グループ間の情報共有で業務効率が大きく向上

アナログ運用からの脱却!
グループ間の情報共有で業務効率が大きく向上しました

みのるグループは、農業機械メーカーの『みのる産業』と、プラスチック製品設計・成形加工メーカーの 『みのる化成』を中心に、緑化事業、ホテル、ゴルフ関連事業と多岐にわたる事業を展開しています。 今回は「みのるグループ」でWaWaシリーズの導入に至った経緯と導入効果について「みのる産業」様にお話を伺いました。

個人間・部署間・グループ間でのスケジュール共有・紙の稟議書に限界

今回サービスの導入を検討したきっかけは何でしょうか?

参加者間でのスケジュール共有が出来ていなかったので、会議の調整がとても大変だったんです。
業績会議を開く場合も各社の状況が見えず、電話もしくは、訪問して参加者の都合を確認しては、何度も調整を繰り返していたんです。 本当に、すごくアナログなことをしていました。会議の開催日を確定するだけで多くの時間がとられていたんです。
会議以外でも、役職者のスケジュールがわからないので電話で在席状況を確認したり直接確認に行ったりしていました。
稟議書なども全部紙で回していたので、それは大変でした。誰のところで止まっているかもまったくわかりませんし、紛失などもありました。 電子化することでどうにか効率化できないかと考えていたんです。

スケジュール調整の効率化ペーパレス効果に期待

グループで導入していただいていますが、どのように検討していったのでしょうか?

電子化を考えていた中、ちょうどアイアットOECさんのフェアがありまして弊社も参加させてもらったんです。
デモを見させていただいて、操作性が簡単な事、今までの課題がクリアできそうだと思い早急に検討することにしました。グループ間での共有が課題にあったので、もちろんグループ全体 での利用を想定し、検証を重ねて課題解決を確信したため導入を決定しました。
まずは、みのる化成から運用開始をしました。その後、みのる産業と各社をスタートさせました。

WaWaシリーズの効果はいかがでしょうか?

スケジュールについては、グループ企業全体にオープンにして、すべて見えるようにしています。
グループウェアを導入して、会議の開催日の調整が格段に楽になりましたね。会議の予定を入れて、そこに資料添付も出来るのでいろいろなことが一度に済むんですよね。 今まで、日程調整を何度も行い事前にアジェンダや資料をメールしていたものが一度にメンバーと共有できるようになりました。以前は、どれだけ時間をかけて日程調整をしていたかと思うと 業務効率が格段にあがり、大変に満足しています。
プレスリリースしたものなども、掲示板を活用してグループ全体に共有できるようになりました。グループとしての会社方針も全体に一度で情報を共有できるよう になったので作業の手間が削減できています。
本社からの重要事項通達に関しては、掲示板のアップデートで既読確認できるようになったので伝わっていないかも?といった不安が解消されましたね。
また、稟議などのワークフローの書式は、「みのる産業」「みのる化成」「グループ会社」の3種に分けています。 管理者を分けて、それぞれに承認ルートを設定しているので、一人の管理者・同一の書式を使用する運用より、各社で現場に応じた対応がしやすくなっていると思います。
「今、何処に稟議書が回っているか分かる」「グループ間でルート設定された申請も状況がすぐ見える」というように決裁までがスムーズに進むようになりました。
承認や決裁の際にも、コメントを入れるなどでコミュニケーションがとれるように意識をしています。承認時のコメントで、どんな問題意識をもって業務に取り組んでいるかなどがわかりますから。
弊社ではコミュニケーションを大切にするため、大切な稟議は申請前に必ず口頭説明を行っています。ここは電子化と コミュニケーション、両方を大事にしていきたい弊社ならではの社風かもしれません。
また、ワークフローで決裁後に変更があるようなものはデータベースに連携してデータ管理しています。ワークフローだけでは実現できない部分をデータベースを利用して 変更管理ができるようにしています。

導入にあたって工夫されたことはありますか?

システムの導入に不安を抱かせないために、①簡単②これまで通りのやり方(電子になるだけ)③コミュニケーションを重視した運用ルールに徹底し、必要な機能に絞り込みをしました。 また、説明資料もイラスト入りでイメージがわかるものを準備しました。
このような事と、今まで出来なかったことが実現し業務効率につながることをアピールすることで運用開始もスムーズに行うことが出来ました。
また、稟議書などのルートが複雑なのですが、なるべくシンプルになるようWaWaFlowの機能を駆使しつつ、現場の意見を組み込んで構築しました。
設定の際には、アイアットOECさんのサポートの方にもいろいろとフォローをしていただきました。サポート体制にも満足しています。

導入時の従業員向け説明資料(みのる産業様作成)

コミュニケーション重視の上でさらなる業務効率の改善

これからどう使っていきますか?

実はデータベースに関しては、ワークフローからの連携管理をメインで使用しています。
今後は、グループ間・部署間で共有したいちょっとした情報もWaWaD-Beで管理することでデータの有効活用が出来たらと思っています。
また、ワークフローに乗せれていない申請も検討しながら徐々に電子化していきたいですね。
毎月のバージョンアップで新しい機能も追加されつづけていますので、もしかすると気が付いていない隠れ機能があるのかも・・?とも思っています。
コミュニケーションを重視しつつ、業務効率化ができるように今後も徐々に電子化を進めたいと思います。

お客様情報

会社紹介

会社名:みのる産業株式会社
住所:岡山県赤磐市下市447
事業内容:農業機械の研究・開発・製造・販売

http://www.minoru-sangyo.co.jp/
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