グループウェアの導入を検討中の方は、種類ついて具体的に知りたいという方も多いのではないでしょうか。

今回はグループウェアの種類(機能)について当社の例をあげて具体的に説明します。

スケジュールの管理

グループウェアは豊富な機能が備わったスケジュールの管理機能があります。スケジュールの表示方法は10種類の中から選択できます。グラフ表示はドラック&ドロップでスケジュール移動が可能で、操作が簡単です。

また、施設予約機能やSFA機能との連携もできるので営業活動にも役立ちます。 お知らせメールで事前にメール通知するなど、通常のスケジュール管理では出来ないことがたくさんあります。
社員のスケジュール管理と仕事の効率化についてはこちらの記事でも詳しく説明しています。
>アナログな社員のスケジュール管理は時間のムダ!

掲示板で情報共有が可能に!

グループウェアの掲示板機能では社内の情報共有ができます。共有範囲は細かく設定でき、アクセスを全員に許可すれば全ての部署の社員が情報を作成・閲覧できます。逆にアクセス権の設定をすると作成・閲覧を制限することも可能です。

また、カテゴリの階層化は無制限なので、データがいっぱいになって掲示板に書き込めなくなる心配はありません。

回覧板機能も搭載!

回覧板機能とは、お知らせの回覧や告知など、対象社員に共通に回覧する機能です。例えばアンケートに未回答な社員がいる場合、回答を促すように催促メールなども送ることができます。本人に直接伝えるなどの手間が省けるので効率化に繋がります。

また、回答を集計する機能も備わっています。特に社員が1000人以上いる大企業ではアンケートなどの回答を全て集計するのには時間も労力がかかります。しかし、回覧板機能を使えば、集計も自動で行えるため手間はかかりません。

メール機能とローカルメール機能

通常のメール機能に加えてローカルメール機能が使えます。これはその名の通りグループウェアを使用しているメンバーのみでメールが行える機能です。ローカルなので、あやまって外部へ送信される心配もありません。

アドレス帳

グループウェアのアドレス帳には詳細な情報を載せることが可能です。例えば相手の企業のホームページ、連絡先、画像などビジネスで役立つ情報を入れられます。また、アドレス帳は基本的に利用者全員で共有が可能なので、社員1人1人が顧客情報をパソコンに登録する手間を省けます。選択したメンバーだけで共有することもできます。

行先案内板が使える!

行先案内板があれば、今現在社員がどこにいるのかが一目で分かります。特に営業職など外出が多い部署では、誰がどこの企業を回っているのかがすぐわかるので、社員の情報を把握しやすくなります。また伝言を残すこともできます。

グループウェアで会議が可能に?

グループウェアでは電子会議室という機能があります。この機能を使うと、会議室に集まって会議をする必要がありません。それぞれの議題に対してチャットのような形で返信することができます。複数設定ができるので同時に様々な議題に対して会議を進行できます。

施設予約機能も完備!

グループウェアには施設予約機能が付いています。ドラックで時間を入力できるので簡単ですし、予約するたびに電話をする必要もないので手間がかかりません。

種類豊富なグループウェアの機能

ここまでグループウェアの種類(機能)について説明してきました。グループウエア には様々な種類の機能が付いています。これらの機能は誰でも使えるような簡単なものです。企業にとって業務を円滑に進めるうえで必要な機能ばかリなので、業務の効率化を目指す企業は導入をおすすめします。

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