グループウェアには、業務効率化やコミュニケーションを円滑にするための基本機能に加え、ペーパーレス化を助けるファイル共有機能など様々な機能があります。
ここでは、アイアットOECの「WaWaOfficeシリーズ」を元に、グループウェアで出来ることを解説します。

グループウェアとは

そもそも、グループウェアとは一体どういったものなのでしょうか?
グループウェアとは、「Groupware」もしくは、「Collaborative software」のことです。
ネットワークを活用して、コミュニケーションや情報共有を効率化することのできる業務効率化ツール。
その総称を、グループウェアと呼びます。
グループウェアには、後ほどご説明するような様々な機能があります。
機能についてご説明する前に、まずはそのグループウェアを導入することによるメリットをご紹介いたします。

グループウェア導入のメリット

グループウェアを導入するということによるメリットは多くあります。
その中の一部をこちらではご説明します。

知識や情報の共有

グループウェアを企業が導入することによる大きなメリットの一つに、知識や情報の共有があります。
グループウェアには様々な機能がありますが、その中の一つに掲示板機能があります。
掲示板機能を活用することで、知識や情報をスムーズに共有することが可能になります。
紙媒体と違い、より多くのメンバーで同時に閲覧するということができます。
また、書類を探したり回覧したりする手間がないことも、メリットです。

承認や決済の作業が簡略化できる

グループウェアでは、そのシステムの中で承認や決済をすることが可能になります。
これにより、何度も上司の元に承認を依頼に行く手間が省け承認までのスピードを効率化するということができます。
また、上司の側も、自分のタイミングでいつでも承認・決済をすることができます。
このことにより、業務全体を効率的にすすめることができるようになるのです。

情報漏洩リスクの軽減

システム内で、情報の閲覧可能範囲を設定することができます。
必要な情報を必要なメンバーとだけ、適切に情報を共有することができます。
紙の資料のようにどこかに置き忘れてしまうリスクもありません。
そのため、情報漏洩のリスクも軽減することができるのです。

他にも、様々なメリットがあります。
導入にあたっては、事前にどのようなことをしたいのかをリストアップしておきましょう。
その上で、どのグループウェアを導入するのかを決めると良いでしょう。

グループウェアを選ぶ際のポイント

グループウェアの特徴

また、グループウェアを導入する際には、注意しておきたいポイントがあります。
それは、以下の6つです。
・サポート体制
・セキュリティ体制
・使いやすさ
・機能
・導入形態
・導入時、運用時、それぞれのコスト

これらの要素を、複数のグループウェアで比較し、どういったものを導入するのかを決めるようにしましょう。
前述した通り、グループウェア導入によってどのようなことをしたいのか。
それをリストアップしておけば、自社に合ったグループウェアをより見つけやすくなるでしょう。

クラウド型とオンプレミス型の特徴

グループウェアの導入形態には、クラウド型とオンプレミス型とがあります。
それぞれに特徴がありますので、自社にあった導入形態のものを選びましょう。

クラウド型の特徴

クラウド型のグループウェアの特徴は、インターネット上に用意されたサーバーでソフトウェアを利用することです。
クラウド型はオンプレミス型よりも安価で利用できることが多いです。
また、インターネット環境があれば、どこでも気軽に利用することができることは、大きなメリットだと言えるでしょう。

オンプレミス型の特徴

オンプレミス型のグループウェアの特徴は、専用のソフトウェアを自社のサーバーにインストールして利用することです。
自社にサーバーを用意する必要があるため、オンプレミス型と比較して費用が高くなることが多いです。
また、サーバー管理のための部屋を用意したり、専任のスタッフを用意したりする必要がある場合もあります。

グループウェアで出来ること1 スケジュール管理、タスク管理、日報

最も基本的な機能は、スケジュール管理です。部下全員のスケジュールをホワイトボードで把握するのは困難を極めますね。
グループウェアなら、何日先の予定でも一発で表示されますし、予定変更があった際もリアルタイムで反映されます。

タスク管理は、業務全体の進行、担当グループごと、個人ごとに進捗を把握することができます。
「頼んでおいた件、どうなった?」と聞いても、
「すみません、○○で遅れていまして…」と曖昧な返事が返ってくることが多く、
「達成率は80%です」と答えてくれる部下は少ないはず。

進捗や遅延を可視化して正確に把握することで、業務を予定通り進行させます。

日報機能で、管理者は日報を一覧で表示したり、時系列で表示したりとソートをかけることができます。
スタッフはどこにいても提出できるので、報告のために帰社する必要がなく、余暇を家族と過ごしたり勉強や社会コミュニケーションに割くことができるようになります。

グループウェアで出来ること2 掲示板、回覧板、メール、チャット、電子会議室

グループウェアのインターフェイスは、コミュニケーションを円滑にし情報共有の漏れを防ぐことに特化しています。
個人宛のメッセージ、グループ全体に向けたメッセージやチャットなど、対象を絞った発信が容易です。
回覧板機能は、既読情報が反映されるので、回覧のストップや情報共有の漏れを防ぐことができます。

チャットや電子会議室では、全員集合しての会議を減らすことができます。議事録も自動的に残りますから、書類作成の手間も減って会議後の残業がなくなります。
近年、社内での無料のチャットツールの利用が増えていますが、セキュリティ面で言えばあまり感心できません。
グループウェアチャットを利用すればより安全に社外秘の情報をやりとりできます。
個人の無料チャットのアカウントを使う必要がないので、部下にも歓迎されるでしょう。

グループウェアで出来ること3 申請業務、稟議

申請業務をグループウェアを介し、簡単にします。
従来のやり方では、書類の作成も手間ですし、差し戻しがあったり、どこかで承認が止まってしまったりし、申請許可までに非常に時間がかかりました。

また、どこで止まっているのかが見えない、最新の申請書がどれかわからないという問題がありました。
グループウェアで申請業務を行うと、書類作成から承認までがスムーズに。

意思決定が迅速になり、ビジネスチャンスを逃しません。

経費申請や交通費申請の提出も、グループウェアを介すると提出漏れがありません。社内事務も円滑になります。

グループウェアで出来ること4 ファイル共有、データベース作成

グループウェアには、ファイル共有機能があります。
PDFやExcelデータなどのファイルをブラウザ上で共有・閲覧できるので、企画書や資料を個別に送付する必要がありません。
アドレス帳もブラウザで一元管理・共有化できます。

データベース機能では、プログラミングの知識がなくても簡単にデータベースファイルを作成することができます。
顧客情報、売り上げ、クレーム情報、商品情報など、様々なデータベースファイルを作成、閲覧・共有できます。
営業スタッフは外出先から商談結果を入力すれば日報を書く手間が省けますし、内勤スタッフは商品在庫を入力すれば外回りの営業マンと連携がとれます。
すべてのデータはCSVデータで書き出しができるので、蓄積されたデータやファイルの加工が容易です。

まとめ

グループウェアで出来ることは、社内のコミュニケーション全般にわたります。
これまでかかっていた時間の無駄や場所の制限をなくし、いつでもどこからでも報告や共有を円滑にします。
「WaWaOfficeシリーズ」は機能連携も特徴で、複数の機能をストレスなく横断的に使用することもできます。

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