WaWaOfficeを活用してチームワーク強化

情報を共有してチームワークを強化!
情報共有の基盤ができ、情報の活用が進んでいます!

浄水システムシーガルフォーの日本総代理店「グランドデュークス」様。
今回、グループウェア(WaWaOffice)の導入を決断された背景とその効果、今後の利用イメージについて お伺いいたしました。

情報の一元化チームワークの強化

サービスの導入を検討したきっかけは何でしょうか?

WaWaOffice(グループウェア)とWaWaD-Be(なんでもアプリ)を入れていますが、まず探し始めたのはグループウェアです。

それまで社内では、アナログな情報共有をしていました。例えばスケジュールはホワイトボードに、掲示・回覧物は紙に、というようにです。 ホワイトボードには、スタッフが外出する際に予定を書いていきますが、その場にいないと更新も閲覧もできないという欠点があります。外出先で予定が変わってもわかりませんし、来客も朝一の状態のまま でなんとなくの把握、という状況でした。
また掲示物も紙で回ってくるので、後から見ようと思ってももうどこにもありません。そのようなアナログな情報共有ならではの問題がありました。

あと、チームワークがうまくとれていなかったという問題もありました。

チームワークがとれていないのはどういうことでしょうか?

導入前は、スタッフと話ししていると、「あ、それならこういう資料があったのに」ということが多く、すごくもったいないと思っていました。 スケジュールや今の業務状況がわからないので仕方がないのですが、これが見えるようになっていれば、お互いが気づかいができ て的確なフォローができますよね。導入すれば、そのようなチームワークがきちんと行える、と考えていました。

誰でも直感的に使えるクラウドならではの費用

WaWaOffice を選んだ理由は何でしょうか?

選定にあたって、数社資料を取り寄せて、3 社デモを見ましたが、一番しっくり来たのがWaWaOffice です。

いくつかポイントがあるのですが、そのうちの1 つが「使い慣れていない人でも直感的に使える」ということです。 アナログの運用からの切り替えですので、これは重要なポイントでした。
実際にデモを見た印象でいいますと、WaWaOffice は日本の会社に合ったグループウェアだと感じました。 営業の方にお聞きすると、自社の業務をするために開発したとおっしゃっていたので、 そういう意味で、確かに日本人が日本の業務をするために作っていると感じました。ですので、直感的に理解できて操できたのだと思います。

次にサポートです。よくあるカスタマーセンターですが、問合せをしてもシステムについては開発に、とか使い方についてはは営業に、 というようにどんどん担当が分かれていくことがあります。そういうのは煩わしくてイヤでした。 アイアットOEC さんは自社で作っているということなので、問い合わせに対してもスムーズなサポートができるかな、と期待しました。これについては導入した今、とても満足しています。

選定理由のもう1つが費用面です。 導入費用を安くしたいのと、行いたいこともシンプルだったので、サーバーを入れて運用するようなことまでは考えていませんでした。 人の増減や状況によってアカウント数を変更できるクラウドサービスの方が、余分な費用も発生しませんし、WaWaOffice は納得の料金体系でした。

これらを総合的に見て、WaWaOffice を選びました。

情報共有の基盤にチームワークの強化

導入の際、苦労はありませんでしたか?

アナログからの切り替えですので、さすがに時間がかかりました。完全に運用されるまでは1 年くらいかかったと思います。 ただWaWaOffice で情報共有することで業務が便利になることがわかっていましたから、 「やりなさい」と強制するのではなく、のんびりと使い慣れるのを待ちました。 時間はかかりましたが、アナログと併用しながらでしたので混乱はありませんでしたよ。

今では何か共有したいことがあれば、WaWaOffice に入れておいて「WaWa に入れとくね」「WaWa 見てね」と声をかければ済むくらい、WaWaOffice を軸に運用できていてます。

どのような効果がありましたか?

昔は個人のパソコンで管理していたものも、今では共有するものはWaWaOffice に入れるようにしています。 紙の資料もPDF にしてWaWaOffice に入れていますので、 ペーパーレス化も進み、机やロッカーもキレイな状態です。WaWaOffice に情報を集めているので、情報の活用もできるようになりましたし、 スケジュールもわかりますのでお互いフォローし合えています。チームワークの強化に繋がっていますよ。

社内システムの合理化攻めの情報活用

これからどう使っていきますか?

他にもシステムがバラバラになっていてデータ活用ができないという問題がありました。 WaWaOfficeの導入の後にWaWaD-Be(なんでもアプリ)を導入したので、少しずつですがその問題も解決しています。(WaWaD-Be 導入事例は別紙にてご紹介)

WaWaOffice を導入して、今までは雑然としたものを整理していった守りの期間でした。 あとはみんなで営業の数字を上げられるように、とか、業務を分担して効率よくできるように、といった攻めの部分の活用をしていけば、もっとよくなっていくかなと思っています。

お客様情報

米国ゼネラルエコロジー社製の浄水システムシーガルフォーの日本総代理店です。 シーガルフォーは、化学物質を一切使わずに細菌まで99.9999% 以上除去する唯一の浄水システムです。

会社紹介

会社名:グランドデュークス株式会社
住所:東京都千代田区一番町7-1 一番町ビルヂング
事業内容:販売業

http://granddukes.com/
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