「業務の見える化」は、業務の効率化、課題解決につながる！

仕事内容を改善するには、社員がどんな仕事をしているのか把握し、無駄を省く必要があります。

・社内のメンバーが、何をしているのか分からない。
・メンバーが何をしているのか分からないから課題が見つかりにくい

これはスタートラインにすら立てていない状況です……。
問題を改善したいのならば「業務の見える化」を進め、社員全体の動きを掴むべきなのです。
業務を見える化することで、どんなメリットが生まれるのか、解説していきます。

業務の見える化をすることで見えてくるもの

業務の見える化をストレートに解釈すると、各チームメンバーの業務のプロセスを明らかにすること……ですが、社内の今の現状（作業の進捗状況、売り上げなどの営業状況）を把握することも含まれています。
業務の見える化をすることで、メンバーの抱えている仕事量が把握できるので、効率的に仕事の割り振りをすることができます。
やはり、メンバーが何をしているのか把握しきれていないと、特定の社員にに過度な負担がかかり、パフォーマンスにも影響します。
あまりに仕事が多すぎて体を壊した……ということにもなりかねません。
また、ある人は仕事量が多いのに、ある人は仕事量が少ないといったこともなくなります。
納期が遅れて、仕事の品質が下がる……では意味がありません。
適度に仕事を割り振り、メンバーのモチベーションを維持することもできるのです。
そして、業務の見える化をしたことで、無駄を省くことができます。
空いた時間で別の業務をすることができますし、残業時間なども少なくなるでしょう。

このように、業務の見える化は、業務を改善する大きな一歩となるのです。

先輩から後輩へ……マニュアルを伝えるにも見える化へ！

業務の見える化をすることで、新入社員へのOJTも改善されることになります。
不透明になっているマニュアルを文書化・データ化することで、問題があぶりだされ、改善しやすくなるのです。

・仕事のOJTは、業務マニュアルを使わずにすべて口頭
・特定の仕事は特定の人にしか分からない
・教える側も、やり方は分かっていても、やる意味や理由を把握していない

上記のような問題を放置している企業は多くあります。
これでは、今からスタートだという新入社員がつまづいてしまいます。
こうした業務の不透明な部分を文書化することで、業務がマニュアル化され、手順が統一されることになります。
こうして業務を見える化することで、OJTの手間や事前のミスを防ぐことができるのです。

チームだけではなく、会社全体を巻き込もう！

業務の見える化をすることで、チームが良くなっても、他の課や業務へ負担がかかるようでは会社にとってプラスになったとは言い切れません。
業務の見える化を実行するなら会社を巻き込む勢いで取り組んでください。
会社の規模が大きいのなら、自分のチームが関わる部門を変えるだけでもかまいません。
そうすることで、会社全体の業務が改善されていくのです。

業務の見える化にオススメなグループウェア

業務の見える化をサポートしてくれるのが、グループウェアのアプリケーション「WaWaOffice」です。
グループウェアは、企業の問題点をクリアーにする機能があります。
電子掲示板でのコミュニケーション、メンバーのスケジュールの把握などができるので、容易に業務の見える化を進めることができるのです。
本格的に業務改善を考えている企業は導入をオススメします。

WaWaFlowなら初めての方にもシンプル・簡単にご利用いただけます。

まとめ

・仕事内容を改善するためには業務の見える化が必須
・新入社員のOJTにも役立つ
・チームだけではなく、会社全体に広める必要あり
・業務の見える化にはグループウェアのアプリケーションを利用しよう
・グループウェアなら「WaWa Office」がオススメ

関連コンテンツ