働き方改革で、間接部門の工数削減や生産性向上、またペーパーレスに取り組む企業が増えてきました。これらを実現する手段として「ワークフロー(システム)」に注目が集まっています。

当コラムでは、ワークフローの基本から導入にあたって考えることまで記載します。

▼この記事の目次

ワークフローとは

ワークフローとは「業務の一連の流れ」です。

業務と人の関わりや、それらの流れがどうなるのかを定義し、流れ図などで表記したものです。
最近では、申請や稟議といった申請系業務を「ワークフロー」と呼ぶことが多くなっています。
また、業務の流れに主軸をおいたものは、それとは別に業務フローと呼ぶなどワークフローと区別している場合もあります。

ここでは、申請や稟議文書といった申請系業務についてを「ワークフロー」として記載します。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、文字どおりワークフローの仕組みを電子化(システム化)したものです。

ほとんどの企業ではワークフローについて、申請書式や記入内容などを社内ルールとして取り決めており、電子化(システム化)か紙で運用されています。
電子化、紙それぞれに利点がありますが紙の申請書の場合は、決裁された申請書を年度別や申請書式別、部門別等でファイリング保管します。紙ならではの利点は、この際の一覧性の高さです。ファイリングされた申請書をざっと眺めたり比べたりできるのは、紙ならではのものです。

ただし反面、紙ならではの問題点もあります。次の項で説明しますが、最近はこの紙での問題点をなくし、業務効率を上げるために、ワークフローシステムの導入が進んでいます。
なお、このワークフローシステムも、単純に「ワークフロー」と訳されることが多くあります。

ワークフローを紙で行う問題点

紙のワークフローとワークフローシステムを比較すると、申請書の作成から決裁までの時間は圧倒的にワークフローシステムの方が優れています。
また運用や保管まで、紙ならではの問題が発生します。まずは問題点をひとつひとつ、下記に記載します。

紙のワークフローの問題点1:申請書の行方がわからない

紙のワークフローの場合、申請書が今どこにあるかが把握できません。最後まで回れば申請者に連絡が来るか、申請書が返ってくるのでしょうが、途中経過は基本的にわかりません。
同じフロア内ならば、現在どこまで進んでいるかを探しに行くこともできますが、拠点や部署をまたがった申請の場合は、直接確認もしづらいため把握が難しくなります。また場合によっては、今どこまで回っているかを、電話やメールで確認するといったムダな手間も発生してしまいます。

また紙ならではですが、最悪の場合は、書類の山に紛れてどこかへ紛失してしまうということも発生します。その場合も、承認の遅延や最悪は申請の出し直しという手間が発生します。

紙のワークフローの問題点2:申請書がいつ回ってくるかわからない

問題点1を申請者ではなく、承認者・決裁者の立場で見た場合、いつ申請書が手元に来るかわからないという問題があります。

急ぎの申請だと、申請者より電話やメールが事前に入ることもあると思いますが、連絡が無い場合や、経路の途中に承認者や確認者が多い場合は把握ができません。
出張や休暇の前に、急ぎのものだけでも目を通しておこうと思っても、紙の場合は目の前に来るまでわかりません。

このように、承認者・決裁者の視点では、紙のワークフローはいつ回ってくるかわからないので対応しづらい、という問題が発生します。

紙のワークフローの問題点3:出張や休暇時の承認対応ができない

紙のワークフローは、承認者の不在時に対応が難しくなります。

例えば下記のような状況は無いでしょうか。
・出張や休暇明けで出社したら、申請書を持った承認待ちの人が列を作って待っていた。
・出張中に「急ぎだからどうにかしてほしい」と電話があり、出張先で確認し代行依頼をした。
・申請を出したが、承認者が出張中で待つしかなかった。

紙のワークフローの場合は、その紙のある場所にいないといけませんので、このような問題は発生します。

紙のワークフローの問題点4:申請書式の管理が大変

紙のワークフローの場合、申請書式は表計算ソフトやワープロソフトで作ることが多いかと思います。

申請者が申請書を作成する際には、この作成された申請書式に記入してくわけですが、だいたいの場合は、過去に申請してパソコンなどに保管していたものを流用して申請することになります。
通常はそれでいいのですが、書式が変わった場合はどうでしょうか。

新しい書式は、総務部門など書式に関係する部門が作成して配布しますが、申請者はうっかり昔の書式のまま申請してくることも考えられます。その場合には差し戻して、新しい書式で再度作成して申請を出してもらう、という問題が発生します。これも手間になる部分です。

紙のワークフローの問題点5:入力不備の差し戻しの手間

これは入力ミスによる手戻りの手間です。
単純な誤字脱字というよりは、たとえば必須項目を入力していないなどの、書式や運用リールに合ってない提出をされた場合の話しです。

申請書の記載時に、条件によって必須項目が変わる場合があります。
たとえば、新規取引ならこの項目は必須、さらに金額が100万円以上ならそれに加えてこちらも必須、というように、入力しなくてはいけない項目が可変することがあります。
紙のワークフローの場合、説明書きやコメントで記載はしていると思いますが、それをうっかり漏らしてしまうということもあります。

その場合、聞き取りによる追記や、差し戻しによる再申請が発生してしまい、どちらも手間です。

紙のワークフローの問題点6:物理的な保管が大変

紙のワークフローの場合は、決裁済の書類は、基本的にバインダに綴じてキャビネットに保管します。

保管の際には、見出しを作りファイリングしていく作業が発生します。バインダーにラベルを貼り、バインダー内の書類の見出しを作り、申請書を綴じるという作業です。
年度が変わったら、見出しを変えたり、新しくバインダーを増やしたりなど、事務作業も発生します。また保管期間がすぎたものはシュレッダーするなど廃棄の手間も発生します。

また、拠点がまたがる場合は、原紙は総務に保管するが閲覧用にコピーしたものを各部門に置いておく、というように、1書類で複数コピーが必要な場合も発生します。

そのように、紙に関しては共有が難しいため、保管の問題が発生し、それぞれ場所を取ってしまいます。

紙のワークフローの問題点7:印刷や場所のコストがかかる

紙のワークフローは、当たり前ですが用紙やトナーといった印刷コストがかかります。また申請書の出し直しやコピーして保管することなどを考えれば、1つの申請書で1枚の印刷コストでは収まりません。

また保管にあたっては場所代も必要です。どんどん紙が増え、キャビネットがいっぱいになり、文書保管庫のような別部屋を借りることも多くあります。
よく使用する書類というのであればいいのですが、年に数回しか参照しない申請書で保管庫が占められているということもよくあることです。

紙のワークフローの場合は、このような印刷コストや場所のコストといったものがかかってしまうという問題があります。

紙のワークフローの問題点8:過去の申請書を探すのが大変

紙のメリットは一覧性があるということですが、探し出すまでの手間は発生します。

例えば、過去の申請を参照したい場合は、保管されている部署のキャビネットの場所まで行き、バインダを開き、見出しを見て探す必要があります。
保管場所が別部門や拠点であれば、その部署の担当者に連絡して探してもらったり、自分がそこまで行って探したり、とさらに手間が発生します。

探しているのが1つだけであればまだいいですが、関連する書類が複数ある場合は、複数のバインダをまたがって探すことになり、かなり手間です。

特に監査などの場合は、監査員が指示する書類を都度出さなくてはいけませんが、必要と思われるバインダを準備して臨んだとしても、その中に無いものを見たいと言われれば、フロアに戻ってその書類が入ったバインダを探して持ってくるということになります。

探すのが手間、というのは検索して表示させることのできない、紙ならではの問題です。

紙のワークフローの問題点9:テレワークに対応できない

最近働き方改革で、働く場所を問わない雇用が増えてきています。
テレワークともいいますが、紙のワークフローの場合は、その場所にいかないと印鑑をもらえないということもあり、申請を出す社員、承認する上司、お互いそのために出社する必要が出てきます。

自宅やサテライトオフィスでの勤務やモバイルワークなどの勤務を取り入れようとした場合、紙での運用では限界があります。

ワークフローシステム導入の目的

企業によっては、どの部分が大きな問題か、というのはあろうかと思いますが、上記のような紙のワークフローの問題点を解消するためにワークフローシステムの導入を行います。
導入の手順は後述しますが、紙でワークフローを運用しているのであれば、まず問題を認識して何を改善するためにワークフローシステムの導入をするか、を決めてください。

このあと、ワークフローシステムを導入したメリットの説明に移っていきますが、まずは一般的にワークフローシステムにはどのような機能があるかを記載します。

ワークフローシステムが持つ機能

ワークフローシステムは、一般的に下記のような機能を持ちます。
弊社サービスのワークフロー:WaWaFlowの機能をもとに記載しています)

申請機能

事前に作成された書式テンプレートを使って申請書を作成し、申請する機能です。
書式テンプレートは基本的に自由に作成できますし、申請書の作成も、過去の申請を引用する・事前申請の情報を引き継ぐなど、入力補助があります。

申請状況の確認機能

申請が今どこまで進んでいるか、誰がいつ承認してくれたかなど、今申請書がどのような状態になっているかを確認できます。
また、承認が滞っている場合は、申請者は督促メールを送信してその承認者に知らせることができます。

承認機能

申請に対して、承認・決裁や否認・差し戻しといったものを行う機能です。またあわせてコメントを付与することも可能です。
事前に決められた承認・決裁ルートに従って申請は進みますが、自分宛に届く予定の申請を事前に確認できたり、代理承認や引上承認ができたりなどの承認補助があります。
また、社外やスマホからでも承認ができます。

検索機能

申請書を、申請者や書式、期間、内容等によって検索できる機能です。

滞留防止・通知機能

承認が必要な申請書が回ってきた際や、申請の差し戻しがあった場合などに、メールやPCの画面等にお知らせ通知が入る機能です。このことで、処理漏れを防ぎます。

管理機能

申請書の書式テンプレートや承認・決裁ルートを自由に作成することができます。
また承認・決裁ルートは、金額や申請者の所属などの条件で分岐させることが可能です。

ワークフローシステム導入のメリット

それではワークフローシステムを導入することのメリットを説明します。

ワークフローシステムのメリット1:申請の状況がわかるようになる

紙のワークフローは、申請がどこまで進んでいるかが把握できませんでした。
ワークフローシステムでは、申請者は申請の状況が確認できますので、今どこで止まっているのかがわかるようになります。
このことで、電話やメール、場合によっては直接行って承認者に確認するなどのお伺いが不要になります。
また当たり前ですが、紙ではないので申請書の紛失は起こりません。

ワークフローシステムのメリット2:承認・決裁の融通が利き、素早く対応できる

承認・決裁者は、自分を含む申請があった場合、自分まで届いていない申請でも事前に把握ができるようになります。
このことで、申請が既にされたかどうかを申請者に確認する必要はありませんし、計画立てた承認作業が可能となります。
また、社外からも承認・決裁が可能なので、出張時でも承認・決裁対応が可能です。

その他にも、上位者による引上げ承認や、代理承認といった機能を用いることで、急な申請でも融通が利いた対応が可能になります。

ワークフローシステムのメリット3:書式間違い、入力間違いによる再申請がなくなる

パソコンの中に入った申請書であれば古い書式を間違って使って申請してしまい、差し戻されて再申請をする、ということが考えられます。 ワークフローシステムでは書式テンプレートはシステムに登録されたものを使用しますので、基本的に申請書式の間違いは発生しません。
また各種条件によって必須項目の設定や自動計算もできるので、必要な内容が記載されていない・計算が間違っているなどを原因とした差し戻しと再申請も防げます。

このことで、ミスによる申請不備の差し戻しの手間がなくなります。

ワークフローシステムのメリット4:印刷コスト、場所のコストが軽減

紙ならではの印刷コストが減ります。
システム化しているとはいえ、事務手続き上、紙に出力する必要があるかもしれません。その場合に限り、その申請書だけ印刷すればいいので、印刷にかかるコストは大きく軽減されます。

また、紙であればバインダへ綴じてキャビネットに保管する、という物理的な保管が発生しますが、ワークフローシステムでは原則不要です。ファイリングすることもなく、キャビネットに保管する必要もありません。

大きく場所をあけることができるようになり、場合によってはオフィスを小さくすることや、文書保管庫が別途あるのであれば有効活用ができる、といった余分な場所のコストが不要になります。

ワークフローシステムのメリット5:探す手間が軽減

決裁済申請書は、システム内に保管されているので、いつでも閲覧が可能です。保管されたキャビネットまで行かずとも、自席にいながらにして過去の申請が検索して閲覧できます。

またPC1台で検索できますので、監査の際にもバインダを何冊も持ち運ぶ必要がなくなりますし、場合によっては、監査員に閲覧権限を付与して自由に見てもらう、というのも可能です。

ワークフローシステムのメリット6:社内ルールの整備で、内部統制に有効

システム化する場合、あいまいな運用フローではシステム化はできませんので、まず運用ルールを整備して見える化する必要があります。
たとえば、この申請はどのような承認・決裁フローなのか、業務分掌は適切か、など整理されていきますので、この整理が、内部統制に役立ちます。

また、バラバラになってた書式が統一されるメリットもありますし、システム化するということは、証憑書類の保管も完全であり、容易に改ざんもできません。

このような安心・安全な環境を作ることが可能になります。

ワークフローシステムのメリット7:働き方改革・テレワークの推進に活用

ワークフローシステムであれば、社外からでも申請や承認・決裁が可能です。

最近では、労働力確保でテレワークを推進する動きがありますが、ワークフローシステムを導入していれば、自宅やサテライトオフィス、モバイルワークといった社外でも申請業務ができますので、テレワーク推進の力になります。

ワークフローシステムの選定

紙のワークフローの問題点、ワークフローシステムのメリット、と説明してきましたが、それではワークフローシステムの導入を考えた場合、どのように選定していけばいいでしょうか。
企業によって、重要と思うところは変わりますし、それらを100%満たすワークフローシステムというのもなかなかないものです。

どのような視点で選定をしていけばいいかを記載していきます。

選定ポイント1:操作性はどうか

利用する人がパソコンに不慣れだという職場はどこにでもあります。まずは、パソコンに不慣れな方でも利用できるかが重要です。
たとえ機能が豊富であっても、ごちゃごちゃしていて使いづらい。マニュアルを見ないとわからない。そのような操作性では、社内の利用が進みません。

操作が直感的に行えるかどうかは、ワークフローシステム選定にあたっての重要なポイントです。

選定ポイント2:運用設計は柔軟にできるか

企業によっては、複雑な承認ルートを持つ申請書があったり、複雑な承認・決裁ルートがあったりします。そのような、企業ならではのルールに沿った運用ができるツールかどうか、というのも重要なポイントです。

複雑すぎる社内ルールがある場合は、ワークフローシステムに乗せ換える際に、可能な限り整理してしまうというのも重要ですが、どうしても整理できないものもあるものです。
そのような申請書・ルールに合わせられるシステムなのかどうかというのも、ワークフローシステム選定のポイントです。

選定ポイント3:利用イメージにあった機能があるか

社外から使う場合だとタブレットやスマホでの利用はどうか、というのを意識しないといけません。
他に、たとえば代理承認をよく使うというのであれば、その機能の使用感が十分イメージを満たせているのかという意識も必要です。

そのように、自社で利用するイメージどおりのことが、そのワークフローシステムでできるかどうか。
できないのであれば、運用での回避策はあるのかどうか。それらもポイントです。

選定ポイント4:メンテナンス性はどうか

ワークフローシステムの運用を開始した後、必ず発生するのが申請書の追加・変更です。
また場合によっては、部門の追加や社内ルールの変更で、承認・決裁ルートの変更が発生することもあります。

そのような場合に、簡単に修正できるのかどうかも重要なポイントです。

選定ポイント5:サポート体制はどうか

先ほどのメンテナンスの話しもそうですが、一度運用を始めても手を加えないといけない場面が出てきます。
ワークフローシステムの操作性や、過去に設定した経験でカバーもできますが、サポート体制があるとより安心です。

また、そのような何とかなるという場合はいいですが、今までメンテナンスしてた担当者が辞めてしまい、理解している人がいなくなった、という場合もあろうかと思います。
その場合に、どのようなサポートが受けられるのか。無償と有償の範囲を含めて確認しておく必要があります。

ワークフローシステムは、動かし続けるシステムはなので、サポートが充実しているかどうかは重要なポイントです。

選定ポイント6:システム連携は必要か

申請を行った後、別システムへ連携する。または表計算ソフトなどパソコンで管理するものがある。そのようなものがあるかどうか、あった場合必須かどうかの確認が必要です。

頻度が少ないのであれば、あえて重要視しなくてもいいと思いますが、頻度が大きい・工数が取られている場合には、重要なポイントになるかもしれません。

選定ポイント7:初期費用や契約期間で縛られないか

ワークフローシステムには、初期費が必要なもの、最低利用期間が設定されているものもあります。
初期費が高額だったり、最低利用間が長いといった場合には、まず運用してみるということが難しくなります。その場合は、無料トライアルが提供されているのであれば十分に試してみる必要があります。

また、ワークフローシステムには、サーバーにインストールするオンプレと、インターネット回線で利用するクラウドサービスがあります。
社内事情で、どちらかでないといけないのであれば、選択肢は絞られますので、それに合ったワークフローシステムを検討する必要があります。

ワークフローシステムの導入手順

ワークフローシステムの導入を考えた場合の手順を記載します。 トップダウンで全社一斉に行うという方法もありますが、オススメは特定の部署や職種だけの限定運用で、まず始めてみることです。
特に、組織が大きい場合は、一斉に行うと社内が混乱したり、反対勢力が現れたりします。
ワークフローシステムの運用成否は、社内に浸透するかどうかなので、まずは小さく始めて修正しながら範囲を大きくしていくことが重要です。

それでは下記に、導入ステップを記載します。

Step1:申請書を抜き出す

まずは、どの申請書をワークフローシステムに移すかを決めます。
選択基準はさまざまですが、可能であれば下記のものを選択してください。
・特定の部署や職種内だけで使用する申請書
・そこそこ申請頻度があるもの

いきなり全社運用するのはなかなか社内浸透が難しいこともあり、可能であれば特定の範囲での部分運用ができればいいかと思います。
また、そのような範囲が絞られた申請であっても、頻度が無ければ検証とはなりません。満たすものがないのであれば、今メールなどでやりとりしているようなものをワークフローとして新しく作るようにします。

それらも無い場合は、入力不備などで差し戻しが多いもの、頻度の多いものなど、システム化の恩恵が得られそうなものを選択してください。

Step2:ワークフローシステムへの置き換えを考える

申請書が決まったら、社内ルールを確認します。社内ルールは、記入項目や必須の有無、申請~決裁までのルートの確認です。金額などの内容や、申請者の役職などによって項目やルートが可変する場合もあると思いますので、それらを洗い出します。

洗い出した後は、不要なものはないかの確認をしてください。
特に、昔から運用しているワークフローであれば、慣習で残ってしまっている項目やルートがあります。
たとえば、以前はシステム部長が必要だと言って付けた項目が、今は使われていないとか、そもそも今はそのシステム部長に回す必要が無いとか、といった見直しです。

せっかく紙から電子化しますので、今後も必要かどうかを合わせて検討します。
また、この機会に項目を追加することも可能ですが、まずは社内の混乱を防ぐ意味でも、できるだけ今の項目数より大きくしない、または減らすという方向で検討してください。

Step3:ワークフローシステムの担当者を決める

ワークフローシステムの導入以降、下記のような場合に変更作業が発生しますので、対応する担当者を決めます。
・申請書の項目の増減などで、テンプレートが変わる
・新規部門が立ち上がる、社内ルールが変わるなどで決裁ルートが変わる

たとえば、全社に関わるものは総務部門が担当となる。各部門内で使われるものは、総務部門のサポートを受けるが各部門が担当となる。このような担当決めです。
もちろん、導入初期と安定運用期では担当も変わる場合もありますが、誰が担当かが決まっていれば引継ぎや教育なども容易に行えますので、とりあえずの担当者を選定しておくことが望ましいです。

Step4:部分運用を行う

もし特定の部署内や職種など、範囲が絞られた申請書をワークフローシステムに移行できた場合のステップです。

まず運用してみて問題は無いかを確認します。問題点があればそれを改善して運用を継続します。
逆に、運用してみて紙のワークフローと違った便利なところも抜き出します。例えば、引き上げ承認や代理承認、督促といった部分は、紙のワークフローではできなかったことです。これらが便利に使えているのであれば、全体運用時にアピールできますので抜き出しておきます。

それらを整理して運用ルールを決めます。このステップで重要なのは、社内へ浸透させる準備を行うということです。

Step5:全体運用を行う

特定の部署や職種などで範囲を絞られた申請書での検証運用が終わったら、全体で運用する申請書を上記Step1~3に従って決めます。

もし、Step1で特定の部署や職種などで範囲を絞られた申請書が無く、Step4の運用ができなかった場合もあろうかと思います。
かかわる人が多くなるので、ワークフローシステムの運用に変わっても馴染まない人が出てきます。場合によっては、紙の方が楽だった、など否定的な意見も出てくる場合もありますが、その場合は移行期間など緩衝期間を設けるなどで対応するのもひとつです。
たとえば半年間は紙でもシステムでもどちらのワークフローでも可能、ワークフローシステムで決裁されたものも印刷して紙で保管する、といった並行期間です。

このような方法で、ワークフローシステムの浸透を図ります。

Step6:普及を継続する

ワークフローシステムの全社浸透には時間がかかる場合があります。特に、あまりシステム化されていない企業であれば、企業文化としても慣れるのになかなか時間がかかるかもしれません。

弊社でお聞きした話に次のような話があります。
「最初は、使いたがらない人が多くいたので、紙でもシステムでもどちらでもいいルールにしていた。随時社内教育などしているうちに、使った方が便利だと気づいた人が使い始め、その様子を見ていた人たちに広がっていった。結局、紙を無くすまで1年かかったが、今では誰も昔、紙だった時の運用が想像できないくらい便利だ」

ワークフローシステムは使うのに慣れれば、確実に効果が出ますので、企業文化に合わせた普及を継続していくのが重要です。

さいごに

弊社アイアットOECでは、カンタン操作、初期費ゼロ円、最低利用期間1ヶ月が特徴の【クラウド型ワークフローシステム(WaWaFlow)】を自社開発し、ご提供しています。

本番機能が全て使用できる「無料トライアル」もありますし、実際に御社の状況を踏まえてどのような運営ができるのかといったご説明やご相談も承っています。
チャットやフォームより、お気軽にお申し付けください。

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