”営業会議”と聞いて、皆さんはどのようなイメージを持つでしょうか。
自社の営業会議が、「数字を報告し、上司からの叱責に耐える」「とにかく長くてゴールが見えない」「誰も発言しないお通夜のような・・・」などと暗いイメージだったら、要注意かもしれません。
文：WAWAワーク編集部 井上
営業会議が暗くなる理由
なぜ、暗い営業会議となるのでしょうか・・。
その理由は、会議が「反省大会」になってしまうことにあります。多くの営業会議では、数字の報告がありますが、そこで数字の目標が達成できていなかった場合、未達成の原因分析が始まります。
原因分析は、反省と言い訳作りとなってしまい、それを聞いた上司は叱責、シーンと静まり返る会議室、何か発言しなければならない焦燥感や緊張感、論点を逸した発言、ゴールの見えない議論が永遠に続く・・・といった悪循環が生まれてしまうからです。
そのような会議が習慣化すると、営業会議において上司と部下は敵同士となり、「会議準備＝敵を迎え撃つ準備」、「会議＝憂鬱なもの」という意識になりがちです。
会議は何のためにするのか？
会議は何のためにしますか？と質問すると、時に「情報共有のためです」という回答が返ってくることがありますが、これは間違いです。
情報共有とは、それ自体が目的ではなく、本来の目的を達成するための手段の1つです。
会議の目的が情報共有だと勘違いすると、何の改善行動も明確にならない、ただの雑談の場になってしまいます。
会議は本来、情報共有という手段を用いて、その先にある「成果」へつなげるためのやる気と創造性を引き出すものなのです。
成果のでる営業会議とするためには
日々の売上や利益、商談数といった「過去の数字」に固執してしまうと、終始、過去の問題点の洗い出しの視点で会議が行われてしまいます。
まずはそれを改めてみましょう。
＜議題を話し合う会議へ＞
毎回１～２個議題を用意し、それについて話し合うことを会議の中心とします。
例えば、「難しい商談攻略法」「成功した商談分析」「得意先研究」などを話し合うことで、ベテランから新人まで様々な意見が出てくるでしょう。
そこで得た改善行動こそ、営業担当者の自信となり、成果に結びついていくのです。特に、営業担当者は「成功要因」については自覚していないことが多いので、成功商談を掘り下げていくことで新たな発見が生まれるでしょう。
＜事前準備＞
会議前には事前に、議題を盛り込んだアジェンダをメール等で共有しておきましょう。
いきなり会議の場面で話し合いを始めても意見は出ません。さらには、この事前の連絡を「一斉配信」や「回覧板」で済まさないことが大事です。
一斉配信や回覧板で事前準備を受け取ったメンバーは、「誰かが答えるだろう」「誰かの意見を聞いてから発言できるだろう」と考え、人任せになり、積極的に準備をしません。
少し手間がかかるかもしれませんが、一人ひとりに向け、個別にメールなり口頭なりで伝えて下さい。
「自分に向けて」だけ発信されているメッセージや依頼事項には、責任を持って応えよう、準備しようという当事者意識が生まれます。
＜会議本番＞
当たり前のことかもしれませんが会議はアジェンダ通りに行い、話し合う議題ごとに制限時間を設けましょう。
早く終わることは問題ありませんが、予定時間をオーバーしてしまうのは避けて、時間、期日を守る習慣付けも意識しましょう。
また、生産的なディスカッションとなるように否定的な発言は避けて、相槌を打つなど暗い雰囲気にならないような工夫も必要です。
SFAなどの活用も
最近では、SFAを利用して会議での数字の報告や進捗確認を最小限にする会社も増えてきました。
SFAを利用することで、リアルタイムで数字の共有・確認ができ、タイムリーにアドバイスや指導を行うことができるため、わざわざ会議に時間を割く必要がなくなります。
またSFAには、分析用の資料が簡単に作成できる機能があるため、会議時間や会議準備時間を短縮し、その分、議題について話し合う時間を充実させることが出来ます。
営業目標達成において「過去の数字」と向き合い分析することは大切ですが、営業会議では今後の「改善行動」を具体的に話し合うことを中心として、担当者の自信とやる気を引き出す時間にしてみませんか。
