実際グループウェアとチャットの違いはなに？どっちがいいの？

グループウェアとチャットツール、どちらを導入しようか悩んでいる方は多いのではないでしょうか？
お仕事をする上のあらゆる作業を効率化するためにも、自社に適しているものを導入する必要があります。
両方を比較しながら選んでみてください。

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グループウェアの特徴

グループウェアというのは情報の共有ややり取りをする人向けの機能が全て備わっているソフトウェアのことを言います。
仕事上で使用する場合、情報の管理やメール・スケジューリングなど行わなくてはいけません。
しかしグループウェアを利用すれば全ての機能が備わっているため、作業を効率化することが出来るようになるところが大きな特徴です。
ソフトは細かく設定することが出来るので、使い勝手も良いです。
ただ様々な会社がグループウェアを提供していて、ソフトによって機能の使いやすさ等が異なります。
自社に適しているものを選ぶことが大切なので、いくつか比較しながら選んでみることをお勧めいたします。
また機能が多すぎるものは使いにくいと感じることもあるので要注意です。

チャットの特徴

ビジネスチャットは社内でやり取りをするような印象が強いかもしれませんが、実際は社外でも使用することが出来るのが大きな特徴の一つです。
個人向けのチャットツールですと備わっている機能が限られてしまい、社内・社外で人とやり取りをする際には少し使いづらいと感じることがあるものです。
ところがビジネスチャットはもっと充実していて、セキュリティ対策もしっかりしているため安心して使用することが出来ます。
お仕事の関係で頻繁に文章のやり取りをしていれば成果に繋がりやすくなりますし、プロジェクトや会議の内容などの共有もしやすくなるので非常に便利です。
宛名や署名などが必要になるメールとは違って、気軽にメッセージを送信することが出来ます。

二つを比較してみると

グループウェアとビジネスチャットのどちらを使用するか悩んでいるのでしたら、一度比較してみることをお勧めいたします。
まずビジネスチャットは人とのやり取りを主に行うようなツールになっていて、気軽にメッセージのやり取りをしたい時には適しています。
ただ様々な管理など、細かく行うことが難しいのも事実です。
一方でグループウェアのほうは情報や会議の内容の管理なども簡単に行うことが出来るだけではなく、情報共有や人とのやり取りを行うことも出来ます。
社内SNSや掲示板などを使用することも可能ですし、ウェブ会議や議事録なども残せるところが特徴でもあります。
このように二つを比較することでどちらの方が使いやすいのか判断しやすくなるので、まずは試してみてください。

使いやすさの観点から考える

グループウェアを使う目的は、社内での情報共有を効率化し、業務効率を上げて収益につなげることです。
そのため、使用する社員一人ひとりがグループウェアを使いこなすことができないと、目的が達成することは難しいでしょう。
しかし、社員のITスキルはまちまちですし、年齢の高い社員ほど新しいものへの対応が困難な傾向もあります。
また、ITスキルのある社員であっても、通常業務を行いながら新機能を使いこなしていくことはストレスとなるものです。
このような点から、多くの人が直感的に使用できる操作性や操作を覚えるまでに時間がかかる社員が
基準になって考えられているかということも開発においては大切です。
さらに、今まで通常業務や資料作成で使ってきたソフトウェアと連携が取れることも大事な要素でしょう。

やっぱりグループウェア！

お仕事で使用するのであれば、やはりグループウェアのほうが使いやすいです。
チャットはコミュニケーションを行うものとして使う分には問題ないのですが、これはグループウェアにも備わっています。
それだけではなく社内SNSや掲示板なども活用することが出来ますし、社内や社外で円滑に人と文章でやり取りをすることが可能です。
ワークフローやタイムカード、経理精算といった便利なものを使うことも出来ます。
具体的な内容に関してはグループウェアごとに少し違いますが、効率良く仕事を進めて成果を出すために欠かせないものが備わっているので活用してみることをお勧めいたします。また社外とやり取りをする時にはチャットが適さないこともあります。
こういった点を考えるとグループウェアのほうが魅力的です。

まとめ

グループウェアとチャット、どちらを導入しようか迷っている場合は前者をお勧めいたします。
まずチャットツールは簡単に文章のやり取りをすることが出来ますが、これはグループウェアにも備わっているものです。
情報共有や管理など、お仕事をする上で欠かせないものが全て揃っており、万能さがあります。議事録や電子会議といったサービスも活用出来るので一度試してみると良いでしょう。

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