「情報共有が大切なことはわかっている」
「情報共有を手っ取り早く始めたいんだが」
きっとあなたはそう思ってここにたどり着いたことでしょう。
でもあなたは、情報共有という言葉の本当に意味するところを知っていますか？
情報共有をはじめるには、この言葉の意味をしっかり知ってから取り組むことが一番のコツであり近道なのです。
記事：原川
情報共有するということ
情報共有って読んで字のごとく。
「情報を共有することでしょ？」
はい。そうです。
確かにそうなのですが、それだけでは満点解答ではありません。
もう少し詳しくお答えするならば、情報共有とは企業や組織の一人ひとりの持っている情報を、その情報が必要な他の人も使えるようにすることです。
つまり情報共有するということは、蓄積された情報をみんなが閲覧できるようにするだけではなく、活用するようにすることこそ意味があるものだということです。
情報共有がうまく行われていると
情報共有がうまく行われている状態では、個人個人の業績アップはもとより、チーム全体の業務効率が向上します。
何か困りごとがあっても、すぐに必要な情報を引き出すことができる状態です。
必要な情報が必要な時に必要な形で手に入れられる状態は、ムダな時間をなくして、あまった時間を他の業務に充てることも可能です。
必要な情報が事前に共有されていることにより、会議やミーティングの時間短縮にもつながるでしょう。
さらには社内コミュニケーションの活性化にもつながり、各ビジネスパーソンのモチベーションアップも期待できます。
情報共有がうまく行われていないと
情報共有がうまく行われていない状態では、知識の属人化が発生します。
ある業務について、特定の人しか知らない情報があるという状態はとても危険であると言えます。
その業務について必要な情報を知るものが不在になってしまった場合、最悪業務が止まってしまうといったことも起こり得るからです。
業務担当の退職と共に失われてしまった情報もあるかもしれません。
営業活動においても、営業ノウハウなど情報共有がなされていない状態では、成功パターン・失敗パターンといった傾向と対策のような分析も難しいです。
出来る営業パーソンは情報やノウハウを独り占め状態で、成績の上がらない営業パーソンはいつまでも成績が上がらないままといったことになりかねません。
過去同じようなトラブルがあった場合、情報共有されていればそれだけで解決に導くことができることもあるでしょう。
情報共有がうまく行われていないということは、業務効率の低下、ひいては生産性の低下にもつながる恐れがあります。
ビジネスパーソン同士で情報共有がうまく行われていないということは、チームとしての活動がうまく機能しないことにもつながります。
チーム間でうまく連携がとれなくなり、足並みがうまくそろわないといったことが発生するからです。
必用な情報がうまく伝達されていないという状態はあってはならないことです。
チームワークの低下は各ビジネスパーソンのモチベーション低下につながります。
情報共有の勘違い
情報共有での勘違いについて、ありがちなことが「これで情報共有できている」という勘違いです。
3つほどに分けて説明します。
受け手が理解できない情報の共有
例えば、こんな話はどうでしょう。
とある経営者が、財務諸表のB/SとP/L、月次売上と利益の集計値といった、ただ数字が並んでいるだけの表を社員宛に公開し「わが社の業績は社員全員が全部見ることができる」と言ったとしても、残念ながら多くの社員はその資料の意味を理解できないでしょう。
情報共有では、蓄積共有された情報を活用するようにすることが大切ですと最初に述べましたね。
情報の共有は、伝えることも大切ですが、きちんと伝わっているかといったことの方がより大切なのです。
伝わっていない情報は、理解されることもなく活用されることもありません。
これでは宝の持ち腐れ状態。情報共有がされているとは言えません。
情報の共有場所が周知されていない
その情報が「どこにあるかわからない」というのもよくある話しです。
情報を共有した側からすると「あそこにファイル置いてますよ！」と言いたくなることもあると思います。
その悩みが少人数だけなら、うっかり忘れてるということもあるでしょうが、それが多人数であったら……。
もしかしたら、しっかりと周知されていない、または探しづらいところにあるかもしれません。
せっかく情報を共有していても、その場所が周知されていないということは、情報が共有されていないも同然で、もったいないことです。
不要な情報まで共有されている
ありがちなのが「なんでもかんでも情報はすべて共有すればよい」といったものです。
確かに、ムダな情報というものはないのかもしれません。
しかし、必要な情報が埋もれて探しづらくなったり、不要な情報の共有に時間がかかったりということも考えられます。
必要な人に必要な情報を共有すべきであり、不必要な情報が多く入ってくる状態では、かえって効率が悪くなることに繋がります。
情報共有が進まない理由
情報共有の勘違いに続き、情報共有が進まない理由の説明に移ります。
多くの人は、情報共有の大切さは理解していると思います。では、なぜ情報共有ができていないのでしょうか。その理由はどこにあるのでしょうか？また、先ほど説明した勘違いというのはなぜ発生するのでしょうか。
これらは、すべて意識と仕組みの問題です。下記の2つに分けて説明します。
・情報共有の意識に問題がある
・情報共有のための仕組みやルールに問題がある
情報共有の意識に問題がある
なぜ情報共有が必要なのでしょうか。自分の情報を他の人に共有するのはなぜ必要なのでしょうか。この意識に問題がある場合は、情報共有がうまく行われません。
・情報共有の重要性が理解されていない
・情報共有に抵抗を感じている
・情報共有の優先順位が低い
といったことはないでしょうか。
これらは情報共有するためにはという意識が無い場合の問題です。
情報共有のための仕組みやルールに問題がある
人によって情報共有の方法がマチマチではないですか？
また、時と場合によっては共有方法が変わることはないですか？
情報共有するための仕組みやルールがない場合、共有しづらく探しづらいといった問題が発生します。
情報共有を進める3つのポイント
では、それら情報共有の問題点を解消し、進めていくためのポイントを説明します。
詳しくは下記3つです。
・情報共有のための意識を改善する
・情報共有のための仕組み・ルールを設定、改善する
・情報共有のためのツールを使いこなそう
情報共有のための意識を改善する
情報共有の重要性を理解してもらうためには、メリットを示します。
「〇〇の情報（データ）を共有することで□□の作業が楽になる（効率があがる）」といったように、実際の業務に直結したメリットを具体的に伝えることで、情報共有の重要性を理解してもらいましょう。
自分だけが知っている情報を、他者に渡したくないといったようなことを感じている人もいるかもしれません。
そのためには、普段から社内・組織内で、情報を共有する文化を作っておくといった環境も大切です。
定期的に情報共有する場を設けることもきっかけになるかもしれません。このようなことを実践していくことで、情報を囲い込むより共有することのメリットの大きさが理解されるようになります。
情報共有のための仕組み・ルールを設定、改善する
情報を共有するための仕組みやルールを設定します。またすでにある場合は見直しをします。
「5W1H」「5W2H」「6W2H」といったことを徹底し、伝えることを明確にすることが大切です。
伝え方やタイミングを明確にしましょう。
情報共有のための作業が手間だと感じることも、情報共有が進まない理由のひとつです。手間を防ぐためには、情報共有ツールの導入が有効です。
情報共有ツールを導入すると、次のようなメリットが期待できます。
・グループごとに整理して、情報を蓄積することができる
・蓄積された情報の修正や編集が、簡単に行うことができる
・蓄積された情報は、必要な人に必要な情報として場所を問わずどこからでも閲覧することができる
・アクセス権の設定をおこない、見せてはいけない情報を見せないようにできる
・タスクやスケジュールといった情報が簡単に共有できる
・グループやチームといった複数人でのコミュニケーションをとることができる
情報共有のためのツールを使いこなそう
情報共有をするツールを導入しても、それで終わりではありません。
意識を変え、ルールを作り、そして実際に使いこなすことに意味があります。
最初は試行錯誤かもしれませんが、ツールを積極的に利用し、使い続ける仕組みを根付かせましょう。
まとめ
情報の共有が大切だということは、今や広く知られています。
特にテレワークの浸透により、益々情報を共有するにはどうしていくのがいいのかを考えている
情報の共有が大切だということは、今や広く知られています。
情報の共有とは、蓄積された情報を共有し活用することです。
情報の共有をうまく進めるためには「意識改革」「仕組み・ルールの設定や改善」「ツールの導入と使いこなす仕組み」がポイントです。
また情報共有ツールをうまく使いこなすことは、情報共有のための手間をなくし、情報活用の幅を広げることになるでしょう。
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