稟議の電子化

社内で煩雑になりがちな業務の一つに「稟議」があります。
現在、様々な企業で、多くの意思決定者の承認が必要な稟議を電子化し、スピードアップを図ろうという動きが活発になっています。
これまで、紙の書類で行われることの多かった手続きを電子化することでどのようなメリットがあるのでしょうか?
こちらでは、その内容についてご説明します。

稟議とは? まずは改めてご説明します

日本のビジネスマンにとって、身近な言葉である「稟議」。
日本では、システムの導入や物品の購入をするためには、会社に稟議を出して事前に承認を得る必要があります。
この際に、「稟議書」と呼ばれる書類を提出する必要があります。
稟議書を作成し、関係各所の承認を得ることで、システムの導入や物品の購入をすることができるのです。

稟議の電子化とは

稟議の電子化とは、その名の通り、ワークフローなどのシステムを導入することで、稟議を電子的に処理することです。
通常、稟議には時間がかかります。
関係各所の承認を得るためには、それぞれの担当者が稟議書に目を通し承認の処理を行う必要があるからです。
途中で、ミスがあったり変更を求められたりした場合は、作り直す必要があるので、より時間がかかってしまいます。 しかし、ワークフローを使うことで、稟議の電子化をすれば、このプロセスをスピード化・効率化することができます。
稟議書がシステム上にあることで、物理的な移動の時間がなくなります。
そのため、関係各所がそれぞれ、スピーディーに処理することができるのです。
途中で、ミスや変更があった場合の変更の時間も短縮することができます。
電子化によって、このように稟議自体のスピードを格段に早めることができます。
これにより、意思決定のスピードもあがるため、他社と比較し競争力において優位をとることができるのです。

稟議を電子化することによるメリット

ワークフロー導入により、稟議を電子化。
そのことによるメリットは、以下の通りです。

コストを削減することができる

書類の電子化により、ペーパーレスになるため、コストの削減ができます。
「稟議書」の紙も必要なくなりますし、郵送コストも省くことができるでしょう。
直接的なコスト以外にも、稟議書作成や各部署での閲覧・承認などの時間的コストも、効率化により削減することができます。

記入漏れやミスを防ぐ

電子化した稟議書は、紙の稟議書と違いチェック機能をつけることや、データの参照機能をつけることができます。
そのため、記入漏れやミスのリスクを軽減することができます。
入力の仕方がわからない場合でも記入できるよう、記入例を表示させることもできます。
それにより、ミスのリスクはさらに減らすことができます。

申請者の負担の軽減

紙の稟議書であれば、稟議書を用意し、情報を調べながら一から記入する必要があります。
また、その稟議書にミスがあり差し戻された場合、一から作り直す必要があります。
ワークフローで稟議書を電子化していれば、他の電子化された情報や、ワークフロー上にある過去の稟議書を確認しながら、稟議書を作成することができるのです。
そのため、稟議書作成時の負担を軽減することが可能になります。
また、ミスがあった場合でも、一度申請した稟議書の一部を修正するだけで済みます。

おわりに

ワークフローを導入することによるメリットをお伝えしました。
多くあるワークフロー導入のメリットの中から、今回は、「稟議」に注目してご説明しました。
稟議を効率化できれば、企業にとっても担当者にとっても、メリットは大きいです。
ワークフロー導入にあたっては、ぜひこのことも知っておくと良いでしょう。

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