グループウェアは、働き方改革やテレワークの推進で、必須の情報共有ツールと言われています。
グループウェアと一言で言っても、各サービスそれぞれ特徴があり、若干機能も異なります。またグループウェアの導入には、メリットだけでなくデメリットもあり、導入・運用をする場合には、そのデメリットにも注目する必要があります。
今回は、グループウェアの代表的な機能と、メリットとデメリットについてご説明します。
グループウェアの代表的な機能
まずはじめに、グループウェアの代表的な機能をご説明します。
スケジュール
個人のスケジュール管理だけでなく、グループメンバーのスケジュールを共有することが可能です。
掲示板
グループウェアの参加者が利用できる掲示板で、情報の共有ができます。
社内全員に共有できることはもちろん、閲覧者を限定してメッセージを共有することも可能です。
電子メール
グループウェアを利用して、電子メールの作成や閲覧、送信・受信を行うことが可能です。
タスク管理（ToDo）
自分の予定をToDoリストとして一覧で管理し、進捗状況を管理します。
優先順位をつけたり、期限を付けたりすることが可能です。
ファイル共有（ネットフォルダ）
組織、グループ、プロジェクトごとのメンバーで書類や画像・音声などの各種データを整理し格納共有できます。
フォルダに保存した文書は、アクセス制限や改訂履歴による版管理が可能な製品もあります。
施設予約
施設予約機能を活用することで、会議室やプロジェクタ、社用車など設備や機材の予約管理をします。
グループウェア導入のメリット
グループウェアの代表的な機能につづき、導入したときに期待できるメリットについてお伝えします。
スケジュールやタスク、ナレッジなどの情報共有が簡単になる
グループウェアを導入することで、組織の情報共有が簡単にできるようになります。
たとえば「掲示板」機能を使うことで、社長メッセージや組織のおしらせなど、さまざまな連絡事項を通達できるようになりますし、「ネットフォルダ」機能を使うことで、グループウェアに配置した各種マニュアルや資料を、社員がいつでも閲覧できるようになります。
またグループウェアは情報の管理に優れていますので、メンバーの誰かが作成したファイルやスケジュールを他のメンバーが共有して利用するという使い方も可能です。このことで、メンバーそれぞれのムダな作業や、メンバーどうしのムダなやり取りが減らせ、情報共有を効率化できます。
社内コミュニケーションの活性化が期待できる
グループウェアの機能にはメールやチャット、回覧板、掲示板などさまざまなコミュニケーションツールがそろっています。
いつでも、どこからでも最新の情報を確認できるため、これらを使い分けることによって情報共有や意見交換が容易になります。
ペーパーレス化による業務効率の向上
グループウェアを導入することで、ペーパーレス化による業務効率の向上が期待できます。
紙には閲覧性がいいなどのメリットがありますが、その反面、紙は紙のある場所にいなければ業務ができない、検索機能が弱い、保管・管理に物理的なコストがかかる、といったデメリットもあります。
2020年は東京オリンピックの影響もあり、出社せずに業務を行うテレワークが注目を集めていますが、テレワークでは社外から情報にアクセスできなくてはいけません。
そのために必須なものは、マニュアル、契約書や見積書など、業務に必要な資料といったものをペーパーレス化して、社外から利用できるようにすることです。
このペーパーレスに、グループウェアは欠かせないツールと言えます。
管理者権限によるセキュリティ対策
グループウェアには管理者権限を設定する機能が付いています。
この管理者権限を使うと、このファイルは特定の部門や特定の人にだけ見せる、といった情報の閲覧・編集の範囲制限が可能です。
このことで、情報の不要な人に情報開示することがなくなりますので、機密情報といったものの情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが可能です。
マルチデバイス対応
クラウド型のグループウェアでは、PC・スマホ・タブレットなどのマルチデバイス対応のサービスがほとんどです。
そのため外出が多いメンバー同士でも連絡を取りやすく、円滑なコミュニケーションが図れます。
出張先や営業先からの確認や、移動途中でもインターネットに接続できる環境さえあればいつでも、どこでも利用できるので時間の有効活用にもつながります。
グループウェア導入のデメリット
多くのメリットをもつグループウェアにも、残念ながらデメリットはあります。
情報漏洩のリスクがある
メリットのひとつとして、管理者権限による情報漏洩のリスク軽減について書きました。しかしログイン画面での、ID・パスワードでは、漏洩や誤操作などの人的ミスによる情報漏洩を防ぐことは難しいです。
また外出先など、社外からの利用では端末の紛失や置き忘れなどもリスクのひとつとなります。
グループウェアに限る話しではありませんが、これらは運用ルールの取り決めと徹底などで回避していかなければなりません。
※弊社アイアットOECの提供するグループウェア（WaWaOffice）には、使用する端末を制御する「端末認証サービス（セキュリティオプション）」があります。
このサービスを使うことで、ID・パスワードが漏洩しても、証明書をインストールした端末が無ければログインできません。このような高セキュリティオプションを利用することで、情報漏洩のリスクを大きく低減させることも可能です。
導入にかかる労力
情報漏洩とは別のリスクとして、「せっかく導入したグループウェアが組織内に浸透しない」ということがあります。
現場の理解を得られないまま導入してしまい、使いづらいなどの理由で浸透することのないまま導入に失敗してしまったという企業も少なくありません。
グループウェア導入の目的が不明確であったり、必要な機能がないなど企業に合わせた仕様になっていない、結果現場の人間に使ってもらえない。そのようなことでは、せっかく導入してもムダになってしまいます。
導入にはしっかりとした準備が欠かせません。
必用であれば、導入後に利用者の教育を行う必要もあります。
弊社アイアットOECでは、WaWaOfficeというグループウェアを提供しており、導入にお悩みの方向けに「本番機能が全て使える14日間無料トライアル」をおススメしています。このようなサービスを利用して、実際に運用できるのかどうかを検証するのもいいかと思います。
▼WaWaOffice（グループウェア）のサービスページを見る
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さいごに
働き方改革やテレワークには、グループウェアが必須と言われています。
グループウェアを活用している企業と、活用していない企業では、情報伝達や共有に差が生まれているのではないでしょうか。
情報伝達や共有にロスがある、とお考えの方は、グループウェアが解決の一つになるかもしれません。当記事に記載したメリットに魅力を感じるのであれば、導入を検討してはいかがでしょうか。
