【活用例】ワークフローとデータベースを連携して利用する



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ワークフローシステムを導入している企業では、決裁後のデータ管理をどのように行っていますか?
WaWaOfficeシリーズでは、ワークフローの決裁データをデータベースで管理集計して活用する事が可能です。

例えば、契約書の申請はワークフローで承認をとり、決裁後のデータ管理はデータベース上で行うことで、次の契約更新時期の把握(気づき)や、社内で共有できる環境を作ることができます。

また、ワークフローで申請された、経費精算などを部署別に集計し、ポータル上で現状の経費利用状況を把握するなど、さまざまなシーンで活用する事ができます。

この記事では、このような活用例についてご説明します。

【活用例1】契約書を管理する

1.契約書をワークフローで申請、上司関連部署の承認後契約を行います。

2.契約書は、決裁後 Excelに出力も可能が可能です。
ExcelデータをPDFにして、お客様に送付することが可能ですのでデータ作成の2度手間が無くなります。

3.決裁されたデータは、顧客管理データベースと連携して活用できます。
顧客データベースに関連するデータベースを一覧表示ができるので簡単に管理が可能です。

4.データベースの機能で、例えば契約日から1年経過した契約内容についてはお知らせ可能

【活用例2】 経費の利用状況を把握する

1.ワークフローで、自社にあった経費精算の申請フォーマットを作成して、日々の運用を行います。

2.決裁後に、データはデータベース上の経費精算にDBに連携

データベースとの連携でのメリット

上記のように、ワークフローとデータベースを連携する事で、業務フローを標準化し更にデータの活用を改善していく事が可能になります。
データベース単独でも、様々な用途に活用でき、働き方改革を支援するツールとしてご利用いただけます。



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