ここ数年、メールより手軽でグループウェアよりも敷居の低い「チャット」を社内で導入・活用する企業が増えています。
これまでは、メールでやり取りすることが当たり前だったプライベートシーンでもLineやFacebookのメッセンジャーが主流になってきました。
同じことが仕事の場でも起こっていると言えます。
文：WAWAワーク編集部 井上
チャットが普及した背景は？
Lineをはじめとする、チャット機能を有したアプリが流行った要因はスマートフォンの著しい普及と、先の大震災時にチャットツールやSNSツールが大活躍したことが、その背景にあります。
Lineをはじめとするチャットツールは、人々のコミュニケーションスタイルを変革しました。
これは、若者だけに限らず、幅広い年齢層で浸透しつつあり、仕事でのコミュニケーションスタイルに活用する他ありません。
チャットツールのメリット
チャットツールを仕事で使った場合の主なメリットをご紹介します。
①メールよりもスピードが早い
メールは、「会社に帰ってから確認するもの」「朝一と退社前に確認するもの」と考えている人も多いでしょう。しかし、大半のチャットサービスには、「プッシュ機能」が備わっています。
これにより、新着メッセージが来ると、リアルタイムに情報を届けることが出来ます。
また、メールのように「おつかれさまです、◯◯の件ですが・・・」と形式張った定型文が不要なため、メール作成の余計な手間と時間を省ことも出来ます。
そうして、用件をテンポよく互いにレスポンスし合い、いつでもどこでもリアルタイム性の高いコミュニケーションを実現することが出来ます。
②相手の状態の把握ができる
チャットツールには、相手がオンライン（在席中 or 離席中）かどうかを示すステータス表示や、メッセージを読んだか読んでいないかを示す「既読」や「開封」表示が出るものがあります。
メールの場合は、相手が読んだかどうかを把握することが難しいです。そのため、「まだ見ていない」と言われてしまったり、送った後に相手から「返信がない」状態が続いたり、やりとりが滞ってしまうことがあります。
しかし、チャットツールでは、相手の状況をしっかりと把握しながら、効率的にコミュニケーションを進めることが出来ます。
③グループで会話ができる
１対１のコミュニケーションでは、電話が一番リアルタイム性があるツールですが、複数人で会話をしたり、ディスカッションをする場合は、「グループチャット」機能が有効です。
部門ごと、プロジェクトチーム毎にグループチャットを作成しておけば、個別に電話をしたり、メーリングリストを構築したりすることなしに、簡単に業務連絡・情報共有を行うことが出来ます。
スピード感を持って、複数人での対話を行うことにも長けています。
導入のポイントは？
社内チャットやSNSが流行り始めた初期には、「社員交流」の場としての利用が推進されてきた傾向もありましたが、何かと継続されないという実態がありました。そこで、企業でチャットを導入する手始めは、「メール」と「会議」の代替としての位置づけをおすすめします。
日々の処理しないといけない、大量の社内（部内）メールを全てチャットに移行することで、無駄な文章を打ち込む作業時間が短縮できます。
また、情報共有がメインの会議は、まるごと代替し、大きな時間を生み出すことが出来るかもしれません。
今や電話やメールを使っていない企業はないと思います。同様に、チャットも高い汎用性のある新たな個性をもったツールであり、社内の単純処理業務時間を減らすことにつながります。
