ワークフローとは

最近テレビや新聞などの報道で耳にする機会が増えた「ワークフロー」。
主に働き方改革などの社会的背景から用いられる言葉ですが、
そもそもどのような意味があるのか分からないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、ワークフローの概要や、ワークフローシステムを導入するメリットについてご紹介します。

ワークフローとは

ワークフローとは、もともとは「業務・作業の流れ」を指す言葉ですが、
最近は、「業務や作業の流れを図式などで可視化したもの」
を指すケースが多くなっています。
また、ワークフローをコンピューターなどに組み込んで自動化したものを「ワークフローシステム」と呼びます。
以降では、ワークフローシステムについてご紹介します。

ワークフローを電子化した「ワークフローシステム」

ワークフローシステムとは、申請や手続きなどを電子化して、
規定の作業手順に従って自動で決済までの処理を行う仕組みです。
インターネットや社内システムを活用して、ブラウザ上で動作するシステムを活用しているケースが多く、
タイミングや環境を問わず処理を実行します。

紙文書を多くの部署に経由して承認を得る従来の方法と比較すると、
時間のロスや書類の増加を抑えられる点が強みで、現在では多くの企業が導入しています。

ワークフロー化するメリット

ここでは、社内業務にワークフローシステムを導入するメリットについてご紹介します。

業務の進行状況や問題点の把握

紙の文書で業務を行う場合、業務の進行状況を瞬時に把握することが困難でした。
しかし、

ワークフローシステムを導入することで、
業務の進行状況や問題点を、迅速に把握できるようになります。

業務の非効率な手続きの改善

業務に関する手続きを従来のフローで行う場合、
決済までに時間がかかったり、保管書類の数が膨大になったりするなどの課題がありました。
ワークフローシステムを導入することで、アナログで行っていた作業はデジタルで行われることになるため、
業務の非効率な手続きは改善されるでしょう。

おわりに

今回は、ワークフローおよびワークフローシステムという用語の意味と、
社内でワークフローシステムを導入することで得られるメリットについてご紹介しました。
ワークフローシステムとは、
申請や手続きなどの業務をコンピューターに自動処理してもらう仕組みです。
ワークフローシステムを導入することで、人力で行っていた作業は自動化されるため、
業務効率の向上が見込めます。

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