グループウェアとは

グループウェアとは、社内業務の効率化に有効なツールです。
グループウェアの導入を検討している企業の中には、
グループウェアについてしっかり理解した上で導入したいと考えている方が多いのではないでしょうか。
そこで今回は、グループウェアの概要や代表的な機能についてご紹介します。

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内のネットワークを利用して連絡や情報共有を行い、
業務を効率化するためのツール
です。
多くの機能を持ち、それらを連携することにより企業内のビジネスを総合的に支援します。
以前は独自のソフトウェアを使用したグループウェアが多かったのですが、
最近ではWebブラウザーやアプリよりクラウドサービスに接続して使用するグループウェアが増えました。
以下では、グループウェアの代表的な機能についてご紹介します。

グループウェアの代表的な機能

電子メール機能

グループウェアを利用して、電子メールの作成や閲覧、送信・受信を行うことが可能です。

掲示板機能

グループウェアの参加者が利用できる掲示板で、メッセージを共有できます。
社内全員に共有できることはもちろん、閲覧者を限定してメッセージを共有することも可能です。

スケジュール機能

個人単位でのスケジュールの登録・管理だけでなく、
グループ内のメンバーに予定を共有することも可能
です。

ToDo・依頼一覧機能

自分の予定をToDoリストとして一覧で管理することが可能です。
また特定の相手に仕事を依頼したい場合、ツール経由で依頼できます。
なお、ToDo・依頼一覧機能はスケジュール機能と連携しているため、
ToDo・依頼一覧をスケジュールより確認することも可能です。

ネットフォルダ機能

グループウェアには、
グループ内のメンバーと書類や画像・音声などの各種データを共有できるフォルダが用意されています。
なお、フォルダに保存した文書は、改訂履歴による版管理が可能です。

施設予約機能

施設予約機能を活用することで、会議室やプロジェクタ、社有車などを予約制で利用できます。
なお、施設予約機能とスケジュール機能を連携することで、施設の予約状況を確認することも可能です。

おわりに

今回は、ビジネスの効率化に役立つグループウェアの概要や、代表的な機能についてご紹介しました。
スケジュール調整や情報共有などのアナログ環境では困難な作業も、
グループウェアを導入することでデジタルな管理が可能となります。

自社の業務を効率化するために、グループウェアの導入を検討してみるのはいかがでしょうか。

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