リプレイスする最適なタイミング

ワークフローは企業活動に欠かせないベースの一つです。
減価償却や契約が終了するタイミングだけでなく、必要に応じてリプレイスを行いましょう。
この記事では、リプレイスを実施すべきタイミングについて目的別に紹介します。

目的1:既存ワークフローの問題を解決したい

リプレイスは、既存ワークフローに問題が発生したタイミングで実施するのが基本になります。
例えば、限定的な業務にのみ適した形になっており、その他の業務を行っている人には効率が悪いケースなどです。
サポートが終了しており、バージョンアップが不可能になっている問題もリプレイスで解決できます。
また、軽度の問題に対するアプローチとして選択されることも多いです。
例えば、データの蓄積によって動作が鈍くなってしまうこともありますが、そのような症状を改善する手段としても有効です。 いにくい状態で放置されたワークフローは次第に使われなくなっていきます。
放置によって事態が良い方向に向かう可能性は低いので、使用面に支障が出ないようにケアすることが欠かせません。

目的2:システム管理コストを削減したい

システム管理には定期的にコストが発生します。
その金額が大きいと良好な状態を維持するのは困難です。
メンテナンスとして発生するコストの大きさは企業の状態によって異なります。
保守を自社で行うノウハウがなく、メンテナンスを外注している場合はコストが膨らみやすいです。
どのようなケースにおいても、長期的な視野で考えるなら、できるだけ管理に伴う支出を抑える方が良いでしょう。
この場合、ワークフローに問題がない状態でも、管理費削減を目的にリプレイスを実施するケースが多く見受けられます。
例えば、社内の組織変更実施に合わせて新規のワークフローを導入することで、コストカットを実現できるでしょう。
経営状況の改善が必要なときもリプレイスのタイミングといえます。

目的3:用途を拡大したい

採用しているワークフローの用途を拡大するために実施する企業もあります。
導入当初は十分であったワークフローでも、ずっと通用し続けるわけではありません。
自社を取り巻く状況の変化によって、現状に対応しきれなくなることはよくあります。
新規業務がこれまでより複雑な流れであったり、データを新しいシステムの方式で抽出できなかったりするなど、従来の方式ではカバーできない事態が起こりえるのです。
既存のワークフローでは、改定された申請フローや承認フローを設定できないケースもあるでしょう。
しかし、導入前に今後の事情まですべて見通すのは簡単ではありません。
そのため、現実的には、必要性が生じたタイミングごとに、用途拡大のリプレイスを行っていくことになります。

リプレイス前に確認しておこう

いったんリプレイスを実施すると、元に戻すのは容易ではありません。
そのため、実施前にどんな効果を得たいのかを明確にしておくことが大事です。
既存ワークフローが使いづらいなら、解決したい問題を具体的にリストアップしておきましょう。
コストカットが目的なら、下げ幅を明確にしなければなりません。
用途を拡大したい場合も、効率化などの観点から相応しいワークフローを検討することが求められます。
また、目的や状況によっては、リプレイスがスムーズに完了するとは限りません。
実施の労力と得られる効果を考慮しつつ、残す機能や手掛ける優先順位を決めておくことが重要です。
案がまとまったらシミュレーションを行って、現状より活用できる見込みがあることを確認しておきましょう。

まとめ

現代社会のビジネスシーンは目まぐるしく変化しています。
それに応じて、ワークフローが陳腐化するペースも速くなっているので注意が必要です。
不用意に既存ワークフローに頼り続けていると、様々な点において損失が生じることになりかねません。
実情をチェックする機会を定期的に設けて、適切なタイミングでリプレイスを実施していきましょう。

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