ワークフローの課題とは？課題解消の方法もご紹介

ワークフローシステムとは、
業務に関する申請事項の承認フローを指します。
紙の書類を回覧しながら段階的に承認印の捺印を行っていく方法が一般的ですが、
このプロセスには解決すべき課題点も。
今回は、ワークフローシステムにおけるおもな課題やその解決・解消策についてご紹介します。

【課題1】承認の遅延発生

紙の書類を回覧しながら捺印していく従来のワークフローシステムでは、
承認プロセスにいる誰かが出張などで留守にするとその分承認が遅れてしまうという課題があります。
業務のスピード化が問われる昨今においては、
承認の遅延によってビジネス自体に支障をきたすことも。
いつでも、どこでも承認状況を確認して承認が行えないことでの弊害が、
業務の滞りにつながってしまう可能性があるのです。

【課題2】申請プロセスが複雑

「紙の書類を発行するためにデータを作成」→「紙の書類を出力」→「順次回覧、捺印」→「最終確認の上、承認完了とし業務指示」
というワークフローシステムの申請プロセスは、
現代のビジネスの速度を考えるととても複雑なことが課題です。
業務スタート以前の段階でここまで時間や日数を要する過程を踏まなければならないとなると、
生産性低下につながると考える方も多いでしょう。
もう少し単純なプロセスでスピーディに申請や承認を進められれば、
業務そのものの生産性向上に貢献できるのでは？とお悩みの方も少なくないはずです。

ワークフローシステムの課題解決・解消のためには

紙の書類を回覧する方式で従来のワークフローシステムを実施している企業が
「もっと業務のスピード化・効率化を！」とお考えなら、
それらの過程をすべて電子化して対応できる「ワークフローシステム」の導入がおすすめです。

ワークフローシステムのメリット

1.紙を使用しないため、ペーパーレス化に貢献できる
すべてデータ上で決裁・承認を行えるため、ペーパーレス化につながります。

2.過去の決裁・承認履歴の確認が容易
多くの紙の書類をファイリングした中から1枚だけを探すことはとても非効率ですが、
電子化すれば1度の検索ですぐに確認できます。

3.承認経路や時系列が可視化できる
承認プロセスや決裁・承認完了までの履歴を時系列順に確かめられるため、
その見直しでさらなる業務効率化も可能になります。

決裁・承認のスピード化だけでなく、
ペーパーレス化や通常業務の効率化など、
ワークフローシステムの導入にはさまざまなメリットがあることが分かりますね。

おわりに

今回は、
従来のワークフローが持っていた課題や、
それを解決・解消に導くワークフローシステム導入のすすめについてご紹介しました。
ワークフローシステムは、
承認の遅延発生や複雑なプロセスによる業務スピードの低下といったこれまでのワークフローシステムの課題を解決・解消してくれるツールです。
現在では多くのベンダーによって、
さまざまなワークフローシステムがリリースされています。
社員や運用部門に対して確認をしっかり行い、
どの部署でも効率的に利用できるシステムを選定することが大事になるでしょう。

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