賢いワークフローシステムの選び方

内部統制やコンプライアンス徹底、コスト削減を目指す企業にとって、ワークフローシステムは大きな効果を発揮します。
しかし、「数あるワークフローシステムの中からどれを選べばいいのか分からない……」という方も多いでしょう。そこで今回は、ワークフローシステム選定のポイントについてご紹介します。



ワークフローシステムを選ぶ際のポイント

【操作】直感的に使えるか?

ワークフローシステム導入の目的のひとつに、業務効率化があります。その点において、操作性は非常に重要なポイントと言えるでしょう。
せっかくシステムを導入したとしても、ユーザーインターフェイスがわかりにくかったり、目的の入力画面に遷移するまでに時間がかかったりしていては、負担増を招く可能性もあります。スムーズに導入ができるよう、 直感的な操作が可能なシステムを選ぶことが大切です。

【機能】ニーズに応えられるか?

申請・承認プロセスはそれぞれの企業によって異なります。そのため、 必要になる機能 にも違いがあると言えるでしょう。
ワークフローシステムを選定する場合は、これらのニーズに応えられる機能が備わっているか?ない場合は、カスタマイズができるかなどを確認しておきましょう。
また、実際の使用にかかわる部分では、経路分岐機能や入力自動制御、スマホ対応、既存システムとの連携なども重要なポイントです。



【管理】メンテナンスは簡単か?

たとえば業務の追加や拡張がされた際、簡単に必要な機能の追加やテンプレート編集ができるかなどもチェックしましょう。
とくに組織変更や人事異動が頻発する企業であれば、できる限り容易にメンテナンスができるものを選ぶのがおすすめです。



【管理】メンテナンスは簡単か?

前項でお伝えしたとおり、ワークフローシステムの選定時にはさまざまなチェックポイントがあります。
しかし、使い勝手や機能については、実際に使ってみなくては分からないことも少なくありません。
そんなときにおすすめなのが、無料試用期間が設けられたワークフローシステムです。
たとえば現在使用している申請書の帳票をそのまま使えるのか?変更が必要な場合は、どこまでカスタマイズをしなくてはならないのか?など。
スムーズな移行ができるかをチェックしましょう。そのほか、現在の承認フローのパターンに対応できるかなども検証しましょう。

そして何より、操作性についてはもっとも重要なポイントです。担当者はもちろん、実際にワークフローシステムを使うことになるスタッフにも触ってもらい、フィードバックをもらうようにしてください。



おわりに

現在、さまざまなベンダーがワークフローシステムを提供しています。しかし、 それぞれの特徴や仕様は大きく異なるため、操作感や自社に合った機能が備わっているかどうかなど、さまざまなポイントをチェックした上で選ぶのが、賢いワークフローシステムの選び方です。 無料のお試し期間などを上手に活用し、使いやすいワークフローシステムを選びましょう。

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