－ようやくのことで面談することが出来た新規取引先
－そこで交換した名刺。
とても大切なものにも関わらず、個人の机の中に眠らせていたり、管理に頭を悩ませていたり、活用が上手く出来てない営業担当者は多くいます。
そのような中、近年では名刺の「データ管理」が注目され始め、自社または専門会社にアウトソーシングして、取り組む企業が増えてきています。
名刺のデータ管理とは、名刺を「紙」のまま保存するのではなく、名刺に書かれている”情報”をエクセルに打ち込みをしたり、専用のスキャナで読み取ったりして、データ化することです。
今回は、名刺のデータ管理のメリットと始め方の基本についてお伝えします。
文：WAWAワーク編集部 井上
名刺のデータ管理が普及した背景
名刺のデータ管理が普及した背景には、次のようなことが上げられます。
・クラウドやASPサービスの台頭
これまで数十万でソフトを購入したり、オリジナルで構築していた時代から、月額数百円～数千円で利用できるクラウドやASPサービスが普及してきました。
機能制限を気にしなければ無料で使える名刺管理のサービスもあります。
・多様な働き方
近年、オフィスを構えない会社や在宅勤務といった働き方が増加してきており、「会社の机の中」「会社のキャビネットの中」と物理的に名刺の保管場所がない場合があります。
その場合複数人で共有するためにもデータ化しクラウド上で共有することが必須になってきています。
名刺のデータ管理のメリット
では、データでの名刺管理のメリットを立場別にまとめてみましょう。
・営業担当者のメリット
まず、机の中あるいは名刺入れの中に貯まっていた名刺がすっきりと整理されることになります。
物理的なスペースが生まれ、身の回りが整頓されることで、仕事や作業の効率アップが図れるでしょう。
またお客様に連絡を取りたいと思った場合には、データを「検索」して、顧客情報を即座に引き出すことができます。
これまでは50音に並んだ名刺ホルダーを一枚一枚めくり、なかなか見つからないというストレスを経験された方も多いでしょうが、データ検索なら一発で情報にたどり着くことが可能です。
・営業マネージャーのメリット
名刺がデータ化されることで、これまで「個人」で管理されていたのものが、「会社全体」のものとして可視化されるようになります。
そうすることで社内人脈を活用した営業計画が立てやすくなります。同じ顧客に接点がある担当者同士で協力して商談を進めたり、別ルートのアプローチで思わぬ成果が上がるかもしれません。
また営業担当者が代わったり辞めたりする際の「引継ぎ」もスムーズに行えるようになります。
・他部署のメリット
例えば、ダイレクトメールなどを送っているマーケティング部にとっては、会社全体の顧客・人脈を活用し新たな営業機会を創出できるチャンスとなります。
また、外出先からも名刺データにアクセスできるようにすることで、外出中の営業から「◯◯会社の部長さんの連絡先を教えて欲しい」というような電話を受ける受付や総務にとっても業務効率が図れます。
名刺のデータ管理を始めるポイント
最後に、名刺管理を始めるための基本的なポイントをいくつかご紹介します。
・目的を決める
名刺管理といっても、単純に名刺の情報をデータ化する電話帳的なものから、名刺情報を顧客情報に拡張し、案件とリンクさせるSFAのような考えのものまで様々です。
自社がどのような目的で名刺管理をするのか決めましょう。
その目的によって、各種ツールやサービスを上手に選定することが出来ます。
・いつ誰がデータ化するのかを決める
営業担当者によって接点がある顧客数は異なってきます。
経験が長く、人脈を持っている人ほどデータ化するのに手間がかかってしまいます。
ここでルールを決めておかなければ、後回しになってしまい、情報がいっこうに蓄積されないので注意してください。
例えば、営業担当者の負担が大きいようであれば、インサイドセールス部門や総務部門にて一括入力する分業化も良いかもしれません。
もちろんそういった入力業務を専門に取り扱っているサービス提供者へアウトソーシングすることも可能です。
・活用方法をイメージする
データ化された名刺をどのように活用したいかによって、予め取りまとめる形式を工夫することができます。
データ化した後に、メールマガジンを送るのであれば、メールアドレスが抽出しやすいようにする。
また、「位置情報」を活用した営業活動を行いたい場合は、住所にプラスで座標などを取得しておくと、ルート別のマップが簡単に作れるようにもなります。
まとめ
まずは、社内の名刺を集めてみませんか。おそらくかなりの枚数になると思います。
名刺をデータ化して共有することは、単なる「紙」の共有ではなく「人脈」の共有です。
人脈の共有こそ、売上を作る第一歩だと思いませんか。
