あなたは問題なくテレワークで業務できていますか？
テレワークを始めた、もしくは始めようとして、情報共有をどのようにするといいのかお悩みではありませんか？
テレワークを始めた人からよくご相談をうける悩みのうちのひとつが情報共有です。
本日はテレワークにまつわる情報共有についてお伝えいたします。
記事：原川
テレワークを始めるにあたって7つの問題点
はじめに、テレワークを始めるにあたっての問題点にはどのようなものがあるのかお伝えします。
・テレワークによる「孤独感」「仲間外れ感」
・チームでの作業がむずかしい
・労働時間の管理がむずかしい
・進捗状況の管理がむずかしい
・評価がむずかしい
・情報共有がむずかしい
・情報漏洩のリスクが高まる
さまざまな問題点が考えられますが、以上の7つがよく上げられる問題点です。
一見するとそれぞれが違った問題のように感じますが、実は情報共有がうまくできていると解決する問題が多いことに気が付きましたか？
情報共有が不足することでおこりがちな問題3つ
テレワークでは情報共有に問題が起こりがちです。
情報共有がうまくいかず不足している状態で業務を続けることは、不便を感じるだけではなく悪い結果を招くことに。
情報共有が不足することでおこる問題には次のようなことが考えられます。
必要な資料や書類が会社にある
資料や書類が紙ベースで管理されているため、いざ資料や書類が必要になった時に困ったことはありませんか。
アドビ システムズによるアンケート調査（2020.3）では「テレワーク経験者の64.2％が、紙書類の確認や押印などでやむなく出社した経験アリ」という調査結果があります。
自分以外の仕事の進捗が把握しづらい
情報がうまく共有できていないと、自分以外のものが今何をやっているのか、どのような状態にあるのか把握できません。
そのため、チームでの作業が難しいです。
また、上司が部下の進捗状況や労働時間の管理をおこなうことも難しく、評価に悩むことになります。
テレワーク勤務・社内勤務で情報の格差が生まれる
業務継続の観点から、テレワーク勤務と社内勤務とに分散して業務を行っている企業もあります。
分散業務をおこなっている場合に情報共有がうまくおこなわれていないのでは、テレワーク勤務と社内勤務の間で情報の格差が生まれることになりかねません。
たとえば、朝礼で情報を周知したとします。社内勤務をしているものは、その場でリアルタイムに知ることができますが、テレワーク勤務をしているものには時間差を置いて知らされることになります。
もしかすると、知らされることなく終わってしまう情報もあるかもしれません。
そのような状態でテレワーク勤務者は、会社や社内勤務者といったところに対して「孤独感」や「仲間外れ感」を感じるようになるのです。
また、テレワーク勤務のものが普段どのような業務をどのようにおこなっているのかといった情報が共有されないため、社内勤務者は「テレワーク勤務者は楽をしている」「さぼり放題なのではないか」など「不公平感」を抱くように……。
それらの感情は、そのまま放っておくと社員間での溝が生まれるリスクとなり危険です。
テレワークでの情報共有は段階で考える
いざ「テレワークで情報共有を」と考えても、すべてが一度に整うものでもありません。
まずは身近なところから少しずつ段階を追って進めていくことが、無理なく情報共有化を進めていくことのコツです。
情報を活用しやすい形に加工し、電子化してファイルサーバに保存する
まずは紙で保存されている文書を電子化し共有することからはじめましょう。
それには情報を共有するための加工をおこなう必要があります。
ここでのポイントは
・利用頻度の高い文書から電子化
・利用する際に探しやすく活用しやすい形で整理する
・共有ルールを決めて周知徹底する
の3つです。
せっかくたくさんの情報を電子化しても、後で活用するとききに探し出すことができなければ意味がありません。
情報データをファイルサーバに保存する際、フォルダをツリー構造にするなど情報をカテゴライズすることで情報にたどり着きやすくします。
そして、ファイルを共有するには、共有のためのルールが必要です。
ルールのひとつとして、ファイルを保存するためのカテゴリやファイル名に規則を定めることで検索がグッと楽になるはずです。
タスク管理を共有化する
特にテレワークでは「誰が何をいつまでにやるのか」を共有することが重要です。
ガントチャートなどExcelを利用して管理することも可能ですが、ここではツールの利用をオススメします。
個人でのタスク管理ではExcelでも問題ありませんが、つぎのような不便さがあるからです。
・誰かがファイルを開いていると編集ができなくなる
・Excelを共有すると使用できなくなる機能がある
・フォーマットが勝手に変えられてしまう可能性がある
・利用する人数が増えれば増えるほどファイルが「重くなる・壊れる」リスクが高くなる
・勝手にコピーを作成されるなど複数のファイルが存在（最新バージョンが不明になる）
情報共有のためのICTツールを導入する
タスク管理の共有化でツールの利用をオススメいたしました。
自宅から会社のネットワークに接続し、離れた場所から勤務するテレワークの導入にICT機器の利用は不可欠です。
さらにICTツールを活用することで、対面・口頭で進めていた業務に近い働き方を可能にします。
情報共有においても利用目的によりつぎのようなツールを揃える必要があります。
・チャットやオンライン会議ツール
・タスク管理ツール
・ファイル共有ツール
・情報共有、スケジュール管理ツール
・CRMやSFAツール
ツールをうまく活用することで、必要な情報を必要な者に、セキュリティを保った状態で共有します。
これらのツールすべてを導入する必要はありません。
情報を共有するためのツールを導入する際、2つのポイントがあります。
それは、どのような情報を共有する必要があるのかを見極めること。そして、その目的にあった機能を備えたICTツールを検証し、導入すること。
以上の2点です。
どんなに機能が豊富なツールでも、情報共有の目的とずれていては意味がありません。
まとめ
本日はテレワークにおける情報共有についてお伝えいたしました。
テレワークでは、コミュニケーション不足と並び情報共有についてのお悩みをよくうかがいます。
どうやって遠隔地どおしでコミュニケーションを取り、情報を共有していくか。
つまり、ICTツールをいかにうまく使いこなすかが肝心です。
最初から100点は難しいので、運用しながら変えていくことが重要です。
テレワークを運用してみて、必要と感じた情報共有をしていく。逆に不要な情報共有は業務効率を下げるのであればやめてしまう。
そのようにトライ＆エラーを繰り返してみてはいかがでしょうか。
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