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書類フォームの作成や承認申請プロセスの可視化など、ワークフローシステムの導入はさまざまな部署における業務効率化に有効です。
ただし、営業職の方などは外出も多く、出先で利用できるのかが気になることでしょう。そこで今回は、外出先でのワークフローシステム使用について解説します。

ワークフローシステムって外出先でも使用できる？

ワークフローシステムは「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つに大別できます。
前者は自社サーバーにワークフローシステムをインストールし、社内ネットワークを介して利用するツールです。
一方、クラウド型はインターネットを介して利用するシステムで、ワークフローシステム自体はベンダー所有のサーバーから提供されます。 ワークフローシステムが外出先でも使用できるかどうかは、どちらのタイプなのかによって異なります。

クラウド型の場合

クラウド型のワークフローシステムについては、管理者が特別な設定をしていない限り、 外出先での利用が可能なケースが多いです。
そのため、商談終了後にカフェに入り、そこからシステムを使って申請をするといった使い方も可能になります。

オンプレミス型の場合

対してオンプレミス型は、社内での利用が前提となっているケースが多いと言えます。
そのため、外出先から利用するためには、 外部からのアクセス許可機能（VPN接続など）を設定するなどの必要があります。 外部からのアクセス許可機能（VPN接続など）を設定するなどの必要があります。

モバイル対応のワークフローシステムのメリット

外出先でワークフローシステムを利用するシチュエーションでは、スマートフォンが用いられるケースが多いでしょう。そこで以下からは、モバイル対応ワークフローシステム導入のメリットをご紹介します。

いつでもどこでも承認申請が可能に

スマートフォンでワークフローシステムの承認申請が行えれば、その作業のためにいちいちデスクへ向かう手間がなくなります。帰社のために時間と交通費をかけることもなくなり、結果として業務効率化やコスト削減にもつながるでしょう。

承認者がデスク不在でもOK

承認者が出張に出ていたり、会議で離席していたりする場合でも、スマートフォンやノートパソコンから承認をしてもらうことができるため、業務の流れを止めてしまうことがありません。ちょっとした空き時間に承認を行ってもらえれば、時間短縮にもつながるでしょう。

承認者がデスク不在でもOK

プッシュ機能付きのワークフローシステム専用アプリをインストールしておけば、承認申請書類の見落とし防止につながります。また、催促機能なども併用すれば、期限を失念することも少なくなるでしょう。

おわりに

ワークフローシステムは社内利用のみでも十分に導入効果を発揮します。しかし、メリットを最大化したいのであれば、外出先でも使用できるクラウド型の導入がおすすめです。 ワークフローシステムは社内利用のみでも十分に導入効果を発揮します。しかし、メリットを最大化したいのであれば、外出先でも使用できるクラウド型の導入がおすすめです。

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