仕事の効率化を考える
仕事の効率化はどこの企業も考えている事だと思います。日々の仕事をしていると当たり前と思ってやっているの事も実は考え方や運用を見直せば随分効率的になることもあります。
例えば、営業担当者が顧客に提出している提案資料。これもデータをためていくことでいろいろ活用ができます。同じような業種に提案する際に、参考にしたりそのまま他の営業担当者が提出した提案資料が利用できたりもします。
当たり前のように提案の際に作成していた提案書も共有してデータをためていけば、効率的になってきます。
データを貯める必要性
何か業務を効率化、改善しようとしたときに直観的に思いつくようなことは勿論改善ができますが、データを貯めていきそれを分析することで思ってもいなかった解決案が出てきます。
例えば自分では定期的に顧客訪問ができていると思っていても、実際活動のデータを貯めていると、ある特定の顧客にしか訪問していなかった。または訪問している顧客に偏りがあったなど、データから気づくことは多々出てきます。
人はすべての事を覚えておくことは不可能です。自分の感覚だけの改善よりはデータを活用すればはるかに合理的な改善を実現していくことが可能になります。
データを貯めて効率化に活用していく
ではどのようなデータを貯めていくことができるでしょうか。例えば下記のような事も貯めていけば活用できたりもします。
顧客からの問合せデータ
ビジネスを行っていれば、様々なお客様から問合せがはいてっくると思います。そういった問合せも貯めていくことで様々活用が出来てきます。
例えば、顧客の問合せデータを分析して問合せの多い内容であれば、ホームページやサポートサイトに掲載してFAQのように顧客がいつでも確認できるようにすれば、問合せが削減されるかもしれません。また問合せが多い内容をサービス改善の参考にしていけば自然とわかりやすいサービスの提供ができてきます。
日報データを貯める
営業担当者の日々の活動をためていけば、営業改善の役に立つのは勿論、個々の行動をマネージャーが指導しやすい環境はできてきます。営業以外の職種でも日々の業務を日報として貯めていくことで、業務効率化を行うための参考にできます。
改善意見をデータとして貯める
会議や、ミーティングなどで「〇〇したらいいのではないか？」などちょっとした改善意見も出てきます。しかしその場では「そうだなぁ」と思いつつ、後回しにしてしまう事もあるかと思います。またそのような意見も突発的に思った意見の場合があります。
いざ改善をしようと思ったときに、その時の改善案は忘れ、今その場で思いついた改善を優先してしまうようなケースもあります。データとして貯めていけば、いざ改善を行いたいと思ったときに何をするかデータを見ていくことで今必要なベストな改善案を実践できるようになります。
自由にデータを貯めるためのデータベースサービス
このように業務で発生する様々なデータを貯めていくことで、的確な業務改善や効率化を行っていくことができます。働き方改革を成功させるために必要な事でも書きましたが、業務の効率化を行い長時間労働の是正を実現していくことも可能です。
WaWaOfficeはデータを自由にためていく事が簡単に行えるデータベースサービスを提供してます。プログラム知識は不要で誰でも簡単に業務データを貯める仕組みの構築が可能です。データをいつでも活用できるデータベースサービスもご検討ください。
