グループウェア導入のメリット・デメリット　向いている企業もご紹介

グループウェアの導入を考えた際には、それぞれのメリット・デメリットについて理解しておくと良いでしょう。
グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型とがあります。
それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。

グループウェアのクラウド型　オンプレミス型とは？

グループウェアは、導入形態別に大きく2つのタイプに分かれます。
一方は、クラウド型。
もう一方は、オンプレミス型です。

クラウド型のグループウェア

クラウド型のグループウェアとは、自社のサーバーを必要としないインターネットを介して使用するグループウェアのことです。
グループウェアのサービス提供会社が、サーバーを用意していることが特徴です。
オンプレミス型と比べ導入費用が安く、利便性も高いためオンプレミス型からクラウド型に移行する企業も近年多くなっています。

オンプレミス型のグループウェア

オンプレミス型のグループウェアは、自社でサーバーを用意し、ソフトウェアをインストールして使用するグループウェアです。
サーバーやネットワークを自社で用意し、運用する必要があることが特徴です。
また、自社でシステムを管理するため、それを管理するための専門の社員を準備する必要があります。

この2つの導入形態には、それぞれ特徴があります。
それぞれの特徴を、メリットやデメリットを踏まえてご紹介いたします。

オンプレミス型のメリット・デメリット

オンプレミス型のグループウェアのメリットとデメリットを下記でみていきましょう。

オンプレミス型のグループウェアのメリット

オンプレミス型のグループウェアには、以下のようなメリットがあります。

カスタマイズ性

オンプレミス型には、カスタマイズ性のとても高いものがあります。
カスタマイズすることによって、自社によりマッチしたものを導入できる可能性がより高くなります。
大企業の場合、一般の企業では必要のない複雑な要件に対応するためのカスタマイズが必要となる場合があります。
そういった場合には、このカスタマイズ性が大きなメリットとなります。

セキュリティ

オンプレミス型のグループウェアは、自社のサーバーでデータを管理します。
そのため、セキュリティ面ではより強いと言えます。
自社のローカル回線を用いたオンプレミス型では、第三者によってデータを閲覧されたり、ウイルスに侵入されてしまったりするリスクを抑えることができます。

オフライン環境での作業が可能

オンプレミス型のグループウェアは、自社のサーバーを用いるシステムです。
そのため、オフライン環境でも作業をすることができます。
自社内でトラブルが発生しない限り、システムが止まりグループウェアの運用に支障をきたすことはありません。

オンプレミス型のグループウェアのデメリット

オンプレミス型のグループウェアには、以下のデメリットがあります。

導入時や運用のコストがかさみやすい

オンプレミス型のグループウェアは、クラウド型のグループウェアと比べると費用がかさんでしまうことが多いです。
導入時は、自社にサーバーやネットワークを用意する必要があるため、その分の費用が必要になります。
また、自社にサーバーに詳しい人材がいない場合は、新たに雇用をする必要があるため、求人費用もかかってしまいます。
導入後の運用に際しても、サーバー管理の人材の給与は月々必要となります。
状況によっては、サーバー管理の部署の人材を増やす必要のあることもあるでしょう。

導入まで時間がかかる

オンプレミス型のグループウェアは、導入までに時間が長くかかってしまうことがあります。
自社に適したサーバーやネットワークを選定するため、その選定だけで数ヵ月かかってしまうこともあります。
すぐに導入したいと思っても長い日数がかかってしまうことがあるため、注意するようにしましょう。

トラブルへの対処を自社で行う必要がある

クラウド型のグループウェアでは、サービスの提供会社が対応するトラブルも、オンプレミス型では自社で対応しなければいけないことがあります。
ネットワーク障害が発生した場合の対応も自社で行う必要があります。
そのため、そういった不慮のトラブルに対応することができる、高度な知識を持った人材を用意しておかなければなりません。

クラウド型のメリット・デメリット

では、クラウド型のグループウェアには、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか？

クラウド型のグループウェアのメリット

クラウド型のグループウェアには、以下のメリットがあります。

導入時、運用時のコストを抑えることができる

クラウド型のグループウェアは、サービス提供会社のサーバーを利用することができます。
そのため、サーバーやネットワークを用意する必要がないのです。
そのため、導入初期の費用を抑えることができるのです。
また、専門的な人材を雇用する必要もないため、運用時のコストも抑えることが可能です。

短期間で導入が可能

クラウド型のグループウェアは、導入までに多くの日数をかける必要はありません。
導入の決定をしてから、日数をかけずに導入をすることができます。
そのため、スムーズにグループウェアの運用を行っていくことができます。
早急にグループウェアの利用を進めたいということも多いと思いますが、そういった場合の要望にもクラウド型は応えることができます。

どこでも利用することができる

クラウド型のグループウェアは、インターネット環境さえあれば、どこでも運用することができます。
出張や外回りの途中で入力や閲覧をすることもできます。
テレワークの際にも利用することができるため、多くの働き方に対応できるという点もメリットと言えるでしょう。

クラウド型のグループウェアのデメリット

クラウド型のグループウェアには、以下のデメリットがあります。

ネットワーク障害が発生すると利用することができない

クラウド型のグループウェアは、インターネットを介して利用するため、インターネットが利用できなくなると使うことができません。
インターネットが使えなくなる状況というのは、そうあることではありません。
また、インターネットが使えない場合には、グループウェア以外にも多くの作業に支障がでてしまいます。
クラウド型を使っているかどうかに関わらず、気を付けておいたほうがよいポイントです。

大規模なカスタマイズは難しい場合がある

オンプレミス型では対応できるような、大規模なカスタマイズができない場合があります。
クラウド型は、もともと既存のシステムが入っています。
そのため、カスタマイズには制限があることがあります。
クラウド型には、様々なオプションがあります。
ほとんどの場合は、このオプションを活用することで、必要な機能を利用することができます。
ただ、大規模なカスタマイズになると、対応できないことがあります。
そこまで大規模なカスタマイズが必要になることは稀ですが、このことに関しても覚えておくと良いでしょう。

グループウェアは、クラウド型がおすすめ

以上のことから、グループウェアの導入は基本的にはクラウド型がおすすめです。
大企業の場合は、様々な制限があったり、大規模なカスタマイズが必要だったりする場合があるのです。
そういった場合には、オンプレミス型がおすすめです。
ただ、それ以外で多くの企業の場合は、クラウド型のグループウェアを導入するほうがメリットがあることが多いでしょう。