかつ後の検索も楽に出来るのでしょうか?
解決策は簡易データベースの利用に有ります。

WaWaD-Be(なんでもアプリ)での議事録管理

WaWaD-Be(なんでもアプリ)ではExcelで運用している帳票に近い形の入力フォームの作成が出来ます。データでの管理になるためスペースを消費しません。
クラウドサービスのためタイムリーな情報共有も可能です。

紙とExcelで課題になっていた該当の議事録を探すという作業も検索機能で軽減されます。

WaWaD-Be(なんでもアプリ)での議事録管理+α

会議の覚書として議事録の管理をしていただく事は当然出来ますが、更に便利になる活用例をご紹介いたします。

多くの会議では「いつまでに」「誰が」「何をする」という「ToDo」が出てきますが、議事録にToDo管理を紐づけて管理する事ができます。ToDo管理では進捗の管理や期日が迫っているもののお知らせ通知を行う事が出来ます。

WaWaD-Be(なんでもアプリ)での議事録管理+α2

会議を行うのは社内の人とだけではないと思います。
商談中のお客様、販売代理店、取引先など・・・。社外の人にアカウントを渡すと見せたくない情報まで見えてしまうのではと心配されるかもしれませんが、アクセス権限により必要な情報しか見せない事も出来ます。

議事録の種類が大きく増えるようであれば、入力フォームが共通のものは1つにまとめて、参照権限を利用して必要な議事録のみを一覧で表示させることも可能です。

なんでもアプリ(WaWaD-Be)でさまざまなデータ共有!

クラウド型データベースのなんでもアプリ(WaWaD-Be)を使えば、議事録の作成も共有も簡単に出来ます。
社内だけでなく社外とも情報共有して仕事の効率化を図りましょう!

WaWaD-Be

業務改善クラウドサービス
WaWaOffice紹介資料

サービスの概要、特徴、機能紹介など様々な情報を掲載。まずは資料をご確認ください。