グループウェアの導入後にすべきこと

グループウェアを導入しただけでは、本来の目的を達成したとは言えません。
課題解決に役立っているのかどうかを振り返り、軌道修正していく必要があります。
グループウェアはカスタマイズを前提としているシステムですし、実際に現場で働く方が使ってみて初めてわかる問題点が多数出てきます。
グループウェアの導入後にすべきことをまとめます。

まずは小規模スタートで改善点を見つけていく

グループウェア導入後の最悪の失敗例は、「せっかく導入したのに使われていない」というもの。

・機能的に不足していないか
・使い勝手が悪くないか
・現場の問題解決になっていないのではないか
・導入意義が浸透していないのではないか

これらを検討し、改善していく必要があります。
まずは導入前に抽出したグループウェアに求める解決課題と照らし合わせて、問題を探し出しましょう。
機能不足であればオプション機能を契約する必要があるかもしれません。
機能が多すぎ煩雑に感じさせてしまうのであれば、いっそ機能を絞ってシンプルなものにした方がいいかもしれません。
インターフェイスが直感的でない、動線などデザインが良くない場合は徹底的なカスタマイズが必要です。
そもそも自社の業務内容にそぐなわないものであれば、リプレースする必要も出るかもしれません。

つまり、グループウェアの初期コストは導入費用だけでなく軌道修正のためのコストも念頭に置いておく必要があります。
最悪の場合リプレースもありうることを考えると、いきなり全社的に導入することのリスクがおわかりでしょう。
1アカウント300円のグループウェアを1,000人の社員に使わせると月額費用は30万円です。
とりあえず様子を見よう…と三ヶ月放置したら90万円の支出です。

まずは小規模グループでスタートし、様々な機能を使ってすべて実行してみましょう。
そして自社のワークフローに適さない部分がどこか、意見を抽出していきます。

全社的な展開の前に、導入意義について教育を

機能や使い勝手の問題を解決したはずなのに、いまいち浸透していないという場合、
もしかしたら従業員全体に、グループウェアの意義が伝わっていないのかもしれません。
「上から面倒なものを押し付けられた。やることが増えるだけだ」なんて思われているかもしれません。
導入担当者や導入テストに参加した小グループは、ITスキルが高いですし、効果に対する期待感があります。
しかし、現場スタッフにはITスキルにばらつきがあるかもしれません。

そこで、導入前に簡単な研修を行って、まずはその意義を徹底して理解してもらいましょう。
最初に実行した小グループでの成功例も紹介すれば、実際に自社の業務に役立つことが実感できます。

指導係を配置しトラブル対応、意見の吸い上げを行う

実際に全社的に運用を始めると、小グループでの実験ではうまくいっていたのに、
「使い方がわからない」「設定をいじったら修正できなくなってしまった」というトラブルが沢山起こります。
あらかじめ小グループでの実験で問題を潰していても、やっぱりこれらは起こります。
そのため、現場に指導係を置いておくと良いでしょう。
グループウェアへの理解度とスキルの高い旗ふり役を部署ごとに配置しておけば、システム導入担当者やエンジニアは些末なトラブルに奔走せず本来の業務を行うことができます。
いわば外堀のようなものですが、指導係には別の役割りもあります。
トラブル対応だけではなく現場からあがってくる意見をとりまとめてもらうのです。
個別の従業員から投書のような形で意見を集めようと思っても、なかなか意見は上がってきません。
しかし、何気ない会話から、本音が漏れることはあります。

「わからないことがあって…」
「これはフォーマットがあるので、このボタンを押すと入力の手間が省けるんですよ」
「ああ、見落としていました。このボタン、入力が進むとスクロールされて画面外に出ちゃうから…」

という具合にです。
現場の指導係が意見を吸い上げて改善していけば、よりよいグループウェアへと進化していくでしょう。

まとめ

まずは小規模スタートで問題の洗い出しをしながら、成功事例を作りましょう。
全社展開へと移っても、まだ終わりではありません。
グループウェアはカスタマイズ性がメリット。
実際に使ってみて進化させ続けられるよう組織の仕組みづくりが大切です。
具体的には、導入担当者の下に、適した人数の指導係を配置します。
指導係にトラブル対応してもらいながら、現場の意見があがってくるようになれば導入成功です。

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