ワークフローの基本機能とは

業務や作業の流れを図式化した「ワークフロー」。
そして、ワークフローをコンピューターなどで自動化したものが「ワークフローシステム」です。
今回は、業務の効率を上げるワークフローシステムの基本機能についてご紹介します。

申請業務のペーパーレス化

従来の業務における手続き・申請では、紙の申請書類を発行して承認者の押印による承認が行われていました。
ワークフローシステムを導入することで、
これらの手続きがペーパーレス化(紙の書類を排除すること)され、
データ上で書類を確認して電子印鑑を押印することで承認することが可能
となります。
申請書類の数が多いことで作業が煩雑になる事態を防げて、手続きにかかる時間を大幅に短縮することが可能です。
膨大な紙の書類がなくなることで、管理の手間もスムーズになるでしょう。

承認状況の見える化

紙の書類で手続きを行う場合、申請書類が現在どこまで承認されているのかを随時確認することが困難でした。
しかし、ワークフローシステムを導入することで、
承認状況が見える化(可視化)されるため、
申請手続きの承認がどこまで進んでいるのかをいつでも確認
できるようになります。

電子申請書の作成

複雑な書式の申請書を文書作成ソフトで作成する場合、手間と時間がかかってしまいますが、
ワークフローシステム上では、フォーマットに沿って電子申請書を作成することが可能です。
必要事項を入力するだけで申請書を作成できるため、
作業の手間を大幅に減らすことができます。

またワークフローシステム上で、従来の文書作成ソフトや表計算ソフトで作成した書類を閲覧・回覧することも可能です。

モバイルでのシステムアクセス機能

紙の書類で申請から承認までを行う場合、自社に滞在していない状態で、申請することは困難でした。
しかしワークフローシステムの場合、
モバイル(スマートフォンやタブレット)によるシステムの利用が可能なため、
外出先で申請書を作成して申請することが可能です。
移動中でもワークフローシステムにアクセスできるため、時間を効率的に使うことができます。

おわりに

今回は、業務の効率を上げるワークフローシステムの基本機能についてご紹介しました。
ワークフローシステムの導入は業務の効率化に役立つだけでなく、
作成したデータと既存の社内システムとの連携なども容易です。

申請手続きの煩雑さにお困りの場合は、ワークフローシステムの導入をおすすめします。

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