売上を伸ばしていくためには適切に案件の管理をしていくことが重要なのだということは、営業の現場に定着しつつあります。
あなたの組織で適切な案件管理は行われていますか？
そもそも「案件管理」って必要なのでしょうか。管理方法にはどのようなものがあるのでしょうか。
本記事では、案件管理の方法についてお悩みの営業マネージャーのあなたへ、案件管理の必要性と管理方法についてのご説明をいたします。
記事：原川
案件とは？案件管理が必要な理由
「案件」という言葉にはおおきくわけて次の３つの意味があります。
・現在取り組んでいる事柄（現在進行中）
・今後調査・審議をすべき事柄（未来形）
・訴訟事件
そのうちビジネスシーンでの「案件」は”現在取り組んでいる事柄”を指すことが一般的です。そして、営業活動における「案件」とは”取引先との間で現在取り組んでいる事柄（商談）”を指します。
ではなぜ、”商談”という「案件」を管理する必要があるのでしょうか。
いちばんの理由は、確実に受注につなげていくためです。
組織の規模が大きくなるにつれ、その組織で進める案件は多くなっていきます。
顧客ごとに求められるサービスや対応も違っているはずです。
それらの案件を管理するために、記憶を頼りにすることは現実的とはいえません。
トラブルを引き起こすことにもなりかねず、リスク管理の視点からもムリがあるといえるでしょう。
また社内の案件を適切に管理することで目標に対する進捗を数字で追いかけるだけではなく、契約に至るまでの課題をあぶりだすことが可能になります。
そして営業パーソンのもつ個々の「案件」をそれぞれ「見える化」し共有することは、営業マネージャーの部下に対するマネジメントだけではなく、属人化を回避し顧客満足度の向上につなげることも期待できるでしょう。
案件管理のメリット
案件管理が適切におこなわれている場合、つぎのようなメリットがあります。
・トラブルを未然に防ぐことができる
・営業活動の質の向上が期待できる
・組織目標や経営意思決定の情報源になる
案件管理で、トラブルを未然に防ぐことができる
営業パーソンから見ると情報の整理ができ、営業マネージャーから見ると何か問題になりそうなことが発生していても、事前に把握し適切なサポートが行えるというメリットがあります。
同一案件に関わる人員が増えると、スケジュールのすり合わせも大変になってくるものです。
スケジュールを適切に管理して過密な計画を防いだり、提出期日や納期などの遅延を防いだりすることは案件を進める上で最も重要なことといえます。
案件管理を的確に行いそれぞれのタスクが見える化されている状態では、スケジュールが予定より遅延したり、顧客とのコミュニケーションがうまくいっていなかったりといった、トラブルにつながる状態を事前に察知し未然に防ぐことが可能です。
的確な案件管理が行われ、管理するべき項目が見える化されている状態であれば、それぞれのタスクにおいて優先順位が明確になります。
案件の進捗について決定権をもつビジネスパーソンが意思決定を下す際にも、重要な判断指標として活用することが可能です。
案件管理で、営業活動の質の向上が期待できる
営業パーソン個人や部門内だけではなく、部門をまたぎ会社全体で案件の情報共有を行えるので、組織的かつ迅速な対応ができるようになります。
情報を一元化することで、問い合わせ対応や資料の配布といった業務の一部を効率化することが可能です。
また案件管理をおこなうことでそれぞれ管理されているデータが蓄積され、事業活動や営業活動により結果に至った経緯や原因などを、経年後も確認・検証して次期案件に活用できます。
それらは「成功事例」や「失敗事例」といった重要な情報になるでしょう。
一般的に営業活動はノウハウが属人化しやすいですが、優秀な営業パーソンのノウハウを共有することは、部門全体のスキルアップを促すとともに営業活動の質の向上が期待できます。
案件管理で、組織目標や経営意思決定の情報源になる
案件管理により可視化され、一元化された情報は見込を早期かつ正確に把握することを可能にします。
個人目標や部門目標を達成する次の一手を考え、中長期的な経営の意思決定に役立てる情報源になるでしょう。
案件管理の方法とメリット・デメリット
案件管理の方法はいくつかあります。
案件管理の方法｜Excel
メリット
自社の営業スタイルに合わせて自由なフォーマットで作り込むことが可能です。
Excel自体すでに導入済みであることが多く、新たに手間や費用がかかることがありません。
デメリット
項目が多くなるとファイルが重くなったり見づらくなったりします。
同じファイルがあちらこちらに保存されている状態では、どのファイルが最新のものなのか、どの情報を信用すればよいのかわからなくなりがちです。
誰もが自由に書き込める状態であるため、誤って上書き保存してしまったり削除してしまったりすることがあります。
また、フォーマットを勝手に変更されてしまうといったこともあるでしょう。
過去の案件については、目的の案件を探し当てるのが難しいです。
案件数が多くなればなるほど他のデータと紐づけて考えることがむずかしく、表面的な情報管理には役立ちますが、データベースとしてのデータの蓄積や分析には不向きです。
モバイルなどマルチデバイスへの対応が弱く、外出先からの入力や確認には不向きであり、リアルタイム性に欠けます。
案件管理の方法｜プロジェクト管理ツール
メリット
プロジェクトを管理するためのアプリケーションで必要な機能がそろっていて、必要な情報を網羅してまとめておけます。
プロジェクトの進捗度合いについてガントチャートなどを利用したグラフで表すなど、情報の共有がスムーズです。
無料で導入できるものもあります。
通知機能を利用することで、スケジュールをメールやアプリ通知でリマインドしてもらえます。
デメリット
あくまでもプロジェクトを管理するためのツールなので、顧客との関係を向上するためには役立ちません。
営業ツールとしては不向きと言えます。
メンバー全員に使ってもらえないと機能しません。
利用が面倒だと思われてしまうと、それはデメリットに直結します。
案件管理の方法｜SFA
メリット
「営業支援ツール」と呼ばれ案件を管理するのに特化されたツールです。
営業活動で必要な機能が揃っていてExcelやプロジェクト管理ツールよりも、顧客情報の管理や情報分析、ノウハウの共有に適しています。
ノウハウの共有によってビジネスパーソンにおける効率的かつ客観的な人材教育を行うことが可能となり、その教育コストも軽減できます。
デメリット
導入に費用と時間がかかります。
利用のために教育が必要となる場合があります。
さいごに
売上を伸ばすためには、案件管理を適切に行うことが重要です。
案件管理には営業活動を効率的に行えるようになるなどさまざまなメリットがあります。
そして、それらの情報はデータとして蓄積されるだけではなく、分析され共有し活用することにこそ意味があるのです。
現在Excelや日報で案件を管理していますという場合には、ぜひSFAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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