営業の効率化を行い商談件数を確保するための取り組み



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営業の効率化の必要性

営業は売上獲得を行う事がミッションであり、そのために日々行動を行っていると思います。売上を獲得するためには商談件数を増やしていく事が必要になりますが、営業は商談以外にも多くの仕事があり、商談よりも他の作業を行っているケースのほうが多い場合もあります。

営業マンがもし商談のみに集中出来る環境になれば受注確率も向上し、商談件数も拡大できる可能性が高いです。営業マンが商談に専念出来るようにしていく事がビジネス拡大には必須になるのです。

しかし実際人員的な問題もあり商談だけを営業が行うのは難しいかもしれませんが、今自社の営業活動において効率化できる所はないか?考える事は必要なことになります。

商談以外の営業の仕事

日々商談ばかりしている営業マンは少ないと思います。会社にもよりますが、サポートも含め全て営業がやっているケースもあるようです。まずは自社の営業の仕事について考えてみましょう。

社内での仕事

社内の事務処理など営業が社内で行なっている作業は意外にあります。

  • 営業会議
  • 会議資料の作成
  • 週報などの報告書類
  • 販売管理システムでの受注や売上処理
  • その他社内プロジェクトなどの対応
  • 様々な申請業務

など、他にもいろいろあると思います。このような社内の仕事を他の人に分担できないか?もしくは会議自体の必要性についても考える事が必要です。会議などは特に必要ないと思っている営業マンは多いのではないでしょうか。会議が数字だけの報告に終わっているのであれば正直メールで済むかもしれません。会議に半日つかっているようであれば1時間に短縮することで営業時間を確保していく事が可能になります。

場合によってはシステム化する事で更に効率化できる事もあるかもしれません。社内業務で発生している仕事は商談活動には直結していない可能性が高いものも多くあり、更に社内のことなのでその気になれば改善しやすい部分になると思います。まずは営業が社内の事務処理で改善できることがないか考えてみましょう。

顧客対応の仕事

顧客対応での営業の仕事も色々あります。

  • 新規営業活動
  • 見積作成
  • 提案資料作成
  • 顧客サポート業務
  • 商品の納品作業
  • 電話やメールの対応

など営業活動の中で商談以外にもいろいろな活動が必要です。顧客対応の仕事は営業の仕事と思いがちですが、例えばサポート業務や納品業務などを営業マンが行っているのであれば、売れる営業マンになればなるほど作業が増えていってしまいます。そうなると売れる営業マンでもサポート業務や納品業務に追われ、提案チャンスを逃している可能性があります。

また色々な作業が営業マンに増えてくると顧客に対しての対応が遅れ、逆に顧客との関係が悪化することも発生してしまうかもしれません。営業マンにとっては顧客との関係が悪化することは致命傷になってしまいます。そういった中、提案活動などの営業業務よりはサポートや納品作業を優先してしまう事もあると思います。遅くまで残業してでも顧客対応を行っている営業マンも多いと思います。

営業マンの活動作業をSFAで分析

営業活動を管理するSFAを利用することで、営業マンの商談時間などを管理することが可能になります。商談時間以外の活動にどれぐらい時間を費やしているか?実際のデータを見ながら改善するポイントが見えてきます。

営業マンの行動が分析できる
行動分析表

日々の活動を営業担当者が入力していく事で、どのような作業件数が多いのか?時間を費やしているのか?が見えてきます。実際に商談時間に費やしている時間が少ないようであれば、何らかの改善が必要になります。また個人別に商談時間を見ることもできます。

日々の営業活動がサポートや納品に時間を費やしているのであれば、サポート部門などの組織を作ることも考える必要があります。営業マンの活動件数自体が少ないのであれば社内作業などの改善も必要になります。

営業が忙しいくなると人を増員することができればいいかもしれませんが、営業はある程度のセンスも必要な職種です。それよりは出来る営業マンに提案活動に集中できる環境を構築していくほうが効率的です。更に人を増員するよりは、営業活動の一部をアウトーソングするなどの手もあります。

実際の自社の営業マンが活動しているデータを見ていく事で、対応しないといけない事が見えてきます。効率化や改善が必要な課題の優先順位をつけ、少しづつでも営業の効率化を実現していく事は企業にとって重要なことになります。

SFAなどのツールを利用して、自社の課題を把握し改善していく事で、提案件数の拡大を行う事ができ、提案件数を上げていく事で、売上拡大につなげていく事ができます。

営業の効率化に必要な事

今まで当たり前に行っていたことも、見方を変えれば改善できる可能性があります。例えばすべての営業活動を自社の営業マンが行わなくても、一部をアウトソーシングすることも考えることができます。また見積も営業マンが作成するのではなく、営業事務の担当者が作成することも可能です。営業マン以外のメンバーが見積を作ることで、過剰な値引きもやりにくい状態もつくれるかもしれません。

このように営業がやるのが当たり前と思っていることも、改善し営業を効率化していく事が可能になります。


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